Hur du perfektar den automatiska schemaläggningsupplevelsen för dina onlinemöten

Schemaläggningsupplevelsen på en salong

Schemaläggningsappar har ändrat standarderna för professionalism, särskilt när man möter försäljningsutsikter. Du kan föreställa dig hur en säljare kan kämpa för att stänga affärer om deras leads blir irriterade av en slarvig schemaläggningsupplevelse.

Det är vanligt för personer med bara några få möten per dag känna bekväm hantering av schemaläggningskoordinering utan en bokningsapp. 

Men när trafiken skalas upp och nya leads börjar komma från alla håll, börjar samma representanter stöta på schemaläggningsproblem. De förlorar tid på att vänta på utebliven ankomst, skapar friktion med dubbla bokningar och riskerar att förlora värdefulla framtidsutsikter.

När inkommande leder hindras av schemaläggningsproblem, det är mer sannolikt att de viker. Säg att du erbjuder samma tre mötestider till två separata kunder. Om båda väljer samma datum och tid måste du be en att välja en annan tid istället. Det finns en risk att detta leder till e -pingis och irriterar dem.

Det finns ingen bra anledning att skapa friktion så tidigt på kundresan. En helautomatisk, strömlinjeformad process är nödvändig. Detta är en av dina första möjligheter att visa upp din professionalism som ett kundorienterat team. Inför försäljnings- och supportsamtalen kan ett starkt schemaläggningsflöde hjälpa till att kommunicera en känsla av auktoritet.

När du får dina schemaläggningssystem online är det lättare för deltagaren att behålla datumet och gå med dig i tid. 

Är ditt arbetsflöde för schemaläggning på nätet trasigt?

Att välja en tid att träffa någon borde inte vara så svårt. Men vi klarar det när vi textar med vänner och familj. Verksamheten bör hanteras mer noggrant. Leads har inte samma tolerans för fram och tillbaka som nära vänner gör. Så om ett teams schemaläggningsarbetsflöde bryts och de famlar igenom det utan någon mjukvarulösning, kommer företaget att förlora många möjligheter. 

Klassiska problem i schemaläggningsflödet inkluderar dubbelbokningar, utebliven ankomst, avbokningar i sista minuten eller begäran om ombokning. Listan fortsätter, för utan ett kvitto på ditt avtal måste båda parter ha ett fungerande kalendersystem på plats. 

När du planerar det gamla sättet måste du också lita på att båda parter kommer att ta det extra steget för att sätta det mötet i sin kalender. De måste också kontrollera kalendern tillräckligt ofta (eller ta emot sms/e -postmeddelanden) för att se till att de ser och kommer ihåg mötet alls.

Beräknar förlorad tid på e -posttennis 

De gamla skolans metoder för att schemalägga möten lär vara mer mänskliga. Mer verkligt och personligt. Men de kan också vara mer tidskrävande och felbenägna. 

Ta den typiska e -postinteraktionen som händer, bara för att ställa in ett möte:

  • Värden skickar ett mejl för att föreslå några mötestider 
  • Inbjuden kan inte träffas vid dessa tillfällen, så de begär en annan tid istället
  • Värdet kontrollerar men den nya begärda tiden är inte tillgänglig för dem

Som ett schackspel var schemaläggningsstrategin fel från början. Så även om dessa två kanske kan krypa och återhämta sig, blev det slarvigt snabbt. Detta skickar en signal om företagets organisatoriska svaghet. Beroende på interaktionens art kan inbjuden ifrågasätta ditt företags integritet som helhet.

  • Värden ber om ursäkt och skickar några nya förslag
  • Inbjuden kan inte träffas vid dessa tillfällen. De blir frustrerade. 
  • Värden ber inbjuden att dela en tid som skulle fungera istället
  • Inbjuden svarar aldrig på ett annat e -postmeddelande från värden

Jag är säker på att du kommer dit jag ska. Att spela e -pingis är slöseri med tid för båda parter. Även om du kan göra det i 2-3 mejl tar det tid. Och det är lätt att missa mötet eftersom man kan glömma att skriva ner det i sin kalender. Att använda en automatiserad schemaläggare kan lösa båda problemen för dig.

