Har du någonsin varit i ett möte utan anteckningsblock och antagit att du skulle komma ihåg alla detaljer, bara för att glömma någon viktig bit av information senare?
Kanske gjorde du bra anteckningar men tappade papperslappen. Det kan vara pinsamt att följa upp kunder och fråga samma sak två gånger.
Det är därför verktyg för kundrelationshantering (CRM) har blivit så populära i den digitala eran. En AI-assistent kan hjälpa till genom att transkribera möten, markera viktiga diskussioner och hantera åtgärdspunkter, vilket säkerställer att du aldrig missar viktiga detaljer om vad som händer under mötet.
Det är enklare än någonsin att hålla reda på kundhistorik och utöka deras konton över tid.
Ett lyckat möte börjar långt innan själva händelsen. Att planera förlovningen borde vara en bris. För att hålla fram och tillbaka e -postmeddelanden till ett minimum är det bäst att använda en schemaläggningsverktyg online
Det kommer inte bara att påskynda processen, utan du kan använda anpassade formulärfält för att samla in den information du behöver och skicka den till din Valfri CRM-programvara
Introduktion till mötesanteckningar
Mötesanteckningar är en viktig aspekt av teammöten, eftersom de hjälper till att fånga viktiga detaljer och åtgärdspunkter som diskuteras under samtalet. Med hjälp av en AI-driven mötesanteckningsfunktion kan team nu automatiskt spela in och transkribera möten, vilket säkerställer att alla viktiga detaljer fångas och är lättillgängliga.
Den här tekniken har revolutionerat hur team genomför möten, vilket gör det enklare att hålla sig organiserad och fokuserad på den aktuella diskussionen. Genom att använda mötesanteckningar kan team förvandla möten till handlingsbara uppgifter och sammanfattningar, vilket gör att de får ut det mesta av sin mötestid.
Vad är ett CRM-system, och hur fungerar det?
Om du är upptäcka CRM för första gången, svettas inte. Du kan se dem som en digital rolodex. Varje gång du träffar någon kan du bifoga anteckningar till deras kundhistorik.
Att samla in denna information gör det lättare för ditt team att fånga upp kontohistoriken och ge snabb och korrekt support. Effektiv datahantering säkerställer att din kundinformation förblir organiserad, säker och lättillgänglig i hela organisationen, med alla möten inspelade för framtida referens.
Även om du är en ensamentreprenör, kommer ett sådant här verktyg att hjälpa dig när du växer din kundbas. Se bara till att vara försiktig under processen för att undvika att kompromettera den personliga informationen av kunder.
AI-mötesfunktioner kan förbättra CRM:s funktionalitet genom att tillhandahålla automatiserade sammanfattningar och insikter, vilket gör det enklare att hålla sig organiserad och informerad. Så, hur ser ett CRM ut, och hur ansluter det till Appointlet? Det beror på vilken app du väljer och vilka funktioner du behöver.
I den här artikeln kommer vi att granska två gratis CRM-lösningar (Hubspot och zenkit) som är kompatibla med Zapiers gratisplan, så att du kan börja experimentera direkt utan extra kostnad. Dessa är bara ett par exempel på CRM-verktyg som finns tillgängliga.
Fördelar med att använda ett CRM för möteshantering
Att använda ett CRM-system (Customer Relationship Management) för möteshantering kan ha en betydande inverkan på teamets effektivitet och säljprocessen. Genom att integrera mötesanteckningar och transkript med CRM-system kan team automatiskt logga kundsamtal, möten och diskussioner, och generera mötessammanfattningar, vilket säkerställer att all relevant data samlas in och är lättillgänglig.
Detta bidrar till att effektivisera försäljningsprocessen, vilket gör att team kan fokusera på övergripande uppgifter och avsluta fler affärer. Dessutom tillhandahåller CRM-system en enda plattform för att hantera mötesanteckningar, åtgärdspunkter och kundinteraktioner, vilket gör det enklare för team att hålla sig uppdaterade och samarbeta effektivt.
Tänk på ditt CRM-system som en plats för att lagra data relaterad till dina kunder och säljprocesser. Efter möten kan du importera CRM-mötesanteckningar och data relaterade till specifika kunder och säljåtgärder direkt till ditt CRM-system.
