Skicka e -postmeddelanden och texter för bekräftelse av avtalade tider för att förhindra att inga program visas

Skickar en mötesbekräftelse

Som någon som specialiserat sig på programvara för schemaläggning av tider kan jag inte låta bli att märka hur många företag som fortfarande använder klumpiga metoder för att boka sina möten. Det är lättare än någonsin att effektivisera processen. Folk väljer helt enkelt en tid och fyller i ditt intagsformulär. Det bästa av allt är att schemaläggningsappar är utformade för att skicka e -postmeddelanden och påminnelser om mötesbekräftelse.

Att skicka bekräftelsemeddelanden för kundmöten hjälper inte bara till att minska antalet utebliven ankomst, utan får också dina kunder att känna sig värderade eftersom de vet att du bryr dig om sin tid och vill att mötet ska ske precis som planerat.

Läs vidare för att ta reda på hur du kan göra dina mötesbekräftelser mer effektiva med briljant utformade e -postmeddelanden och textmeddelanden.

Varför är en mötesbekräftelse så viktig? 

Att skicka en mötesbekräftelse är viktigt av flera skäl. Varje möte du schemalägger har ett visst monetärt värde kopplat till det. Oavsett om det gäller den tid du spenderar med dem eller de intäkter de förväntas driva för ditt företag. När du avsätter tid för ett möte antas det att personen kommer att dyka upp. När de inte gör det får du en möjlighetskostnad för den här bortkastade tiden.

Kostnaden kanske inte är avsevärd för ett eller två missade möten, men om du slutar skicka bekräftelser helt och hållet kan antalet no -shows skjuta i höjden och den tillhörande kostnaden kommer också att stiga därefter.

Bekräftelsemeddelanden hjälper dig att skydda dig mot ekonomiska förluster i samband med utebliven ankomst. Dina kunder kan dubbelkolla mötesdetaljer och se till att informationen är korrekt. De får också en påminnelse om det schemalagda mötet och kan lägga till det i sin e -postkalender, så att de får ett meddelande när mötet närmar sig. 

Här är några andra sätt som mötesbekräftelser kan hjälpa till med.

Ett gemensamt kvitto på överenskommen tid och plats

Dina bekräftelsemeddelanden sammanfattar detaljer som överenskommen plats och tid för ett möte. Eventuella speciella mötesinstruktioner kan också inkluderas. Du kan behöva dem för att förbereda något i förväg eller vill vägleda dem mot ett specifikt rum i ditt företags byggnad. Mötesbekräftelsen innehåller allt detta.

En av de största förmånerna kommer att vara för virtuella möten, där den fysiska platsen ersätts av en länk till ditt konferensrum. Istället för att använda en statisk länk (vilket leder till problem som Zoom Bombing) får klienterna en unik mötesadress som endast gäller för deras möte. De kan gå med i mötet med ett enda klick, vilket gör det superenkelt för dem att delta. 

Du har också möjlighet att inkludera kontaktuppgifter om deltagaren behöver kontakta. Detta kan vara telefonnummer eller e -postadress till en receptionist eller mötesvärden själv. 

Konfigurera automatiskt påminnelsemail och textmeddelanden

Automatiserade mötespåminnelser är lätta att skicka och direkt kraftfulla när du har ett fungerande system. Att skicka dem manuellt är ett krångel och många sekreterare gör inte ens båda. De förväntar sig att deltagaren tar initiativet, vilket i slutändan kommer att kosta företaget.

Schemaläggningsprogramvara är utformad för att kontrollera mötesvärdens tillgänglighet och sedan presentera lämpliga alternativ för människor att välja mellan. Så länge värdens e -postkalender är väl underhållen finns det väldigt lite utrymme för mänskliga misstag. I händelse av att din deltagare anger fel information, låter appar som Appointlet dig gå in och redigera sina intagsformulärssvar efter det. 

Låt oss titta på några fler sätt att bekräfta möten kan vara till hjälp för att förbättra mötesdeltagandet.

