Hur man tar mötesanteckningar över kundens livscykel med exempel på CRM +

skriva anteckningar

Har du någonsin varit i ett möte utan anteckningsblock och antagit att du skulle komma ihåg alla detaljer, bara för att glömma någon viktig bit av information senare?

Kanske gjorde du bra anteckningar men tappade papperslappen. Det kan vara pinsamt att följa upp kunder och fråga samma sak två gånger.

Det är därför som verktyg för Customer Relationship Management har blivit så populära i den digitala eran.

Det är enklare än någonsin att hålla reda på kundhistorik och utöka deras konton över tid.

hur man gör mötesanteckningar

Ett lyckat möte börjar långt innan själva händelsen. Att planera förlovningen borde vara en bris. För att hålla fram och tillbaka e -postmeddelanden till ett minimum är det bäst att använda en schemaläggningsverktyg online.

Det kommer inte bara att påskynda processen, utan du kan använda anpassade formulärfält för att samla in den information du behöver och skicka den till din Valfri CRM-programvara

Vad är en CRM och hur fungerar den?

Om du upptäcker CRM för första gången, svettas inte. Du kan se dem som en digital rolodex. Varje gång du träffar någon kan du bifoga anteckningar till deras kundhistorik.

Att samla in denna information gör det lättare för ditt team att fånga upp kontohistoriken och ge snabb och korrekt support. Även om du är en ensamentreprenör, kommer ett sådant här verktyg att hjälpa dig när du utökar din kundbas.

Så hur ser en CRM ut och hur ansluter den till Appointlet? Det beror på vilken app du väljer och vilken typ av funktioner du behöver.

I den här artikeln kommer vi att granska två gratis CRM-lösningar (Hubspot och zenkit) som är kompatibla med Zapiers gratisplan, så att du kan börja experimentera direkt utan extra kostnad.

Stödja kunder under hela livscykeln

svänghjul
Hubspots svänghjul - En modell av kundens livscykel

Bilden ovan, kallad a svänghjul, skildrar en kunds resa genom ditt varumärke. För att läsa grafiken, börja längst upp och flytta medurs. Du kan se att när människor attraheras av ditt företag läser de ditt marknadsföringsmaterial och börjar engagera sig.

Din försäljning och kundtjänst agenter arbetar med kunden för att se till att de är det förtjust med sin erfarenhet. Längst upp till vänster på svänghjulet ser vi de nöjda kunderna hänvisa främlingar till ditt företag. På detta sätt är svänghjulet en modell för långsiktig, hållbar tillväxt.

Med din schemaläggningsapp online kan du skapa anpassade mötestyper som är inriktade på tillväxtens olika faser. Till exempel kan du erbjuda en gratis säljdemo till nyanlända.

Senare i deras livscykel är en konsultation eller ett supportsamtal valfritt. Varje möte du schemalägger kan ge kunden en ny uppsättning formulärfält, för att lära sig mer om dem och deras behov. All denna bokningsdata kan läggas till i ditt CRM:s kundregister.

CRM Exempel #1: Hubspots kontaktlista

Hubspot är en av de mest populära gratis CRM:erna på marknaden. De har en bred uppsättning funktioner, vilket kan vara lite skrämmande i början, men värdefullt på lång sikt om ditt företag behöver en pålitlig, skalbar lösning.

Om du precis har börjat och vill ha ett instegsalternativ rekommenderar vi att du bläddrar förbi det här avsnittet och provar Zenkit först.

För att komma igång med Hubspot behöver du följande konfiguration:

  1. Ställ in en Utnämning bokningssida
  2. Registrera dig gratis Zapier och Hubspot konto
  3. Konfigurera Zapier till skicka dina bokningsdata till Hubspots kontaktlista
hur man gör mötesanteckningar
Anslut ditt Zapier -konto till Hubspot

Varje gång en bokning kommer via Appointlet kommer Zapier att lyssna och utvärdera deltagarens uppgifter. Om det inte finns något kundregister skapas ett nytt.

Annars kommer kontaktens uppgifter att uppdateras med hjälp av formulärets svarsdata. Du kan se ett exempel på Hubspots kontaktlista här:

hubspot -kontakter

CRM Exempel #2: Zenkit-kontakter och att-göra-listor

Vi rekommenderar zenkit som ett alternativ till Hubspot. Deras gränssnitt är rent och lätt att navigera, vilket gör det mer lättillgängligt för nya användare. Som du kan se på skärmdumpen nedan är deras kontaktlista ordnad i en vertikal lista.

