3 E -postmallar för mötesförfrågan för dina potentiella kunder och kunder

Skriver effektivt mötesförfrågan

När du skickar ett mötesförfrågningsmeddelande till en kall prospekt eller befintlig kund är det bra att få ord på rätt sätt. Hur ber du någon ta sig tid till sin hektiska dag för att läsa ditt mejl, schemalägga en tid för att träffas och markera sin kalender åt dig? 

I den här artikeln visar vi dig de bästa mötesinbjudningsteknikerna för potentiella kunder, potentiella kunder och befintliga kunder. 

Tips för att skriva ett mötesförfrågningsmeddelande (som faktiskt fungerar) 

Här är några av de viktigaste sakerna att tänka på när du skapar ett nytt e -postmeddelande om möten, oavsett vem mottagaren är. 

  1. Skriv en engagerande ämnesrad på e -post för bättre öppna priser
  2. Se till att du kontaktar en beslutsfattare med rätt kontaktinformation
  3. Tala alltid inbjudna personligen
  4. Skicka din e -post vid lämplig tid på dagen
  5. Håll mötets syfte väl definierat
  6. Kommunicera tydliga förväntningar i din e -post
  7. Skapa en e -postkalender för dig själv (för att bättre spåra din tillgänglighet)
  8. Använd en schemaläggningsverktyg online att presentera potentiella mötesdatum
  9. Förbättra dina svarsfrekvenser med ett erbjudande för att besvara eventuella kvarstående frågor

Varför schemaläggning online är så viktigt 

Det första du ska vara medveten om när du skriver ett e -postmeddelande om en mötesförfrågan är hur mycket bättre det fungerar när du använder en schemaläggare för möten som Utnämning, Calendly eller ScheduleOnce. 

En schemaläggningsapp online säkerställer att människor kan se din tillgänglighet och boka den tid de vill direkt. I de flesta fall kommer detta att få ditt meddelande besvarat på några minuter eller till och med sekunder! Det minskar också chansen att någon annan schemalägger ett möte för överlappande tider - ett vanligt problem med gamla skolans schemaläggningsmetoder.

Hur man förbereder kallt mötesförfrågan mejl 

Som huvudregel kräver e -post för mötesförfrågan mer förberedelse när du inte har ett befintligt förhållande. De ska vara personliga, specifika, koncisa och användbara. De bästa kalla meddelandena handlar om en händelse som din potentiella kund kanske inte har hört talas om än men som du tror att de kommer att tycka är intressanta eftersom det kommer att gynna dem på något sätt eller hjälpa dem att lösa ett problem de försöker övervinna. 

Tidiga framtidsutsikter kan komma från var som helst. De kan vara på sina mobila enheter och surfa på din webbplats, LinkedIn eller sociala mediesidor. Om du har lite information om potentiella kunder kan du använda det för att skapa ett mer personligt meddelande. Istället för att skicka dem till ett evenemang som ett webbseminarium, kan företag med anständig kund-LTV investera i högtrycksförsäljningsdemonstrationer. Det samma automatisk e-postschemaläggning lösningar kan användas hela vägen genom efterförsäljning, kundonboardingmöten. 

Vanliga mötesförfrågningar är lite annorlunda. För befintliga kunder eller potentiella kunder som behöver gå igenom flera mötesomgångar behövs mindre anpassning. 

Ibland föredrar människor vanliga e -postmeddelanden för mötesförfrågningar där du kortfattat beskriver syftet med ditt möte och sedan helt enkelt frågar om de vill gå med när som helst som är vettigt för båda parter. Du kan också lägga till en eller två meningar som förklarar varför detta är fallet (till exempel: "Jag ser fram emot att träffa dig och få din feedback på vår nya produkt!").

När en kund är väldigt varm kan e -postmeddelandet bli så enkelt som en enda mening. Men kom ihåg att oavsett vem du ansluter dig till bör du alltid:

  • Sammanfatta syftet med ditt möte. 
  • Ange några platser som de kan välja innan du väljer en mötestid. Detta bör hanteras av schemaläggningsappen, inte i e -postkroppen.
  • Valfritt: Bjud in dem att skicka tillbaka deras tillgänglighet, så att du vet om det är möjligt för båda parter innan du fortsätter i konversationen. Du kan alltid planera för deras räkning, om det är lättare för dem.

Hur du skriver ditt meddelande för framtidsutsikter, potentiella kunder eller befintliga kunder

Eftersom det tar mycket mindre ansträngning att skriva ett meddelande till varma kunder, kommer vi att fokusera på att skriva e -postmallar för mötesförfrågningar för kalla kunder och varma kunder.