Förlorade leads och frustrerade kunder 

Du har utformat en kraftfull marknadsföringsstrategi och en effektiv säljcykel och du börjar se resultatet. Det är som om du har upptäckt en blyguldgruva.

Då händer det värsta - ditt schemaläggningssystem är inte optimerat. Det tar för lång tid och till och med resulterar i dubbla (eller till och med trippel) bokningar. Dina leads blir frustrerade och ger upp om du försöker boka tid. Och de du lyckades spöka dig - de dyker inte upp på möten. Självklart kan du följa upp dem, men det är mer tid att lägga på att spela e -pingis.

Men gissa vad?

Dina framtidsutsikter har inte tid att vänta på en lösning på deras problem. De vill ha det nu och de vänder sig till andra alternativ. Du förlorar potentiella kunder och i slutändan intäkter som skulle komma i din väg.

Det är därför det är så viktigt att effektivisera schemaläggningsupplevelsen för människor. Det hjälper till att lindra några av dessa frustrationer och förbättra dina konverteringsfrekvenser. 

Hur kan du göra det? 

  • Undersök dina processer: Levererar du för närvarande den optimala schemaläggningsupplevelsen? 
  • Förbättra din kommunikation: Effektiv schemaläggning sätter tonen för ett bra möte. All kommunikation är automatiserad för din bekvämlighet.
  • Undvik felplacerade mötesanteckningar: Förlorade mötesanteckningar kan skada ditt rykte och leda till förlorade möjligheter. 
  • Minska avbokningar och mildra omplanering: Gör schemaläggningsupplevelsen till en del av din kundresa - optimera den för konverteringar. 
  • Följ upp med no-shows: Detta är viktigt för att säkerställa att din rörledning behåller avledningar som annars skulle kunna glida genom sprickorna. 
  • Skicka e -post med bekräftelse och påminnelse: Folk är upptagna. De vill inte belastas med den kognitiva ansträngningen att komma ihåg ett möte. Det är här bekräftelse och påminnelsemail förbättra schemaläggningsupplevelsen.  
  • SMS: Med 92% av kunderna säger att de gillar snabbmeddelanden, SMS är ett bra sätt att ge dina kunder vad de vill ha. 
  • Unika webbkonferenslänkar: Integrera din valda videokonferensplattform och skapa unika konferenslänkar för varje möte.
  • Använd en schemaläggare som stöder flera teammedlemmar: Att planera möten för team kan vara knepigt. En schemaläggare på nätet gör det enkelt. 

Låt oss dyka djupare in på några av dessa i avsnittet nedan.

Effektivisera schemaläggningsupplevelsen med en app 

Schemaläggning av möten spelar en stor roll för framgången för din leadgenerationsmotor. Detta har i slutändan betydelse för ditt företags resultat och din slutresultat.

Det är därför som företag förbättrar schemaläggningsupplevelsen med appar som Utnämning.

Det är ofta givande när ett företag förbättrar sin schemaläggningsupplevelse. Att spåra användarresan från det första webbplatsbesöket hela vägen till bokningsbekräftelsen kan avslöja mycket om vad som fungerar och var du förlorar människor.

Här är några saker som kan stänga av leads:

  • Det tar för lång tid att komma överens om en tid. Oavsett om det är ett telefonsamtal eller en serie e -postmeddelanden, slösar tid fram och tillbaka som dina kunder inte vill spendera. 
  • Komplicerat schemaläggningsgränssnitt. Vissa schemaläggningsverktyg har komplicerade användargränssnitt som kan förvirra människor som inte är tekniskt kunniga.
  • Besvär. Låt inte dina kunder bläddra i sina kalendrar för att hitta och bekräfta möten. Skicka inbjudningar som de kan komma åt när de vill.

Så hur ger du en positiv schemaläggningsupplevelse?

Låt oss gräva i några aspekter av mötesschemaläggningsprocessen som hjälper dig att se till att du gör ett fantastiskt första intryck. 

Förbättra dina lead- och kundkommunikationskunskaper 

Ett möte börjar långt innan separata parter träffas. Faktum är att mötets gränser kan sträcka sig redan innan mötesbegäran. I slutändan börjar mötets potential när någon först har en impuls att lära sig mer om ditt företag och knyta en kontakt med dig. 

