Sätt en agenda: 7 tips för den perfekta mötesagendan

Ut ur 55 miljoner dagliga möten uppnådde endast hälften sina mål. Med endast 20 % av utbildade mötesledare finns det ett ökande ansvarsgap i möten där de flesta organisationer inte bedömer effekten av sina möten.

Även om en mötesagenda anger mötets riktning, finns det fortfarande mer att göra på ledarskaps- och mötesledningssidan för ett effektivt teammöte – det största är förberedelser. 

Det här inlägget kommer att visa dig ovärderliga tips för att sätta en agenda med exempel på mötesagendan. Fortsätt läsa för att lära dig hur företag säkerställer att deras möten är produktiva, mycket fokuserade och inom den angivna tidsgränsen.

Värdet av att sätta en agenda

Agendasättning innebär att fastställa eller ange ett mötes syfte, diskussionspunkter, längd, förväntat resultat och den person som är ansvarig för diskussionspunkterna. Att förbereda sig för ett styrelsemöte ger deltagarna en överblick över mötets mål och åtgärdspunkter på hög nivå.

En professionell förbereder och planerar för ett möte genom att sätta mötets agenda. Teammötesagendan visar deltagarna agendaämnena, förväntat resultat och tidsram, så att alla kan förbereda sina diskussionspunkter i förväg och hålla sig till diskussionsämnet.

I själva verket, 64% av mötesdeltagarna tror att det bästa sättet att få dem entusiastiska över ett möte är att planera det väl. Men samma forskning fann att den yngre generationen föredrar en gratis lunch.

Vad ska du ha med?

Här är viktiga saker som alltid bör finnas på din mötesdagordning:

• Syfte
• Lista över ämnen och deras tidsluckor 
• Diskussionsledare
• Plats/plattform

Du kan också inkludera processen för att ta itu med diskussionspunkterna genom att dela upp den tilldelade tiden i kortare tidssegment. Till exempel när vi diskuterar ”hur maximerar vi vår topp försäljningsstrategi?” du kan skriva ner en process som:

• Lista möjligheter – 5 min
• Analysera möjligheterna värda att investera – 10 min
• Lista utmaningar – 5 min
• Föreslå lösningar – 5 min

Sammantaget kommer dina agendapunkter att bero på vilken typ av möte du kommer att ha.

Sju tips en effektiv mötesagenda

1. Ta upp ett enda relevant ämne 

Ett mycket fokuserat möte tar upp en specifik fråga. Du vill undvika att sätta ett möte som tar upp två olika ämnen, som att öka försäljningen och optimera marknadsföringsstrategier inom samma möte. 

Har dessa möten separerats för att vara mer fokuserade och meningsfulla för de relevanta teamen som är involverade i varje mål? 

Låt dessutom gruppmedlemmarna välja om de vill delta i mötet eller inte. De kan välja att inte delta bara för att de inte har något att tillägga till mötet eller för att deras schema är fullt.

By delar din möteslänk genom Appointlet kan du undvika besväret med att bjuda in en gruppmedlem som inte kommer att vara tillgänglig för ditt möte. Appointlet kontrollerar automatiskt ditt teams scheman för att hitta en lämplig tidpunkt för mötet.

Utöver det skyddar den manuella godkännandefunktionen dig och ditt teams kalender från oönskade möten med personer som inte är kvalificerade. 

Att ha ett fokuserat möte med endast deltagare som kommer att vara involverade i beslutsprocessen löser följande utmaningar i ett möte:

• Teammedlemmar som gör flera saker i ett möte eftersom diskussionsfrågor inte påverkar dem. Dessa medlemmar kommer att ha det bättre att sköta andra meningsfulla uppgifter.
• Går utanför ämnet eftersom agendan täcker ett brett syfte. Resultatet är överdrivet tidsslöseri och ett improduktivt möte. Så överväg att integrera en app för arbetstimer som kan spåra hur lång tid man tar på sig en uppgift samt möten.

En undersökning av 182 högre chefer fann det 71% ansåg att deras möten var improduktiva. Och 65 % sa att de kunde ha varit bättre av att göra sina egna uppgifter.

Låter bekant?

Alla inbjudna till mötet bör ha en diskussionspunkt och möjliga åtgärdspunkter (dvs. lösningar). Mötet skulle handla om att dessa deltagare skulle utvärdera sina poänger, och handlingspunkter, snarare än att göra forskning från grunden.