Närhelst bokningar kommer igenom och Zapier genererar en ny kontakt, kan du lägga till information som mötesanteckningar och ett foto för att göra kontakterna lättare att känna igen med ett ögonkast.

Zenkit kontaktlista
Skärmdump av Zenkits CRM för att organisera din kontaktlista

Vi älskar hur Zenkit innehåller en bred uppsättning funktioner för företag att använda tillsammans med deras CRM. Du kan till exempel be Zapier att skicka din bokningsdata till en av Zenkits att göra-listor.

Dra-och-släpp kanban styrelse design gör att ditt team kan spåra möten vid sidan av sina andra uppgifter.

När bokningar äger rum och slutförs kan du göra anteckningar och föra fram korten längs din bräda tills de nått ett färdigt tillstånd.

fånga mötesanteckningar i en crm

Vill du ha fullständiga instruktioner för hela Zapier / Zenkit CRM -konfigurationen?

Du kan besöka https://zapier.com/apps/appointlet/integrations/zenkit för att komma åt vår delade integrationssida. Om du inte redan har Appointlet- och Zenkit -konton måste du börja med dessa steg:

  1. Ställ in en Utnämning bokningssida
  2. Registrera dig gratis Zapier och zenkit konto
  3. Skapa en ny samling i Zenkit för din kontaktlista
  4. Ställ in en utlösare för "Planerad deltagare" -utlösare
  5. Ställ in en Zenkit "Skapa objekt" -åtgärd för att hitta din lista
  6. Dra in de datafält som du behöver från din mötesbokning
  7. Du kan se i exemplet nedan att vi hämtar in data som deltagarnamn, e -postadress och mötets start- och sluttider.
hur man gör mötesanteckningar

När du har testat din trigger och åtgärd för att bekräfta att de fungerar, fortsätt och slå på Zap. För att testa att integrationen fungerar kan du gå in på ditt Appointlet-konto och skapa en testbokning.

Det bör ta mindre än en minut för den nya kontaktlistan att dyka upp. Om du har problem med att konfigurera din Zap, erbjuder de ett supportteam för att svara på specifika konfigurationsfrågor.

Få tillgång till dina bokningsdata från Appointlet

Appointlet har redan några kraftfulla verktyg för att granska dina bokningsdata. Om du letar efter förbättrad kunddatasynlighet är det en bra idé att börja med att förstå vad som finns tillgängligt i ditt schemaläggningsverktyg. Om du inte redan har ett Appointlet -konto kan du registrera dig gratis för att prova det idag.

När du delar en länk till din bokningssida får klienten en rad gånger att välja mellan, vilket representerar lagets schemalagda tillgänglighet. För att slutföra bokningen kommer de att fylla i formulärfält som du presenterar för dem, som visas i det enkla exemplet för intagsformulär nedan:

hur man gör mötesanteckningar
Demo av en bokningssida för Appointlet

Varje gång någon bokar med dig registreras deras formulärdata på din bokningspanel. Det här användargränssnittet är lätt att bläddra igenom och navigera, så att du kan titta på alla tidigare eller framtida bokningar.

Om du vill granska en begränsad uppsättning bokningar kan du ändra datumintervallet och använda sökfilter. Om du föredrar att titta på denna information i ett kalkylblad erbjuder vi även CSV-dataexport.

hur man gör mötesanteckningar
En vy i appen över bokningsinformationen

Oavsett om du stannar kvar med Appointlets inbyggda bokningspanel eller introducerar ett CRM, är slutmålet detsamma; du vill ha förbättrad synlighet av kunddata. När din kundvolym växer är det viktigt att spåra enskilda personer och deras resa med företaget.

Genom att övervaka deras kontouppgifter och ställa in automatisering kan du erbjuda proaktiv support vid precis rätt ögonblick. Riktade mötestyper för de olika svänghjulsfaserna kommer att vara det bästa sättet att säkerställa framgångsrika möten för alla.

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell arbetar på Appointlet som produktmarknadsföringschef och kundförespråkare. Han har hjälpt tusentals kunder att förbättra sitt arbetsflöde för schemaläggning online. Utanför arbetet är han musikteoretisk instruktör och grundare av en musikprogramvaruföretag.

Det #1 onlineverktyget för att schemalägga möten