Verktyg för virtuella möten
Men först, låt oss prata om ett par verktyg för att förstärka dina virtuella möten och anteckningsföring.
AI-anteckningsskrivare
AI-anteckningsverktyg, som Fathom och Fireflies, erbjuder en rad verktyg för att förbättra virtuella möten, inklusive högkvalitativa tjänster för transkribering och inspelning av möten. Med Fireflies kan team till exempel automatiskt spela in och transkribera virtuella möten, vilket säkerställer att alla viktiga detaljer fångas.
Plattformen stöder integration med populära videokonferensverktyg som Microsoft Teams, Google Meet och Zoom, vilket gör det enkelt att transkribera möten och skapa detaljerade anteckningar.
Fireflies AI-mötesassistent kan också hjälpa team att hålla sig organiserade genom att automatiskt generera åtgärdspunkter och uppgiftstilldelningar från virtuella möten. Genom att använda Fireflies kan team effektivisera sitt arbetsflöde för virtuella möten, minska problemområden och öka teamets effektivitet. Detta säkerställer att alla viktiga detaljer fångas upp och är lättillgängliga, vilket gör att teamen kan fokusera på övergripande uppgifter och få ut det mesta av sin mötestid.
Zapier
Zapier är inte ett anteckningsverktyg i sig självt, utan det är limmet som kopplar samman dina virtuella möten med ditt CRM. Du kan använda det för att:
Logga automatiskt mötessammanfattningar eller transkript i ditt CRM
Skapa uppföljningsuppgifter baserat på mötesresultat
Uppdatera kontaktuppgifter när nya möten bokas eller slutförs
Exempel: När ett Zoom-möte är avslutat, använd Zapier för att automatiskt skicka transkriptet till ett Google-dokument och länka det till rätt kontakt eller affär i ditt CRM-system.
Zapier förvandlar engångsmanuella steg till repeterbara, osynliga automatiseringar – så att du kan fokusera på konversationen, inte på administratören.
Programvara för tidsbokning (som Appointlet)
Verktyg som Utnämning Låt leads eller kunder boka tid med ditt team direkt, så att inga e-postmeddelanden fram och tillbaka krävs. Utöver att bara boka tid hjälper de till med:
Automatiskt skapande av CRM-poster när ett möte bokas
Koppla mötesdata (datum, tid, typ) till kundernas tidslinjer
Utlösa förberedelser före mötet eller uppföljningar efter mötet
Det bästa? Verktyg som Appointlet integreras sömlöst med både CRM-system och kalenderplattformar, vilket innebär att allt förblir synkroniserat.
(Vill du förenkla din bokningsprocess? Prova Appointlet gratis.)
Videokonferensplattformar (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams)
Även om det är uppenbart är dessa centrala för virtuella möten. De flesta plattformar erbjuder nu inbyggd transkription, funktioner för live-anteckningar eller integrationer med antecknings- och CRM-verktyg.
Zooms smarta sammanfattningar kan automatiskt generera viktiga punkter
Google Meet integreras med verktyg som Fireflies eller tl;dv
Team kan synkronisera mötesresultat med Microsoft Dynamics eller Notion
Dessa plattformar handlar inte längre bara om att synas – de är en datakälla för allt som händer i dina möten.
Verktyg för mötessamarbete (Notion, Fellow eller Hypercontext)
Dessa verktyg hjälper team att förbereda, dokumentera och genomföra möten på ett mer strukturerat sätt. Ni kan:
Skapa gemensamma agendor
Tilldela uppföljningsuppgifter under samtalet
Synkronisera åtgärdspunkter tillbaka till ditt CRM- eller projektledningsverktyg
Om du ofta har återkommande interna eller kundvända samtal skapar dessa verktyg en mer standardiserad och samarbetsinriktad anteckningsprocess.
Stödja kunder under hela livscykeln
Hubspots svänghjul - En modell av kundens livscykel
Bilden ovan, kallad a svänghjul, skildrar en kunds resa genom ditt varumärke. För att läsa grafiken, börja längst upp och flytta medurs. Du kan se att när människor attraheras av ditt företag läser de ditt marknadsföringsmaterial och börjar engagera sig.
