Önskad hjälp: Hur man hanterar en kandidats intervjuförfrågan

Hur man skickar en intervjuförfrågan till en kandidat

När kandidaterna först söker ett jobb och går in i anställningspoolen granskar cheferna ansökningar och bestämmer vem de vill träffa. Denna process kan pågå i dagar, veckor eller månader. Under den tiden kontaktas kandidater som verkar kvalificerade vanligtvis med en intervjubegäran. 

Första intrycket är allt. Det är viktigt att underlätta en tydlig, organiserad anställningsprocess för dina framtidsutsikter. Detta uppmuntrar till en positiv, friktionslös upplevelse för dem och kan förbättra deras chanser att prestera bra under din intervju.

För att hjälpa dig förbereda har vi sammanställt några mallar och vägledande principer för dig i den här artikeln. Dessa kommer att ge dig allt du behöver. Du lär dig att skicka en intervjuförfrågan, så det sticker ut från vanliga mejl som de får varje dag. 

Grunderna i en intervjuförfrågan

Låt oss börja med grunderna i en intervjuförfrågan. När du formulerar ditt budskap till kandidaten finns det några grundläggande kvalifikationer som du bör uppfylla. Vi kommer att gå in på vart och ett av dessa steg mer i detalj inom kort. Här är en snabb översikt:

  • Skriv en lockande e-post ämnesrad för kandidaten
  • Upprätta en vänlig och välkomnande ton
  • Grattis dem till valet för att gå vidare i din intervjuprocess
  • Ge detaljer om vad som är nästa för kandidaten och ställ förväntningar på intervjun
  • Klargör alla viktiga detaljer om hur ditt företag fungerar i allmänhet
  • Dela en schemaläggningslänk för att automatisera kandidatens intervjuregistrering

Det är viktigt för kandidater att känna att de genomgår en professionell, genomtänkt rekryteringsprocess som leder dem till framgång. Att skapa en solid mall kan hjälpa dig att undvika stavfel och vara konsekvent. När du leder med en vänlig ton, ställer framtida förväntningar och tillhandahåller en schemaläggningslänk känner kandidaterna att de har en tydlig väg framåt.  

Upprätta en vänlig och välkomnande ton

När du börjar skriva en mall för intervjubegäran är det viktigt att ha vänlighet i åtanke. Arbetssökningen kan kännas skrämmande för sökande. Så vänd den känslan på huvudet och skriv ett mejl som känns varmt och välkomnande. 

Rekryterare och anställningschefer förmedlar relationen mellan företag och framtida anställda. Som medlare mellan de två parterna är ditt jobb att underlätta nya relationer och minimera friktion under den anställningsprocessen. Det är därför det är så viktigt att engagera sig för en vänlig ton i dessa e -postmallar. När sökanden känner sig vårdad av dig är det mer troligt att de dyker upp med sin bästa fot framåt.

Var inte rädd för att göra ditt budskap ljusare med en emoji eller en uttryckssymbol. Håll det professionellt, förstås, men kom alltid ihåg att ett optimistiskt budskap tar fram det bästa hos människor. 

Grattis dem i din e -postinbjudan

En varm hälsning i början av ditt mejl är alltid lämpligt. Om du kan följa upp den hälsningen med några uppmuntrande ord, är det ännu bättre. Vi rekommenderar att du lägger till en till två meningar i början av din e -postmall som gratulerar dem till att gå vidare genom anställningsprocessen.

Om du verkligen vill excitera kandidaten, inkludera ett kort uttalande om varför du tror att de skulle passa bra för den potentiella arbetsgivaren. Denna teknik liknar vad en potentiell kunde göra i sitt personliga brev för att låta arbetsgivaren veta att de undersökte sitt företag i förväg. Genom att lyfta fram sökandens starka drag i förhållande till arbetsbeskrivningen kommer du att bygga upp deras förtroende för deras förmåga att få en anställningsintervju. Detta förbättrar oddsen för att de kommer att vidta åtgärder och schemalägga en intervju med dig. 

Ge ytterligare information om jobbansökan

När du väl har värmt upp arbetssökande med några uppmuntrande ord är det dags att ge dem ytterligare information om intervjuernas schemaläggningsprocess. Du vill se till att företagets policy och rutiner är tydligt beskrivna. Så till exempel, om det finns krav som inte har kommunicerats ännu, skulle detta vara rätt ställe att lägga till dem. 

Här är några exempel på ytterligare information som de kan behöva veta: 

  • Upprepa företagets namn, befattningstitel och arbetsbeskrivning
  • Förväntningar från kandidaten om arbetsgivaren lämnar ett anställningserbjudande
  • Valfritt att inkludera några frågor före intervjun 
  • Blir detta en webbkonferens eller telefonintervju?
  • Om det är ett telefonsamtal, kommer du att ge ett telefonnummer eller samla in deras?

Dela en intervjuschemaläggningslänk

Nu kommer det ögonblick i din intervjuförfrågan där du verkligen kan glädja kandidaten (och spara dig mycket tid som anställningsansvarig eller rekryterare). Med en länk för schemaläggning av intervjuer kommer du att kunna göra en enkel uppmaning till handling som "klicka här för att boka en tid för din intervju". Allt du behöver göra är att markera den ankartexten och bifoga en länk till en dedikerad schemaläggningssida.

Några av er kanske inte känner till schemaläggningslänkar och hur de fungerar, så låt oss ta en stund att granska konceptet. 

