Bästa praxis för att schemalägga fjärrmöten så att alla dyker upp i tid, varje gång

De flesta människor har svårt att hålla fokus under avlägsna möten som varar i mer än 30-60 minuter. Efter det börjar de glida och tappar fokus. Att behålla någons uppmärksamhet är tillräckligt svårt, men om du också har att göra med senkomare finns det ett ännu mindre uppmärksamhetsfönster att arbeta med.

Sen ankomst tenderar att hända av några anledningar, som vi kommer att granska här inom kort. Det bästa sättet att hålla människor ansvariga och dyka upp i tid är med automatiska påminnelser. I den här artikeln kommer vi att behandla detta ämne i detalj så att du har en bättre känsla av hur du planerar och strukturerar dina engagemang.

Varför dyker inte folk upp för fjärrmöten?

Som regel är det mer troligt att människor dyker upp för evenemang som de tycker är värdefulla. Om deltagare helt enkelt inte dyker upp alls är det möjligt att de inte tyckte att fjärrmötet var särskilt viktigt för dem. Det kan vara så att ditt värdeförslag inte var tillräckligt starkt. Oavsett orsaken är det vanligt att deltagare undviker ansvar och helt enkelt inte visar på händelser som de ser som slöseri med sin tid.

Sen ankomst är lite annorlunda. De är vanligtvis inte en indikation på avsiktlig försummelse. Det är vanligare att människor inte dyker upp punktligen för att de helt enkelt tappade tid och inte hade en tillräcklig påminnelse. 

Uteblivenhet och sen ankomst

Den genomsnittliga personen är mycket upptagen mentalt, även när deras schema är tomt! Med oändligt digitalt innehåll att fixa till är det normalt att folk glömmer saker även när de kan ha planerat det för dagar eller veckor sedan. Ärligt talat händer förmodligen de bästa av oss ögonblick med frånvaro.

På andra sidan, om du ser många utebliven show och sena ankomster, är det ingen dålig idé att börja tänka på vad du kan göra för att förbättra situationen. Om du inte automatiserar schemaläggningsflödet skapar du mer arbete för deltagaren. De behöver inte bara hitta en tid i sin kalender som fungerar, men de måste kontrollera den kalendern manuellt eller ställa in en påminnelse för sig själva. 

Även när kalenderhändelsen skapas av båda parter kanske mötet inte verkar lukrativt nog för att ha en viktig plats i deltagarnas sinnen. I själva verket är det mänskliga sinnet kopplat på ett sådant sätt att det avsiktligt glömmer bort alla oviktiga saker för att kunna rikta all uppmärksamhet mot de viktiga.

Så innan vi går vidare med att implementera en lösning är det viktigt att börja med att ha lite medkänsla och inte ta försummelsen för personligt. 

Skapa en schemaläggningsapp för att se till att deltagare dyker upp

Du kan minska antalet sena ankomster och utebliven ankomst genom att göra ett tydligt värdeförslag till deltagaren. Men automatisera processen tar dem resten av vägen, så att det är enkelt att komma ihåg datum och tid som kommer. 

Schemaläggningsappar gör det lättare att uppnå för företag av alla storlekar. När du delar din länk med någon kan de välja en tid som passar dem och fylla i ett formulär. Efter bekräftelse får de ett bekräftelsemail och kalenderhändelse. Dessutom kan du schemalägga påminnelsemail eller sms som går ut vid viktiga ögonblick, som dagen innan eller en timme före ditt evenemang.

Dessa meddelanden gör det svårare för deltagaren att göra en ursäkt för att glömma att skriva ner mötet i sin kalender. Tidsluckan fylls också automatiskt i din onlinekalender så att du får ett meddelande och kan referera den när som helst. Klientinformationen sparas och delas med dig för framtida bruk. 

Så här kan annars en schemaläggningsapp fungera som underlättare för att förbättra närvaron vid möten.