Säkerställa att alla kontaktpunkter återspeglar din företagets värderingar hjälper till att bygga förtroende och stärker kontakten med din publik. För att upprätthålla datasäkerhet under hela kundens livscykel, med tillförlitlig autentiseringsmetoder kan hjälpa till att skydda kundinformation i ditt CRM.
Din försäljning och kundtjänst agenter arbetar med kunden för att se till att de är det förtjust med sin erfarenhet och effektivt kontakta potentiella kunder för att konvertera dem till lojala kunder. Nära svänghjulets övre vänstra hörn ser vi de nöjda kunderna som hänvisar främlingar till ditt företag. På så sätt är svänghjulet en modell för långsiktig, hållbar tillväxt.
Organisationer kan dra stor nytta av att använda ett CRM-system för att hantera kundinteraktioner och data. Med din online-schemaläggningsapp, kan du skapa anpassade mötestyper som riktar sig mot de olika tillväxtfaserna. Du kan till exempel erbjuda en gratis säljdemonstration till nyanlända.
Senare i deras livscykel är ett konsultations- eller supportsamtal valfritt. Varje möte du schemalägger kan ge kunden en ny uppsättning formulärfält för att lära sig mer om dem och deras behov. All denna bokningsdata kan läggas till i ditt CRM:s kundregister. Du kan till exempel också få värdefull data om dina kunders förväntningar på ditt webbhotell.
Med hjälp av en operativsystembaserad server kan du komma åt och analysera viktig kunddata och bättre förstå deras behov.
CRM-exempel #1: Hubspots kontaktlista
Hubspot är en av de mest populära gratis CRM:erna på marknaden. De har en bred uppsättning funktioner, vilket kan vara lite skrämmande i början, men värdefullt på lång sikt om ditt företag behöver en pålitlig, skalbar lösning.
Om du precis har börjat och vill ha ett instegsalternativ rekommenderar vi att du bläddrar förbi det här avsnittet och provar Zenkit först.
För att komma igång med Hubspot behöver du följande konfiguration:
Ställ in en Utnämning bokningssida
Konfigurera Zapier till skicka dina bokningsdata till Hubspots kontaktlista
Hubspot möjliggör även videoinspelning av möten för att säkerställa att alla detaljer fångas, vilket underlättar anteckningar och ger enkel åtkomst till tidigare diskuterat innehåll.
Anslut ditt Zapier -konto till Hubspot
Varje gång en bokning kommer via Appointlet kommer Zapier att lyssna och utvärdera deltagarens uppgifter. Om det inte finns något kundregister skapas ett nytt.
Annars kommer kontaktens uppgifter att uppdateras med hjälp av formulärets svarsdata. Du kan se ett exempel på Hubspots kontaktlista här:
CRM Exempel #2: Zenkit-kontakter och att-göra-listor
Vi rekommenderar zenkit som ett alternativ till Hubspot. Deras gränssnitt är rent och lätt att navigera, vilket gör det mer lättillgängligt för nya användare. Som du kan se på skärmdumpen nedan är deras kontaktlista ordnad i en vertikal lista.
När bokningar kommer in och Zapier genererar en ny kontakt kan du lägga till information som mötesanteckningar, ett foto och videofiler för att göra kontakterna lättare att känna igen vid första anblicken.
Vi älskar hur Zenkit innehåller en bred funktionsuppsättning för företag att använda tillsammans med deras CRM. Du kan till exempel be Zapier att skicka din bokningsdata till en av Zenkits att-göra-listor. Detta kan vara användbart för att lära dig CRM-tips som de som förklaras i Small Business HQ guide, som kan vara lite skrämmande i början, men värdefull på lång sikt om ditt företag behöver en pålitlig, skalbar lösning.
Dra-och-släpp kanban styrelse Designen låter ditt team följa möten tillsammans med sina andra uppgifter. Zenkit förenklar processen att skapa uppgifter och hantera att-göra-listor, vilket förbättrar produktiviteten och organisationen under möten.
När bokningar äger rum och slutförs kan du göra anteckningar och föra fram korten längs din bräda tills de nått ett färdigt tillstånd.