Det är därför det är viktigt att locka besökare till webbplatsen med en stark blymagnet. Det är det allra första steget för att säkra deras intresse. Men när någon biter på kroken, så att säga, behöver du ett gediget uppföljningsspel som inkluderar en automatiserad schemaläggningsupplevelse. När en bokning är gjord bör du ställa in de automatiska e -post- och SMS -påminnelserna för att hålla mötesinstruktioner framför deltagarna. Detta hjälper till att förbättra närvaron och förhindra utebliven ankomst.

Undvik felplacerade mötesanteckningar 

Felplacerade mötesanteckningar är en av de vanligaste orsakerna till att möten misslyckas. Även om du kan dra in en sen ankomst riskerar du att ha mindre tid att ansluta och din första delade upplevelse var omedelbart problematisk. Det är irriterande som värd men det kan också måla upp en bild av inkompetens för deltagaren. Och ingen vill jobba med någon som är oorganiserad.

Återigen är det här en schemaläggare som Appointlet spelar in. Att hålla allt organiserat är superenkelt. Inga fler anteckningsblock eller felplacerad information eftersom du kan förvara all din information på ett ställe. Och tack vare enkla integrationer (via Zapier) med ditt CRM kan du snabbt ta fram viktig information från tidigare interaktioner med din kund eller kund. Detta säkerställer att du har fruktbara möten, utan de pinsamma misstagen längs vägen.

Minska avbokningar och mildra omplanering

Låt oss inse det - livet händer och ibland måste människor avbryta eller planera om. Men människor är mycket mer benägna att göra det om de har glömt mötet och dubbelbokat sig själva. Till skillnad från andra problem som enkelt kan automatiseras bort, är det enklaste sättet att minska avbokningar genom att övertyga inbjuden om mötets värde för dem. Om de är sugna på att träffa dig kommer deras närvaro att förbättras.  

Hantera no-shows professionellt

Det kanske inte är lika smärtsamt som att stå upp på en dejt ... men utebliven show gör fortfarande ont. Du avsatte tid för att träffa någon och de gjorde det inte till en prioritet att följa upp. Men känslor åt sidan, det betyder också att du kommer att se färre försäljning och mindre totala intäkter. Det är verkligen viktigt att du håller mötesdetaljerna framför dem och gör närvaron övertygande. 

Den viktigaste aspekten av ett sådant system är naturligtvis en schemaläggningsplattform. De skickar automatiskt e -post och textpåminnelser för ditt kommande möte. För no-shows som hände helt enkelt för att någon glömde mötet, kan dessa påminnelser vara det väsentliga elementet som låser dem.

Plus, med en schemaläggningsapp, om en kund har en verklig anledning att inte delta i ditt möte är det lätt för dem att boka om eller avboka. Att ge dem denna frihet är ett bra sätt att visa empati - en egenskap som är avgörande för att vinna dem. Det ger dig också möjlighet att fylla på lediga platser med nya bokningar.

Appointlet ger sina användare kontroll över reglerna om hur mycket förvarning som krävs för att en deltagare ska kunna avbryta eller planera om. Dessa begränsningar kan hjälpa till med avbokningar i sista minuten och pressa människor att följa sitt ursprungliga åtagande.

I slutet av dagen, med ett gediget bokningssystem resulterar det i mindre tid som slösas bort på:

  • Uppföljning med kunder inför ett möte.
  • Väntar på kunder som inte kommer att dyka upp. 

Genom att använda en schemaläggare på nätet förbättras dina framgångar och hjälper dig att växa ditt företag.

Bekräfta möten och skicka påminnelser via e -post eller SMS

Det är ingen hemlighet att vi lever i en hektisk värld. Människor lägger mer tid på sin telefon, så e -post och SMS är två av de bästa sätten att fånga deras uppmärksamhet. I slutändan är målet att hålla mötesdetaljerna i åtanke. Du kan enkelt göra detta genom att skicka:

  • Bekräftelsemail. Att skicka ett e -postmeddelande direkt efter att ett möte har ställts in försäkrar deltagaren om att bokningsprocessen var en framgång. 
  • Påminnelsemail. Med så många saker i åtanke är det lätt för mötesdeltagare att glömma ett kommande möte. Skicka påminnelsemail för att se till att de kommer ihåg och förbereder sig psykologiskt för det. 
  • SMS -påminnelser. Gör det enkelt för dina kunder att se dina påminnelser genom att skicka textmeddelanden. E -postinkorgar kan bli röriga, så SMS kan vara mer effektivt för vissa inbjudna.