  • Värd på distansmöten: Virtuella möten eliminerar behovet av att teamet och deltagarna är fysiskt på samma plats under mötet. Under covid-19-pandemin har fjärrmöten blivit allt vanligare.
  • Kom ihåg dina möten: Regelbundna påminnelser och uppföljningar både före och efter möten ser till att ditt eget team håller sig i fart. Deltagaruppgifterna spelas in via flera kanaler, så att din personal kan komma åt mötesdata för att förbereda i förväg.
  • Eliminera no-shows: När viktiga personer inte dyker upp på ditt möte, finns det en risk att hela tiden kan gå förlorad. Om det händer regelbundet blir det en kostnad för företag som lätt kan undvikas.
  • Förbättra närvaro: En dedikerad schemaläggningssida som visar en sammanfattning av alla möten som står i kö ökar kraftigt antalet besökare. Dessutom kan nya möten enkelt schemaläggas här, och de äldre kan planeras om det behövs.
  • Effektivisera kundkonversationer: Möten som måste hållas med kunder kräver mer planering än vanliga interna diskussioner. Fram och tillbaka -koordinationen är en vanlig frustrationspunkt, så att effektivisera processen är en bra idé.
  • Skapa unika webbadresser för Zoom -möten; Zoom är en av de mest använda webbkonferensapparna, men denna teknik kan användas för alla integrerade mötesverktyg. Utnämning låter dig vara värd för Zoom -möten med unika länkar med några få klick. Detta gör processen enklare och arbetsflödet smidigare. Andra vanliga videokonferensalternativ som fungerar på samma sätt inkluderar Google Meet, MS Teams, Join.Me, GoToMeeting och Webex.
  • Automatiserad bekräftelse och påminnelser: Att skicka mötesbekräftelse och påminnelsexter för hand är bra om du bara har några gånger per vecka, eller om du har att göra med toppchefer. Men när du träffar vanliga människor dagligen blir det en orimlig syssla att hänga med i. Att automatisera alla hans med ett schemaläggningsverktyg kan vara till stor hjälp. 
  • Översätt mellan tidszoner: Möten som äger rum i olika tidszoner är en vanlig förvirringskälla. Om människor ens kommer ihåg att göra tidskonverteringar finns det alltid plats för mänskliga misstag. Online schemaläggningsverktyg löser detta genom att upptäcka tidszonen i deltagarens webbläsare och använda det för att översätta mötesvärdens tillgänglighet. 
  • Koordinera med teammedlemmar: Kundmöten som involverar flera teammedlemmar kan enkelt koordineras med rätt schemaläggningsverktyg online. Appointlet har funktioner för värduppdrag som round robin för att hjälpa till att distribuera möten i ett team. Eller alternativt kan du också använda verktyget för att anpassa flera teammedlemsscheman för ett enda möte. 

Minimera no-shows med en schemaläggningsapp

Du vet att ett schemaläggningsverktyg online fungerar när det aldrig kommer upp i konversation, och ändå kommer dina handlingar att förbättra kvaliteten på dina möten och få deltagarna att delta, inte för att de behöver utan för att de vill.

Så här kommer du dit steg för steg.

Värd för virtuella möten

Virtuella möten kanske inte är de bästa för viktiga beslutsfattande eller för att bygga relationer, men för regelbundna infångningar och incheckningar är de definitivt mer effektiva än vid personliga möten. Deltagarna behöver inte vara där fysiskt, och när du tar bort detta arbete ökar närvaron automatiskt. Dessutom replikerar funktioner som skärmdelning, virtuella whiteboards och breakout-rum personupplevelsen, så det är inte så stor skillnad ändå.

Om du är en miljömedveten person är virtuella möten miljövänliga eftersom de inte tar upp mycket resurser och minimerar avfallsproduktionen. 

Det är för lätt att glömma ett möte

Men en schemaläggningsapp online gör det väldigt svårt. De flesta schemaläggningsappar ansluter till din virtuella kalender, oavsett vilken du använder, och uppdaterar mötesplatsen där automatiskt. De informerar dig också om det finns några sammandrabbningar så att du kan begära omplanering.

Du kan också låsa dina tillgängliga timmar så att dina avlägsna kollegor vet om din tillgänglighet i förväg och välj en mötestid som passar ditt schema.

No-show är dåligt för affärer

Tiden som väntar på någon som aldrig dyker upp är en värdefull tillgång som kan läggas på bättre uppgifter som faktiskt driver affärsvärde. Som företagare vet du redan hur mycket en möjlighetskostnad detta kan vara för ditt företag.

Tidsplaneringsappar kan vara avgörande för att kontrollera denna kostnad eftersom de helt eliminerar alla ursäkter som no-shows kan ha. Plus, eftersom du kommer att ställa in mötet efter att ha tittat på deras tillgänglighet via appen, skulle det vara väldigt oförskämt av dem att inte dyka upp.

Förbättra närvaro med en schemaläggningssida

De flesta mötesbokningsappar ger användarna en central schemaläggningssida som fungerar som en instrumentpanel för all mötesrelaterad information. Du kan se vad som har schemalagts tidigare och vad som kommer framöver. Du kan markera viktiga datum för produktlanseringar, pressmeddelanden, kundmöten och vad inte.