Vill du ha fullständiga instruktioner för hela Zapier / Zenkit CRM -konfigurationen?
Du kan besöka https://zapier.com/apps/appointlet/integrations/zenkit för att komma åt vår delade integrationssida. Om du inte redan har Appointlet- och Zenkit -konton måste du börja med dessa steg:
Ställ in en Utnämning bokningssida
Skapa en ny samling i Zenkit för din kontaktlista
Ställ in en utlösare för "Planerad deltagare" -utlösare
Ställ in en Zenkit "Skapa objekt" -åtgärd för att hitta din lista
Dra in de datafält som du behöver från din mötesbokning
Du kan se i exemplet nedan att vi hämtar in data som deltagarnamn, e -postadress och mötets start- och sluttider.
När du har testat din trigger och åtgärd för att bekräfta att de fungerar, fortsätt och slå på Zap. För att testa att integrationen fungerar kan du gå in på ditt Appointlet-konto och skapa en testbokning.
Det bör ta mindre än en minut för den nya kontaktlistan att dyka upp. Om du har problem med att konfigurera din Zap, erbjuder de ett supportteam för att svara på specifika konfigurationsfrågor.
Uppföljningar och nästa steg
Uppföljningar och nästa steg är en viktig aspekt av möteshantering, eftersom de säkerställer att åtgärdspunkter och uppgifter slutförs i tid. Med hjälp av AI-driven mötesanteckningshantering kan team automatiskt generera uppföljningsmejl och uppgifter, vilket säkerställer att alla viktiga detaljer registreras och tilldelas relevanta teammedlemmar.
Denna teknik gör det också möjligt för team att följa framsteg och hålla sig organiserade, vilket gör det enklare att hantera flera projekt och deadlines. Genom att använda AI-driven mötesanteckningshantering kan team säga adjö till tråkigt anteckningsarbete och fokusera på övergripande uppgifter, såsom strategi och beslutsfattande. Dessutom kan AI-assistenter hjälpa team att svara på frågor, ge omedelbara svar och stödja team i deras dagliga arbete, vilket gör det enklare att hålla koll på uppgifter och möten.
Få tillgång till dina bokningsdata från Appointlet
Appointlet tillhandahåller redan några kraftfulla verktyg för att granska din bokningsdata. Om du letar efter förbättrad synlighet för kunddata är det en bra idé att börja med att förstå vad som finns tillgängligt i ditt schemaläggningsverktyg. Om du inte redan har ett Appointlet-konto kan du registrera dig gratis för att prova det idag. Alternativt kan du också överväga att använda några av de bästa verktyg för kundfeedback för ytterligare insikter om kunddata.
När du dela en länk till din bokningssida, klienten presenteras med en serie tider att välja mellan, som representerar teamets schemalagda tillgänglighet, och kan få uppdateringar via Slack-kanaler. För att slutföra bokningen fyller de i formulärfält som du presenterar för dem, som visas i det enkla intagningsformuläret nedan:
Demo av en bokningssida för Appointlet
Varje gång någon bokar med dig registreras deras formulärdata på din bokningspanel. Det här användargränssnittet är lätt att bläddra igenom och navigera, så att du kan titta på alla tidigare eller framtida bokningar.
Om du vill granska en begränsad uppsättning bokningar kan du ändra datumintervallet och använda sökfilter. Om du föredrar att titta på denna information i ett kalkylblad erbjuder vi även CSV-dataexport.
En vy i appen över bokningsinformationen
Oavsett om du fortsätter med Appointlets inbyggda bokningsdashboard eller inför ett CRM-system, är slutmålet detsamma; du vill ha förbättrad synlighet av kunddata. Appointlet kan också bearbeta ljudfiler för transkribering för att förbättra datasynligheten. EDW implementering, kan konsolidering av kunddata ytterligare förbättra denna synlighet. När din kundvolym växer är det viktigt att spåra enskilda personer och deras resa med företaget.
Genom att övervaka deras kontouppgifter och ställa in automatisering kan du erbjuda proaktiv support vid precis rätt ögonblick. Riktade mötestyper för de olika svänghjulsfaserna kommer att vara det bästa sättet att säkerställa framgångsrika möten för alla.