Om du inte är säker på att du vill träffa varje person som begär en tid, inkluderar Appointlet alternativet att avvisa eller acceptera möten manuellt först. Detta ger dig mer kontroll över vem du umgås med. 

Skapa unika webbkonferenslänkar 

Eftersom de flesta möten är virtuella är det bra att ha ett system på plats som genererar unika webbkonferenslänkar för varje möte. Oavsett om det är Zoom, Microsoft Teams eller ditt andra favoritverktyg för webbkonferenser, stöder Appointlet det.

När ett mötes plats är inställt på webbkonferens tillhandahåller Appointlet en "gå med i möte" -knapp med en direktlänk till det unika rummet. Så när det är dags att träffas kan värden och deltagaren enkelt gå med med ett enda klick. 

Stöd för flera teammedlemmar 

Vi hör från många Appointlet -användare som började leta efter en lösning som uppfyllde deras personliga behov. Men med tiden får kollegor tag på tjänsten och vill prova det själva. Vid den här tiden tenderar vi att se organisationer skala upp ganska snabbt när en beslutsfattare dras in och godkänner en mängd licenser. 

Om det är en liten utmaning att planera möten med en enda deltagare, är det exponentiellt svårare att boka tid med tre eller fler personer. Det finns många olika typer av schemaläggningsbehov att ta hänsyn till. Till exempel, om möten ska fördelas jämnt över ett team, representerar det ett annat behov än att schemalägga flera mötesvärdar för att träffa en eller flera deltagare samtidigt. 

Att hantera bokningar med 3+ personer behöver dock inte vara svårt. Appointlet tillhandahåller ett "Round-Robin" -system som samlar tillgängligheten i hela ditt team och gör sitt bästa för att tilldela dem lika. Du kan ge vissa gruppmedlemmar prioritet i poolen, om de skulle få de flesta möten. 

Att tilldela flera teammedlemmar att vara värd för ett enda möte är också enkelt med Appointlet. Du lägger bara till personerna i fråga och vårt system läser deras kombinerade tillgänglighet innan du presenterar några gånger. Personer som visar schemaläggningssidan kommer bara att se tider som fungerar för alla deltagande värdar. 

Detta kan minska koordineringen avsevärt. Alla e -postbekräftelser och påminnelser fungerar för gruppmöten, så du får samma fördelar också där.

Samla feedback om schemaläggningsupplevelsen 

Så du har implementerat en lösning och vill veta hur du gör. Ett av de bästa sätten att ta reda på det är ... fråga dem direkt! Hur gör du det här?

Med Appointlet kan du använda Zapier -integrationen för att samla in feedback från deltagarna när mötet är över. I slutet av mötet utlöses Zapier för att skicka ett automatiskt uppföljningsmail med en enkel undersökning (med Glad) för att samla in önskad feedback. Du kan enkelt skapa mallar för detta som du kan justera efter vem du skickar undersökningen till.

Identifiera nyckeltal 

Kundupplevelse (CX) är nyckeln till att behålla dina befintliga kontrakt. Det är också en integrerad ingrediens för att odla en stam av lojala kunder och varumärkesambassadörer. 

Varför är kundupplevelse så viktigt?

  • Excellens inom CX hjälper dig att skilja dig från dina konkurrenter.
  • Nöjda kunder blir mun till mun-promotorer.
  • Förstklassiga kundservicefärdigheter inspirerar varumärkeslojalitet.

Data visar också att schemaläggning online bidrar till den övergripande kundupplevelsen. Här är några insikter att tänka på:

Att ge dina kunder ett enkelt sätt att boka en tid med dig är avgörande. Ännu viktigare är att schemaläggningsupplevelsen måste erbjuda en positiv kundupplevelse. 

Vanliga vanliga frågor om schemaläggningsupplevelsen 

Att skapa och genomföra en fantastisk schemaläggningsupplevelse är avgörande för företagets tillväxt. En dålig upplevelse under schemaläggningsprocessen resulterar i att dina leads har en dålig uppfattning om dig. Innan vi avslutar vårt inlägg, låt oss kort svara på några vanliga frågor om hur du skapar en positiv schemaläggningsupplevelse. 