När de anställda kan se allt med en blick minskar chansen att missa något mycket kraftigt. De vet exakt vad de ska göra, när. Detta resulterar i ökad produktivitet och därmed större närvaro vid möten.

Effektivisera kundkonversationen

Om du någonsin har arbetat med försäljning måste du veta hur svårt det är att ställa in kundmöten, särskilt i en virtuell miljö. Det finns massor av e -postmeddelanden som går fram och tillbaka, och mötena planeras om en miljon gånger. 90% av dessa går till spillo i processen, och kunderna slutar slutligen på grund av besväret.

Schemaläggningsappar tar bort allt detta och ersätter det med en bekväm kundbokningssida. Denna bokningssida kan skapas på en webbplats eller delas via en URL. Kunderna kan enkelt välja en ledig tidslucka från denna sida, välja önskad personal och fylla i sina kontaktuppgifter. Mötet bokas automatiskt och företaget meddelas.

Vissa verktyg låter dig till och med lägga till ytterligare alternativ, till exempel en FAQ -sektion eller en chatbot på mötesbokningssidan. Detta gör att kunderna enkelt kan kommunicera med ditt företag och få snabba svar. 

Skapa unika URL -adresser för Zoom -möten

Verktyg som Appointlet integreras med massor av webbkonferensappar som Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, etc., för att enkelt genomföra virtuella möten. När du väl är ansluten till Zoom krävs det bara några klick för att skapa unika webbadresser för möten. 

Den här länken genereras och delas automatiskt med deltagarna när du schemalägger ett virtuellt möte. Det kommer också att bifogas kalenderhändelsen som skapats för dessa möten så att deltagarna inte har några problem med att hitta den om den går vilse i e -postmeddelanden.

Automatiserad bekräftelse och påminnelser

Den här är lätt den bästa funktionen online schemaläggningsappar har att erbjuda. Du behöver inte längre ringa eller skicka mejl för att bekräfta mötestiden med deltagarna. Allt du behöver göra är att lägga till deltagarna i mötet, så kommer de automatiskt att bli ombedd att bekräfta.

Du kan också ställa in automatiska påminnelser och uppföljningar för avslutade möten. Appen skickar automatiskt e -post- och SMS -påminnelser till mötesdeltagarna med vissa intervall. Du kan behöva ange frekvensen och gapet mellan dessa påminnelser, så tar appen hand om resten.

Översätter mellan tidszoner

Företag som verkar i en global miljö behöver ständigt ha möten med människor utomlands. Att ställa in sådana möten i olika tidszoner kan vara mycket förvirrande eftersom du måste göra en hel del matematik bara för att du inte ska göra några fel.

Appar som Appointlet översätter mötestider enligt den lokala tidszonen, både för värdar och deltagare. Du kan också ange en annan tidszon än din lokala, men programvaran väljer automatiskt den du är i som standardinställning. Om du inte vill att detta ska hända kan du låsa tidszonen så att mötestiderna visas för alla deltagare enligt din tidszon.

Koordinera med teammedlemmar

Alla schemaläggningsfrågor som vi har diskuterat fram till nu växer exponentiellt när antalet deltagare ökar. Problemet blir ännu värre när du behöver flera medlemmar i ditt team närvarande för ett klientmöte. 

Lyckligtvis har Appointlet också en lösning för den här. Med sina teamplaneringsfunktioner kan du schemalägga möten med flera medlemmar och ange värden också. Värd kommer att få administrativa rättigheter i den integrerade konferensappen du använder och resten av teamet kommer att bjudas in som deltagare.

Hur man schemalägger fjärrgruppsmöten

Gruppmässiga möten är kanske inte en bra idé om det måste finnas konstant kommunikation fram och tillbaka mellan deltagarna. Du vill inte gå igenom tortyren med att få 50 personer att stänga av sina mikrofoner när alla vill hoppa in och prata samtidigt. Dessutom, i avsaknad av tydligt kroppsspråk, skulle denna kommunikation bli ännu mer förstörd. Gör dig själv en tjänst och håll sådana möten ansikte mot ansikte.

Men om syftet helt enkelt är att presentera något eller genomföra ett träningspass kan virtuella teammöten vara det perfekta valet. Förutom den uppenbara kostnadsbesparingen du får genom att inte behöva ordna ett stort konferensrum, är schemaläggningsprocessen mycket bekvämare.