Det konceptet driver oss till nästa viktiga aspekt av den perfekta mötesagendan.

2. Låt teamet komma med diskussionspunkterna

Istället för att välja agendapunkter från ditt perspektiv, låt teamet utveckla saker som de tycker är viktiga och värda att diskutera. Detta gör att medlemmarna kan skapa mötesflödet och känna mer ägarskap över sina roller. Som mötesledare är din uppgift att fastställa mötets syfte och underlätta mötet.

Ett effektivt sätt att utveckla agendapunkterna skulle vara att dela ett samarbetsdokument som Google Docs eller Microsoft OneNote. Alla ska kunna redigera, granska och lämna kommentarer. Alternativt kan du skapa ett PDF-dokument med kapacitet att konvertera PDF till ett Word-dokument så att de kan göra vilka ändringar de vill. När du mailar teamet att du kommer att ha ett möte om en vecka och dess syfte kommer du att inkludera länken till dokumentet i e-postmeddelandet. 

Men vad kommer du att ta med i samarbetsdokumentet och hur vägleder du teammedlemmarnas förslag?

Låt oss titta på det i följande avsnitt.

3. Använd 4×4-metoden för att strukturera diskussionsämnena

Fyra-av-fyra-metoden är ett ramverk för att vägleda mötets syfte. 

Så här ser det ut:

• Fyra saker som teamet åstadkommit sedan förra mötet
• De utmaningar eller blockerare som teamet ställdes inför när de slutförde uppgifterna
• Fyra saker som teamet kunde åstadkomma inför nästa möte
• Eventuella potentiella blockerare för dessa framtida uppgifter

Uppföljning av resultatet från det senaste mötet håller teamet ansvarigt för de uppgifter som de tar upp från ett möte. Annars skulle de känna att ingenting förändras efter mötena eller att de är slöseri med tid.

Jag ska sätta detta i ett praktiskt exempel: säg att du har en e-handelsbutik på Shopify där du sälja produkter online och vill öka försäljning med 100,000 100,00 USD. Så syftet med mötet är att bestämma hur man kan öka försäljningen med $70,000. Men du hade förmodligen ett försäljningsmål på XNUMX XNUMX $ vid det senaste mötet.

Genom att tillämpa 4×4-ramverket har vi följande:

1. Fyra saker som teamet åstadkommit sedan förra mötet
   1. Merförsäljning till 1,000 30,000 kunder, vilket resulterade i XNUMX XNUMX $ försäljning
   2. Korsförsäljning till 600 kunder, vilket resulterade i 20,000 XNUMX $ försäljning
   3. Omriktade 5,000 1,000 webbplatsbesökare, vilket resulterade i XNUMX XNUMX $ försäljning
   4. Utskickad kundnöjdhetsundersökningar
2. De utmaningar eller blockerare som teamet ställdes inför när de slutförde uppgifterna
   1. 30 % svarsfrekvens från kundnöjdhet enkäter
   2. Över 4,000 XNUMX återinriktade webbplatsbesökare konverterade inte osv.
3. Fyra saker som teamet skulle kunna åstadkomma innan nästa möte (dvs efter mötet du planerar). Här är där du lägger upp målen du kommer att diskutera under mötet.
   1. Merförsäljning till 2,000 60,000 kunder för att få $XNUMX XNUMX försäljning
   2. Korsförsäljning till 1,200 40,000 för att få XNUMX XNUMX $ försäljning
   3. Retarget 10,000 2,000 webbplatsbesökare för att få $XNUMX XNUMX försäljning
   4. Upprätta en e-postmarknadsföringsstrategiy strömlinjeformad med marknadsföringsverktyg för Shopify
   5. Optimera butiken för att få mer försäljning organiskt med hjälp av Shopify appar för hastighetsoptimering.
4. Eventuella potentiella blockerare för dessa framtida uppgifter
   1. Saknar expertis i e-postominriktningskampanjer
   2. En begränsad kunddatabas.

Du kan skriva ner de fyra tidigare prestationerna och de fyra målen i ditt delade dokument. Låt sedan teamet fylla i utmaningarna och möjliga åtgärdspunkter.

Detta leder mig till hur du bör strukturera dessa frågor i din agenda.