Vilka är nyckelkomponenterna i en bra schemaläggningsupplevelse? 

En schemaläggningsupplevelse är vanligtvis bäst när det tar liten eller ingen ansträngning. Om din inbjudna knappt märker att de använde en app och de träffade dig i tid, skulle det anses vara en framgång. Detta uppnås genom mötespåminnelser och möjlighet att omplanera genom samma automatiseringssystem om det behövs.

Var börjar och slutar schemaläggningsupplevelsen? 

En bra schemaläggningsupplevelse börjar när någon är intresserad av att träffa ditt företag. Från det ögonblicket är lättheten eller svårigheten att schemalägga med dig erfarenhetsdelen. Du kan hävda att schemaläggningsupplevelsen slutar när mötet är klart. Om du skickar en begäran om mötesåterkoppling kan du förlänga gränserna längre in i framtiden.

Påverkar schemaläggningsupplevelsen försäljning och behållning av kunder? 

Ja, en lågkvalitativ schemaläggningsupplevelse sätter företag i riskzonen att förlora leads, vilket påverkar försäljningen. En bra schemaläggningsupplevelse påverkar positivt din kunds uppfattning av ditt varumärke, vilket leder till bättre behållning.

Vilken är den bästa schemaläggningsprogramvaran för att ge en bra upplevelse? 

Med ett super rent användargränssnitt, användarvänlighet och många andra funktioner som är utformade för att göra schemaläggning av ett möte enkelt, Utnämning tar definitivt koppen. Oavsett om du ställer in möten med individer eller team, är processen en vind för både värden och de inbjudna - Appointlet gör det mesta av jobbet åt dig. 

Hur automatiserar jag dataintaget för vår schemaläggningsupplevelse? 

En schemaläggningsprocess innehåller vanligtvis ett intagsformulär. Om du automatiserar upplevelsen med en app som Appointlet är allt du behöver göra att anpassa formuläret en gång. Alla framtida deltagare kommer att se samma fält och ombeds fylla i dem innan de bekräftar sin mötesförfrågan. 

Vilken online schemaläggningsapp låter mig se mitt dagliga schema? 

Det är lättast att se ditt dagliga schema med Appointlet. När någon bokar ett möte med dig kommer din instrumentpanel att innehålla all den informationen. Du har också kontroll över avbokning, omplanering och anslutning till möten. Med sökfilter kan du snabbt hitta alla möten.

Vilka CX -mätvärden är relevanta för att utvärdera en schemaläggningsupplevelse? 

Kundupplevelse (CX) är kärnan i varje framgångsrikt företag. Och det börjar med schemaläggningsupplevelsen. Några CX-mätvärden som du kan använda för att utvärdera en schemaläggningsupplevelse inkluderar möteshistorik för en kund, antal genomförda möten och utebliven ankomst under en viss period.

Håll koll på dessa för att mäta effektiviteten i din schemaläggningsprocess.

Levererar en fantastisk schemaläggningsupplevelse - början på solida kundrelationer

Online schemaläggningsappar har gjort det lättare för företag att automatiskt schemalägga möten med sina leads och kunder. Detta resulterar i tid och pengar sparade. Det säkerställer också att dina leads eller kunder får en positiv upplevelse, vilket resulterar i att du stänger mer försäljning.

Du har investerat mycket i att utveckla en optimerad leadgenerationsstrategi. Se till att du sätter in system för att maximera chanserna att dessa leads blir kunder. 

Och du kan göra det genom att skapa en fantastisk schemaläggningsupplevelse. Så fortsätt och komma igång gratis med Appointlet.

Oavsett din bransch, från vård till teknik till detaljhandel till callcenter och allt däremellan, är en online -schemaläggare en investering du inte bör ignorera.

Vad är din erfarenhet av schemaläggningsappar online? Lämna gärna en kommentar nedan!

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell arbetar på Appointlet som produktmarknadsföringschef och kundförespråkare. Han har hjälpt tusentals kunder att förbättra sitt arbetsflöde för schemaläggning online. Utanför arbetet är han musikteoretisk instruktör och grundare av en musikprogramvaruföretag.

Att göra schemat enkelt för dig och dina deltagare.