Det grymma skämtet med att driva företag är att man är för upptagen för att bli organiserad, vilket håller en sysselsatt, vilket innebär att man aldrig blir organiserad.
Du vet hur det går till.
Du säger till dig själv att det här är veckan du äntligen ska få ordning på din kalender, bygga upp det där klientintagssystemet eller sluta tappa bort koll på möten.
Men så kommer måndagen, och du är tillbaka till att släcka bränder, svara på samma mejl som du svarade på förra veckan och undra vart dagen tog vägen.
Du vet redan att du behöver bli organiserad. Du behöver inte annan en artikel som berättar varför organisation är viktig.
Istället behöver du någon som erkänner att du har noll timmar över, och sedan ger dig en plan som faktiskt fungerar inom den begränsningen. Vi är glada att vara den personen.
7 enkla sätt att förbättra ditt småföretags organisation
Dessa sju tips är för personer som redan har det tunt. De tar minimal tid i förväg. De kräver inget "produktivitetssystem" eller ett färgkodat kalkylblad. Och de lönar sig ständigt när de väl är på plats.
1. Sluta organisera allting. Välj istället en sak
Det snabbaste sättet att misslyckas med att bli organiserad är att försöka organisera allt på en gång.
Du vaknar motiverad på söndag, bestämmer dig för att göra om hela ditt företag, och på tisdag har du övergett projektet eftersom det blev för mycket och du har faktiskt arbete att göra.
Det bättre tillvägagångssättet: Välj det område som orsakar mest kaos. Det som, om du fixade det, skulle göra allt annat lite mer hanterbart.
För de flesta tjänstebaserade företag är det schemaläggning som är den enda saken. Det berör allt: kundkommunikation, din kalender, din arbetsbelastning, ditt förstånd. När schemaläggningen är en enda röra känns hela verksamheten som en enda röra. När schemaläggningen flyter på smidigt får du plötsligt andrum.
Vissa kallar detta för principen om "en domino". Man behöver inte slå ner alla dominobrickor på en gång. Man behöver bara hitta den som, när den faller, slår ner en massa andra.
Så innan du försöker omorganisera hela din verksamhet, identifiera en sak orsakar dig mest daglig friktion.
2. Granska vart din tid faktiskt går
Man kan inte organisera det man inte förstår.
De flesta företagare har en vag känsla av att de är "upptagna hela tiden", men om du bad dem att bryta ner exakt var deras timmar går, skulle de få det svårt. Det är ett problem, eftersom du inte kan åtgärda tidsläckor som du inte har identifierat.
En snabb övningUnder en vecka (eller bara en dag om det är allt du klarar av) håll koll på vad du faktiskt gör. Inte vad du planerade att göra. Vad du faktiskt gjorde.
Du kommer förmodligen att märka några mönster:
- E-posta pingis: Oändliga trådar som kunde ha varit ett enda meddelande (eller inget meddelande alls)
- Omschemaläggning: Kunder avbokar, du omorganiserar och alla är förvirrade över när saker händer
- Jagar folk: Uppföljning av fakturor, bekräftelser och dokument som du redan bett om tre gånger
- Återskapa hjulet: Skriva samma mejl från grunden varje gång, svara på samma frågor om och om igen
Det här är dina mål. Det här är saker som är värda att organisera. Inte din skrivbordslåda. Inte din samling av etikettskrivare. Inte ditt CRM. Sakerna som faktiskt äter upp din tid.
När du väl ser vart tiden tar vägen vet du var du ska fokusera.
3. Automatisera det som kan upprepas
De flesta företagare har saker de gör flera gånger i veckan.
En bra tumregelOm du gör något mer än två gånger i veckan, och det i princip är samma sak varje gång, automatisera det.
Din hjärna har bättre saker för sig än att komma ihåg att skicka påminnelser om möten eller skriva ut bekräftelsemejl. Det är datorarbete. Låt datorerna göra det.
Två uppenbara kandidater för automatisering:
- Påminnelser om möte: Dessa bör skickas ut automatiskt, 24 timmar innan (eller det intervall som passar ditt företag). Du bör inte skicka sms manuellt till kunder för att bekräfta.
- Bekräftelsemejl: När någon bokar med dig ska de få en omedelbar bekräftelse. Inte en bekräftelse som kommer när du råkar kolla din inkorg.
Det är precis vad schemaläggningsverktyg som Appointlet är byggda för. Hela poängen är att automatisera de saker du annars skulle behöva göra manuellt, om och om igen, för alltid.
Om du inte använder ett schemaläggningsverktyg ännu, Utnämning hanterar allt detta, schemaläggning, påminnelser och bekräftelser, automatiskt. Det tar ungefär 5–10 minuter att ställa in allt, och sedan slipper du krångla med dessa att-göra-uppgifter igen.
Du ska bara göra sådant som faktiskt kräver dig. Allt annat ska ske utan din inblandning.
4. Skapa mallar, inte att-göra-listor
Att-göra-listor är en fälla.
Missförstå oss inte. De känns produktiva. Det finns något tillfredsställande med att skriva ner allt man behöver göra. Men att-göra-listor är oändliga. Man avslutar en, och det finns en till imorgon. Och nästa dag. För alltid.
Mallar är svaretMallar är återanvändbara. Du skapar dem en gång, och de fortsätter att fungera för dig.
Tänk på klientmejl. Du svarar förmodligen på samma fem frågor om och om igen. Skriv istället mallsvar. Kopiera, klistra in, anpassa något och skicka. Du kan lagra dessa mallar i Google Drive, Notion eller någon annanstans där de är lättillgängliga.
Samma sak gäller intagningsformulär, istället för att ställa samma frågor till klienterna varje gång de bokar, skapa ett formulär som samlar in det du behöver i förväg. Och mötesförberedelser? Skapa en checklista över vad du behöver göra före varje typ av möte. Följ den varje gång istället för att försöka komma ihåg.