När du skickar en schemaläggningslänk till kandidater kan de välja ett datum och en tid som fungerar för dem. Schemaläggningssidor inkluderar ett intagningsformulär så att du kan samla in ytterligare information från dem efter behov. Till exempel, istället för att fråga efter deras telefonnummer, kan telefonsamtalsschemaläggningssidan samla in dessa uppgifter under intagsformulärsteget. På det sättet du säkra den kritiska informationen och koppla den till deras bokningsdata. När det är dags att träffa dem finns all kandidatinformation på ett ställe för din anställningschef att granska. 

Här är bara några förmåner du kan förvänta dig av att skapa en schemaläggningsverktyg online.

  • Låt kandidaten välja ett intervjudatum och intervjutid som fungerar för ditt team
  • Förhindra schemaläggningskonflikter 
  • Automatisera e -postaviseringar som e -postbekräftelsemeddelandet 
  • Cirkulera kandidatintervjuer över en personalpool
  • Undvik att gå fram och tillbaka via e -postsvar och röstmeddelanden som försöker hitta en bra tid 

Alternativt kan du alltid föreslå ett datum och några gånger som kan fungera. Men det finns risken att de befinner sig i en annan tidszon och kan bli förvirrade. Om de håller med om tiden måste du hoppas att de markerar sin kalender och glöm inte att visa. Subtila felkommunikationer som det är just därför vi rekommenderar att automatisera processen.

Vi har sammanställt specifika instruktioner om hur du skapar och delar schemaläggningslänkar med dina kandidater. Du kan använda Appointlets kostnadsfria plan för att optimera anställningen och intervjuprocesser utan kostnad för ditt företag.

Exempel på e -postmall för en intervjuförfrågan

Nu när vi har granskat de grundläggande elementen att tänka på när du skriver din intervjuförfrågan e -post, här är ett exempel på e -post som en rekryterare kan skriva. Du kan ta upp dem med deras fullständiga namn eller med en formell hälsning. Vi har följt riktlinjerna i den här artikeln för att ansluta begreppen till något mer konkret. 

Bästa Jackson, tack så mycket för att du hörde av dig till oss på LinkedIn den här veckan. Vi fick din ansökan om tjänsten på och vill gärna diskutera denna möjlighet med dig ytterligare. 

Baserat på ditt CV ser det ut som om du redan har några års erfarenhet av att arbeta i denna egenskap. Det är verkligen fantastiskt att se. Om du är tillgänglig för att träffas nästa vecka för att diskutera tjänsten i detalj, skulle vi gärna ställa in en tid med dig!

Vi träffas vanligtvis antingen via telefon eller webbkonferens, baserat på dina önskemål. Den första intervjun kommer att ta cirka 30 minuter och ger oss en chans att lära känna varandra. Om det går bra kommer du att gå vidare genom en teknisk och teamintervjufas också. 

vill fylla den här tjänsten inom 60 dagar, så om du bestämmer dig för att fortsätta med denna process ber vi dig att vara tillgänglig inom den tidsramen.  

För telefonsamtal samlar vi in ​​ditt nummer på intagsformuläret. Om du bokar ett Skype- eller Zoom -samtal med oss, räkna med att hitta en länk till "delta i mötet" i din e -postbekräftelse. Om det låter bra kan du gå vidare och boka tid hos oss här.

Vi ser fram emot att prata med dig snart!

Med vänliga hälsningar, 

<anställande chef / rekryterare namn>

Schemaläggning av uppföljningar efter den första intervjuförfrågan

När du har skickat ut den första intervjuförfrågan kan du förvänta dig att kandidater börjar registrera tider för att träffas. Att underlätta intervjuer är en annan färdighet som går utöver omfattningen av denna artikel. Som rekryterare eller anställningsansvarig bör du redan utbildas i bästa praxis för själva intervjuerna. Men vi kanske kan hjälpa dig här med några sista tankar om hur du följer upp kandidater efter den första intervjun. 

Eftersom du redan har en automatisk schemaläggningslösning på plats rekommenderar vi att du skapar särskilda schemaläggningssidor för varje steg i intervjuprocessen. Om du till exempel har en andra teknisk intervjufas kan det vara bra att skapa en separat mötestypsmall för det. Plats, varaktighet och mötesvärdar kan ändras. Så att ha separata länkar är ett bra sätt att behålla en känsla av kontinuitet genom hela processen för onboarding av mänskliga resurser.

När det är dags att göra ett jobberbjudande kan du skapa en utsedd möteslänk för den konversationen också. Det ögonblicket kommer att representera slutförandet av deras första stora fas i anställd ombord

Det finns andra saker du kan göra, utöver de första intervjuerna, för att fortsätta bygga relationer och bygga upp förtroendet hos dina nyanställda. Till exempel kommer vissa företag att lägga upp meddelanden om nyanställningar på sina konton i sociala medier. Om din webbplats har en Teams-sida kan du samla en kort byline om den nya medarbetaren och lägga upp ett foto på dem. 

Genom att gå en extra mil för att få dina anställda att känna sig hemma under de tidigaste stadierna av deras ansökningsprocess sätter du tonen för långsiktig framgång.  

 

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell arbetar på Appointlet som produktmarknadsföringschef och kundförespråkare. Han har hjälpt tusentals kunder att förbättra sitt arbetsflöde för schemaläggning online. Utanför arbetet är han musikteoretisk instruktör och grundare av en musikprogramvaruföretag.

Det #1 onlineverktyget för att schemalägga möten