4. Designa specifika och utmanande frågor

A studera på ett företags veckomöten fann att teamen ansåg att vaga agendor gjorde att mötena slösade tid. Vaga agendor är saker som "veckovisa marknadsavdelningsmöten" där mötet kan leda till hundra olika diskussioner, utan tydligt resultat.

Jämför det med en agenda som "hur kan vi öka konverteringsfrekvensen för vår SMS-kampanj med 30 %?"

En tydlig agenda specificerar diskussionspunkterna och tipsar om det förväntade resultatet. Här är fler exempel på specifika och utmanande frågor/ämnen:

• Hur kan vi få $2,000 10,000 från att rikta in oss på XNUMX XNUMX webbplatsbesökare?
• Hur kan vi sälja 60,000 2,000 USD från merförsäljning till XNUMX XNUMX kunder?
• Vad länkbyggande strategier kan vi implementera för att öka vår webbplats domänbehörighet?
• Vad kan vi göra för att förbättra vår nöjdhetsundersökning med 50 %?

5. Avsätt tillräckligt med tid för varje punkt på dagordningen

När du tilldelar tid för varje punkt på dagordningen, lita på hur mycket tid du vanligtvis spenderar på tidigare möten och överväg antalet föredragshållare för varje punkt. Begränsa sedan varje punkt på agendan till den minsta tid som krävs för att behandla den. Du kan tycka att paus mellan diskussionsämnen är till hjälp eftersom människor naturligtvis behöver pauser. 

Viktigast av allt, låt mötets ägare driva mötet. Helst kommer varje medlem att diskutera sin diskussionspunkt. Kom ihåg att prioritera de mest kritiska punkterna på agendan eftersom vissa medlemmar kan lämna halvvägs in i mötet. Du kan organisera och avsätta tid för mötesämnena från viktigast till minst betydelsefull – eller experimentera genom att börja med de snabbaste och enklaste agendapunkterna.

6. Ha en "parkeringsplats"-sektion på din agenda 

En parkeringsplats är en sektion där du spelar in alla ämnen som inte är aktuella som en gruppmedlem tar upp. Du bör ha detta utrymme i samarbetsdokumentet (t.ex. Google Dokument). Mötesinbjudna kan granska dessa objekt, lämna kommentarer och till och med lösa några av dem före mötet.

Att ignorera parkeringen liknar att försumma mötespauser. Det här är naturliga saker som kommer att hända även om du inte schemalägger dem. När du har din agenda med alla sektioner som diskuterats, är det dags för det sista stadiet för fastställande av agendan.

7. Dela agendan i förväg och inkludera förväntade resultat

Du bör alltid dela den slutliga agendan med teamet 48 timmar i förväg. Dagordningen bör innehålla diskussionsämnen, föredragshållare, tidsluckor och "parkeringspunkter". 

Assaf Cohen, som driver spelbolaget Solitaire Bliss, inkluderar obligatorisk läsning som en del av hans mötesdagordning. "Vi vill att vårt team är förberett och kunnigt att gå in i våra möten. Vi inkluderar ofta ett memo eller en översikt i agendan så att vårt team kan komma igång och bidra mer till våra möten.”

Tillåt de inbjudna att lägga till på dagordningen om det verkar lämpligt. Granska sedan ändringarna och dela den färdiga kopian 24 timmar i förväg för att alla ska vara på samma sida. Du är nu redo att ha mötet! Kom ihåg att ställa in en påminnelse för att varna teammedlemmarna om mötet och ställ in programvara för mötesprotokoll i förväg för att spela in diskussioner så att du kan komma åt dem för framtida användning.

Avslutande tankar

När du sätter en agenda behöver du inte hela teamet – du behöver bara beslutsfattarna. Ha dessa tips i åtanke:

• Låt beslutsfattarna bestämma agendapunkterna och presentera dem under mötet.
• Utse en ledare som ska ansvara för tidshantering och se till att teamet når målet med mötet.
• Tilldela minsta mötestid, men ha utrymme för pauser.
• Designa specifika och utmanande diskussionsfrågor och be mötesdeltagarna att dela med sig av möjliga handlingspunkter.

Viktigast av allt, ha en feedbackprocess för vart och ett av dina möten. Följ upp de åtgärder som föreslås under mötet för att hålla medlemmarna ansvariga.

Slutligen, ta reda på hur Utnämning kan hjälpa till att effektivisera dina teammöten idag!