Målet är att sluta återskapa hjulet. Varje gång du skriver något från grunden som du har skrivit tidigare, slösar du bort tid du inte har.
Så, bygg mallen en gång och använd den för alltid.
5. Kombinera liknande uppgifter i batcher
Kontextväxling är en produktivitetsdödare, och det finns faktisk forskning som stöder det. Varje gång du går från en typ av uppgift till en annan behöver din hjärna tid att anpassa sig. Forskning tyder på att det tar upp till 23 minuter och 15 sekunder för att fokusera om efter en uppgift, och dessa övergångar kan läggas ihop.
Lösningen är batchningGruppera liknande uppgifter och gör dem i dedikerade block.
All din schemaläggning, fakturering, prenumerationsfakturering och pappersarbete kan ske på en gång istället för att vara utspritt över dagen. Du kan kolla och svara på e-postmeddelanden vid bestämda tider, inte varje gång telefonen ringer. Faktiska möten och klientkontakt har sina egna skyddade timmar.
Detta gäller även schemaläggning. Istället för att vara tillgänglig närhelst kunder vill boka, sätt upp specifika tidsfönster. Kanske tar du bara emot kundsamtal på tisdags- och torsdagseftermiddagar eller har bara konsultationer på förmiddagarna.
När kunder kan boka hos dig när som helst på dygnet, förbereder du dig för ständiga kontextbyten. Att sätta gränser för din tillgänglighet ger dig tillbaka kontrollen över din dag.
6. Låt kunderna göra jobbet
Låt oss säga att en potentiell kund mejlar dig och frågar om din tillgänglighet. Du kollar din kalender och skickar tillbaka tre alternativ. De svarar en dag senare och säger att inget av dessa fungerar. Du skickar tre till. De väljer ett. Du skickar en bekräftelse. De ber om att boka om. Du börjar om.
Vilket slöseri med tid ... särskilt när man redan har så ont om tid. Och ändå gör de flesta serviceföretag det konstant.
Lösningen är enkelSluta vara mellanhanden i din egen schemaläggning. Skicka en länk till kunderna eller låt dem boka direkt från din webbplats eller bokningssida. Låt dem välja en tid som passar er båda.
Och detta är faktiskt bättre för dina kunder. Istället för att vänta på att du ska svara på deras e-post (vilket kan ta timmar eller dagar) kan de boka direkt. De ser din tillgänglighet i realtid, väljer vad som fungerar och får en bekräftelse omedelbart.
Det här är exakt vad Utnämning gör. Du delar din bokningslänk eller bokningssida, kunder väljer en tid och mötet visas automatiskt i din kalender, med intagningsformulär, betalningar, mötesinstruktioner och påminnelser om evenemang som alla hanteras åt dig.
Om du fortfarande manuellt koordinerar varje möte via e-post, kommer den här ändringen att ge dig timmar tillbaka varje vecka.
7. Bygg ett system en gång, glöm det sedan
Den verkliga skillnaden mellan organiserade människor och oorganiserade människor är inte viljestyrka eller att vakna klockan 5 på morgonen.
Hemligheten är systemSystem och etablerade processer gör att du kan avlasta beslut, automatisera aktiviteter och få stöd från ditt team.
Oorganiserade människor förlitar sig på sitt minne och sin motivation för att hålla saker igång. ”Jag ska komma ihåg att skicka den påminnelsen.” ”Jag följer upp imorgon.” ”Jag ska avsätta tid för administration… så småningom.”
Organiserade människor bygger system som fungerar utan dem. Påminnelsen går ut automatiskt. Uppföljningen utlöses av kalendern. Administratörstiden är avspärrad i förväg, varje vecka, inga beslut krävs.
Specifikt för schemaläggning innebär detta att man ställer in saker en gång och sedan inte tänker på det:
- Ställ in din tillgänglighet: Definiera när du faktiskt är tillgänglig för möten. En gång.
- Skapa dina mötestyper: Bestäm vilka typer av möten du tar och hur långa de är. Bestäm om de kräver betalning. Och boka sedan in dem.
- Slå på påminnelser: Automatiskt varje gång, så det finns ingen manuell ansträngning.
- Låt det köras: Sluta med att detaljstyra din kalender. Systemet hanterar det.
Målet är inte att bli någon som ständigt organiserar. Målet är att organisera en gång, eftertänksamt och avsiktligt, och sedan gå vidare. Din schemaläggning bör kräva ungefär lika mycket daglig uppmärksamhet som din elräkning. Den bara arbetar i bakgrunden.
Om du fortfarande fattar schemaläggningsbeslut varje dag är det något fel med ditt system. Fixa systemet, inte din viljestyrka.
Summan av kardemumman
Att bli organiserad kräver inte en massiv översyn eller en ledig helg du inte har. Det kräver att du är strategisk med var du fokuserar.
Börja med en sak. Automatisera allt du gör upprepade gånger. Skapa mallar så att du slipper uppfinna hjulet på nytt. Fördela din tid i grupper så att du inte ständigt behöver växla. Låt kunder boka själva istället för att leka med e-postmeddelanden. Och bygg ett system som fungerar utan dig, så att du kan sluta tänka på det här och återgå till det arbete som faktiskt spelar roll.
Och kom ihåg, målet är inte perfektion. Det är mindre kaos. Det är en kalender som inte stressar dig och ett företag som inte kräver att du kommer ihåg allt hela tiden.
Redo att organisera din schemaläggning?
Appointlet hanterar bokningen, påminnelserna och kommunikationen fram och tillbaka, så att du slipper. Installationen är enkel och det är gratis att komma igång.