Allt du behöver göra är att skapa en gruppmötetyp i Appointlet och ställa in schemaläggningsreglerna som du vill. Du kan ange det maximala antalet deltagare som får delta i mötet vid en viss tidpunkt för att undvika överbeläggning av det virtuella utrymmet. 

För virtuella möten måste du integrera Appointlet med en valfri videokonferensprogramvara. Du kan välja denna programvara på mötesplatsen och sedan fortsätta med samma sak.

FAQ

Om du är ny på virtuella möten och schemaläggning kan det ha varit lite för mycket att hantera. Om du inte kunde förstå någonting i något steg kan dessa vanliga frågor hjälpa dig. 

Hur kan du ha möten med ett avlägset team?

Fjärrteam kan ha virtuella möten som kan genomföras via ett online videosamtalsprogram som Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, etc. Du kan schemalägga möten med flera teammedlemmar genom en schemaläggningsapp som Appointlet och sedan fortsätta ha sessionen igenom någon av de tidigare nämnda apparna.

Vilken är den bästa webbkonferensappen för onlinemöten?

Det finns många webbkonferensappar som används av ledande företag över hela världen. De bästa inkluderar Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype, Slack, GoToMeeting, ClickMeeting, Cisco Webex och ezTalks Meetings.

Hur konfigurerar jag deltagarpåminnelser för ett schemalagt fjärrmöte?

Deltagarpåminnelser har visat sig vara till stor hjälp för att minimera uteblivenhet och förbättra mötesdeltagandet. Schemaläggningsverktyg som Appointlet låter dig skicka automatiska påminnelser för schemalagda möten. Dessa påminnelser kan skickas via e -post, SMS eller andra former av meddelanden. 

Hur är jag värd för fjärrmöten internationellt?

Internationella fjärrmöten kan enkelt schemaläggas via schemaläggningsappar online som Appointlet. Med Appointlet kan du enkelt ställa in möten i olika tidszoner. Mötetiden översätts automatiskt enligt den lokala tidszonen både för mötesdeltagare och värd.

Hur ska jag vara värd för affärsmöten på distans?

Du kan hålla affärsmöten på distans genom konferenssamtal. Virtuella möten är lättare att planera och utföra eftersom det mesta av det manuella arbetet är automatiserat med programvara. Du kan använda schemaläggningsverktyg som Appointlet för att ställa in mötet och ett videokonferensverktyg som Zoom för att genomföra mötet.

Var håller distansarbetare vanligtvis sina möten?

Fjärrarbetare håller normalt möten via schemaläggnings- och konferensappar online. Schemaläggningsappar online gör det lätt att samordna team och möten ställs in med minimal ansträngning. När de väl är konfigurerade kan de genomföras på ett virtuellt konferensprogram som Zoom eller Google Meet.

Hur minskar jag stressen på distansmöten?

Distansarbete och möten kan vara stressande men du kan minska stressen genom att tillåta deltagarna så mycket flexibilitet som du kan. Ha kortare möten med tydliga agendaposter och försök att hålla buffertarna mellan dem för att hålla dem uppmärksamma. Använd också så många samarbetsverktyg och funktioner (skärmdelning, whiteboards, google docs, etc.) som du kan för att göra saker ännu enklare.

Vilken är den bästa tiden på dagen för att genomföra distansmöten?

Modern forskning tyder på att den bästa tiden att genomföra fjärrmöten är i mitten av tre dagar i veckan, runt 2 till 2:30. Anledningen bakom detta är att den här tiden varken är för tidigt eller för sent, och det har redan gått en dag eller två sedan veckan började. Arbetslag har fräschats upp och är redo att ha möten för att sätta nya mål.

Hemligheten med att ha produktiva fjärrmöten: ju kortare desto bättre.

Fjärrmöten på Zoom

Du kan använda all teknik i världen och fortfarande inte ha möten som är tillräckligt produktiva. I slutet av dagen har du fortfarande att göra med människor och om de inte hittar något värde i dina möten kommer de inte att dyka upp. 

Nyckeln till effektiva distansmöten är att begränsa mötestiden och ha en tydlig agenda. Förkortning av tiden kommer att få maximal uppmärksamhet från ditt team och som ett resultat kommer de att bli mer produktiva.

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell arbetar på Appointlet som produktmarknadsföringschef och kundförespråkare. Han har hjälpt tusentals kunder att förbättra sitt arbetsflöde för schemaläggning online. Utanför arbetet är han musikteoretisk instruktör och grundare av en musikprogramvaruföretag.

Att göra schemat enkelt för dig och dina deltagare.