  • Avbokningar i sista minuten: Genom att skicka bekräftelser med lämpliga detaljer kan dina kunder göra de ändringar de önskar i tid och undvika avbokningar i sista minuten.
  • E -post för bekräftelse av tid: De flesta människor är med vana att kontrollera sina mejl regelbundet. Att skicka ut bekräftelsemeddelanden till deras föredragna e -postadresser är alltid en bra idé.
  • Mötesbekräftelsetexter (SMS): SMS är ett utmärkt sätt att öka dina befintliga e -postaviseringar. Att skicka mötesbekräftelser som sms kan förbättra kundupplevelsen och hålla detaljerna framför dem. 
  • Skriva en tydlig ämnesrad: Du har nu möjlighet ämnesrad av ett meddelande kan vara avgörande för om någon öppnar ett e -postmeddelande eller inte. Se till att dina ämnesrader är tydliga och koncisa för att förbättra dina öppna priser.
  • Viktiga detaljer om mötet: Ibland kan bokningsformulär för möten vara långa. Bekräftelsemeddelandet innehåller vanligtvis deras formulärsvar så att de kan dubbelkolla att allt är korrekt.
  • Avbokningsregler i förväg: Bokningsbekräftelsemeddelanden bör också ha en tydlig och i förväg avbokningsregler. Detta säkerställer att kunderna vet hur de avbokar mötet i förväg.
  • Policy för utebliven ankomst: Om du har en återbetalningspolicy för utebliven ankomst kan du förhindra argument senare genom att lägga detta i ditt bekräftelsemail. 
  • Inklusive ett mobiltelefonnummer för support: Det är ingen dålig idé att inkludera ett telefonnummer i bekräftelsemeddelandena, så att deltagare kan komma i kontakt med eventuella frågor de kan ha.

Bästa praxis för utnämningsbekräftelsemail och meddelanden

Mötesbekräftelsemeddelanden är mest effektiva när de är korta och exakta. De behöver bara inkludera den mest relevanta informationen. Det är vanligt att du identifierar ditt företag högst upp i din e -post. Det är självklart att du ska inkludera datum, tid och plats. Resten av innehållet är upp till dig.

Här är några bästa metoder du kan följa för att skriva några bra bekräftelsemeddelanden.

Rymmer avbokningar i sista minuten

Att skicka bekräftelsemeddelanden med korrekt omplanering eller avbokningsinstruktioner hjälper till att minimera avbokningar i sista minuten. Men om din policy tydligt beskrivs och någon fortfarande försöker avbryta i sista minuten, bör du samla in information om varför de inte kontaktade dig tidigare. Kanske glömde de helt av mötet, eller så kom något viktigare upp. Genom att ställa de rätta frågorna kommer du att kunna förstå om avbokningen var deras fel, eller om något på din sida kan förbättras. Hur som helst kommer du att kunna komma till roten till det och det kan undvikas i framtiden.

E -post för bekräftelse av tid

Skicka bekräftelsemail på det gammaldags sättet fungerar. Men du kan utnyttja detta ögonblick i kundens livscykel strategiskt för att få bättre resultat. Du behöver inga snygga mönster eller komplicerade lösningar. Nyckeln är att hålla ditt budskap kort och enkelt. 

Mötesbekräftelsetexter (SMS)

Genomsnittliga SMS -priser är nära 98%, nästan tre gånger mer än e -post. Detta låter oss veta att SMS -bekräftelser är ännu effektivare e -postmeddelanden. 

Till skillnad från ett e -postmeddelande är textmängden du kan dela i SMS -meddelanden begränsad. Se till att du bara innehåller den viktigaste informationen. Det bör räcka med att dela avtalstitel, datum, tid och plats. Vissa företag ber deltagarna att bekräfta att de fått meddelandet genom att svara direkt.

Du kan hävda att påminnelser om sms är ännu viktigare än bekräftelsen. Ett SMS -påminnelsemeddelande säkerställer att de håller mötet i åtanke när det närmar sig. 

Skriver en tydlig ämnesrad

Till skillnad från marknadsföringsmejl behöver ämnesraden i din mötesbekräftelse inte vara prickig. Något som "Mötet bekräftat: Produktdemo med Jane Doe" hjälper dem att identifiera vem de träffas med och vad det handlar om. Avsändarens e -postadress låter dem veta vilket företag det handlar om. Senare, om de behöver kontrollera sina mötesuppgifter, gör detta format det enkelt att skanna och hitta bekräftelsen. 

Inklusive viktiga detaljer om mötet

Glöm inte att inkludera viktiga detaljer om mötet i dina bekräftelsemeddelanden. Detta hjälper båda parter att förbereda sig för mötet så att när de äntligen träffas kan de prata affärer utan att slösa med varandras tid. Att inkludera denna information är också viktigt så att kunderna kan dubbelkolla att de bokat rätt möte med rätt personer. 

Avbokningsregler i förväg

Genom att skapa och kommunicera en tydlig avbokningspolicy kan dina kunder backa om de behöver. Med ett automatiskt schemaläggningsverktyg kan du definiera det minsta varsel som krävs för att avbryta. Om mötet har en viss närvaroavgift kan du utdöma ett straff för sena avbokningar bara för att avskräcka från denna praxis. Gör också mycket tydligt i bekräftelsemailet hur du vill att de ska avbryta; det kan vara genom ett textmeddelande, e -post, telefonsamtal eller en automatiserad länk.

Policy för utebliven ankomst

Att skydda sig mot utebliven ankomst kan leda till en betydande ökning av intäkterna. Överväg att lägga till ett Villkor -dokument i ditt schemaläggningsflöde. De kan markera rutan för att bekräfta att de har läst och godkänt villkoren. Detta kan innehålla straff om mötet överges. Med detta sagt, om klienten når ut och inte kan dyka upp på grund av svåra omständigheter, överväg att göra ett engångsundantag från din regel. Du kommer att signalera att du bryr dig om dem och detta kan förbättra varumärkeslojaliteten.

Inklusive ett telefonnummer för support

Vissa kunder anmäler sig till ett möte men har ytterligare frågor som de vill ha svar på innan mötet äger rum. Av denna anledning är det inte en dålig idé att inkludera ett kontaktnummer för ditt företags representant. Om det inte är möjligt att lägga till ett telefonnummer kan du istället inkludera en svar-e-postadress.

E -postmallar för mötesbekräftelse

Många företag har gått över till att boka sina möten med en online schemaläggningslösning. Detta gör det enkelt att automatisera de utgående e -postbekräftelser som människor får.

Med Appointlet kan du skapa anpassade bokningssidor som kan bifogas dina målsidor eller delas i ett e -postmeddelande. När människor väljer en tid och fyller i ditt intagsformulär lagras bokningsdata säkert på ditt konto. All information presenteras för deltagaren i slutet av bokningsflödet på ett mycket läsbart sätt så att kunderna får allt på en gång och inte behöver gå igenom det om och om igen. Så här ser bekräftelsemeddelanden ut i Appointlet.

Mötesbekräftelse via e -post

Om du bestämmer dig för att schemalägga möten manuellt och vill påskynda mötesbekräftelsen kan du försöka skapa en e -postmall och spara den som ett utkast. Detta gör det enkelt att redigera och skicka ett nytt meddelande efter behov:

Hej [förnamn]

Din [Mötetitel] vid [Mötesdatum och tid] har schemalagts.

Tack för att du bokade ett möte med oss. Vi ser fram emot att diskutera dina problem och svara på alla frågor du kan ha!

Om du behöver hjälp före mötet, vänligen skicka ett e -postmeddelande till oss direkt eller ring vår kundsupport på [Telefonnummer].

Om du inte kan göra det kan du alltid avbryta eller planera om.

Bästa hälsningar,
[Ditt namn]

Vanliga frågor

Vi har täckt alla grunderna i mötesbekräftelser i den här artikeln, men här är några frågor som människor ofta har om bästa praxis.

Hur automatiserar jag mina e -postbekräftelsemail?

Du kan automatisera din e -postbekräftelse via e -post med ett tidsplaneringsverktyg som Utnämning. Under installationen lägger du till alla mötesinstruktioner i mötesmallen. Därefter delar du den schemaläggningssidan med dina kunder och när de bokar ett möte kommer personligt bekräftelsemail att gå ut automatiskt. 

Vilket är det bästa verktyget för att automatisera mötesbekräftelser?

Det beror på dina behov. Appointlet har röstats fram som den bästa gratis online schemaläggningsappen, med möjlighet till premiumfunktioner som automatiserade påminnelser. Om du behöver en HIPAA -certifierad lösning, överväg istället en företagslösning som Setmore.

Vad är det viktigaste att ta upp i en mötesbekräftelse?

Mötesbekräftelsemeddelanden ska vara tydliga och sakliga. Undvik att använda säljande språk och inkludera viktiga mötesdetaljer som datum, tid och plats. Du kanske också vill inkludera alternativet "Lägg till i kalender" så att de enkelt kan inkludera mötet i sitt schema. Appointlet erbjuder en Kalenderinbjudan funktion som automatiskt lägger till händelsen i deltagarens e -postkalender.

Hur stoppar jag uteblivenhet och avbokningar i sista minuten?

Det bästa sättet att undvika uteblivenhet och avbokningar i sista minuten är med en tydlig policy i förväg. Du vill också skicka mötesbekräftelse och påminnelsemeddelanden till deltagaren. Bara dessa två förbättringar kan ha stor inverkan.

Kan värdar få en mötesbekräftelse också?

Ja, det är viktigt att både värdarna och gästerna får ett bokningsbekräftelsemeddelande när det är bokat. Verktyg som Appointlet skickar bekräftelsemeddelanden till båda parter. Värdar kan använda dessa meddelanden för att bättre förbereda sig för mötet och göra nödvändiga förberedelser i förväg.

Vad ska jag undvika när jag skriver en mötesbekräftelse?

Mötesbekräftelsemeddelanden bör inte innehålla en säljhöjd. Undvik att lägga till onödiga detaljer som distraherar från mötesdetaljerna. Håll dig till kärnfokuset i ditt e -postmeddelande och du borde vara bra att gå.

Ska jag skicka en ny mötesbekräftelse om vi måste boka om?

Ja, du bör alltid skicka en ny mötesbekräftelse när ett möte bokas om. Den här bör innehålla uppdaterade detaljer tillsammans med din kontaktinformation. Appointlet skickar ombokningsbekräftelser automatiskt, så du behöver inte oroa dig för det. 

Vilken är den bästa sms -tjänsten för mötesbekräftelser?

ClickSend är ett av de bästa verktygen för att skicka SMS till dina kunder. Du kan integrera Klicka Skicka med Utnämning att skicka helt anpassade bekräftelser, påminnelser och uppföljningar för kommande möten. Verktyget låter dig också ta emot svar och spåra svarsfrekvensen. Tänk på att sms kan komma mot en extra kostnad. De tenderar att vara billiga när de köps i bulk.

Tid är din mest värdefulla tillgång; låt det inte gå till spillo.

Det tjugoförsta århundradets största dilemma är att det finns så mycket att göra, men ändå så lite tid att göra det. Låt inte människor slösa bort din tid med utebliven show och missade möten. Att skicka rätt bekräftelsemeddelanden hjälper dig att spara dessa värdefulla minuter, så använd dem till din fördel och få ut det mesta av dem.

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell arbetar på Appointlet som produktmarknadsföringschef och kundförespråkare. Han har hjälpt tusentals kunder att förbättra sitt arbetsflöde för schemaläggning online. Utanför arbetet är han musikteoretisk instruktör och grundare av en musikprogramvaruföretag.

Att göra schemat enkelt för dig och dina deltagare.