Den kalla utsikten

Försök att sätta dig i spåren för potentiella kunder som skulle få ditt e -postmeddelande. Om de inte känner dig personligen, måste det finnas ett starkt värdeförslag för att dra dem in. Fokusera på att lösa deras kärnvärkspunkter. Varför skulle de annars avsätta dyrbar tid för att träffa dig?

För att skapa din mall bör du ha följande i åtanke:

  • Presentera dig själv och nämn varför detta är viktigt för dem. Försök att anpassa meddelandet genom att peka på deras jobbtitel, så att de vet att du är inställd på dem direkt.
  • Erbjud två alternativ: Ge dem en länk för att schemalägga ett första möte med dig. Men om människor inte är övertygade ännu, följ upp med ett erbjudande om att svara på alla frågor de har först. När de har besvarats skickar du ett uppföljande e -postmeddelande.
  • Innan du skickar ut något, dubbelkolla e -postmeddelandet genom att läsa det högt för att se till att det låter samtalande och vänligt, inte som en säljhöjd. 

Om du är osäker på hur du använder detta innehåll för din webbplats eller blogginlägg, kontakta oss så kommer vi gärna med mer information!

Vilka är några av de bästa sätten att hitta ett första möte med framtidsutsikter?

Fokusera på att lova dem värde och skapa en känsla av brådska. Det är viktigt att nämna varför schemaläggning av ett samtal är så bra för dem direkt. 

För att se till att det låter samtalande och vänligt, inte som en försäljningshöjning, kan du prova att använda fraser som "Jag hoppas att vi kan hitta lite ledigt utrymme i våra kalendrar" eller "Kan jag komma förbi?" istället för något mer direkt som "Kan jag boka ett möte med dig nästa tisdag?" 

Dessutom kan du nämna hur mötet kommer att vara produktivt och användbart för dem. Till exempel: "Jag är glada att visa dig hur mycket tid och pengar vi kan spara ditt företag med den här lösningen."

Detta kan tyckas självklart, men det är bäst att inte ställa för många personliga frågor under din första e -postkonversation. Håll en lätt touch, utan att gå in på oviktiga detaljer som deras favoritfärg eller var de växte upp. Detta kan göra dem obekväma och leda i besvärliga samtal om framtida möten. Kom ihåg att professionalism och formspråk är nyckeln!

Slutligen, försök alltid att avsluta dina kalla potentiella e -postmeddelanden med en positiv anteckning. Detta är ett bra sätt att hålla utsikten engagerad och upphetsad till sista stund.

E -post för mötesförfrågan #1: Den varma ledningen

Om du redan har träffat någon tidigare eller haft några interaktioner via e -post kan du använda ett annat tillvägagångssätt för e -post för begäran om affärsmöten. Det behöver inte vara fullt så formellt, men samtalets värde bör fortfarande anges tydligt. Och precis som tidigare vill du använda ett schemaläggningsverktyg online för att påskynda själva schemaläggningsprocessen. Detta hjälper till att effektivisera registreringsprocessen. 

Här är en e -postmall som du bokstavligen kan kopiera och klistra in, men vi rekommenderar att du gör ändringar efter behov för att passa din affärsmodell. 

Bästa {client-name}! 

Det var trevligt att prata med dig förra veckan. Efter att ha granskat webbplatsen {company-name} är jag övertygad om att vi kan hjälpa dig att spara tid och växa ditt företag snabbt med bara några uppdateringar. 

Faktum är att vi tidigare i år hjälpte en annan kund med ett liknande problem att effektivisera sin verksamhet och öka försäljningen med mer än 250% under de tre första månaderna. Vi kan samarbeta med dig för att skapa liknande resultat. 

Eftersom du redan har en allmän uppfattning om hur våra tjänster fungerar, skulle jag gärna ta ett telefonsamtal med dig nästa vecka för att ge en fullständig produktdemo. 

Tveka inte, Klicka här att schemalägga en snabb chatt och diskutera denna möjlighet mer i detalj. 

Om du har några andra frågor innan vi hör av dig, hör av dig!  

E -post för mötesförfrågan #2: Den varma kunden

Den genomsnittliga kunden vet redan vem du är och värdet som de borde få av din tjänst. 

Kundtjänstmöteförfrågan e -postprov

Vanligtvis går ett e -postmeddelande ut när en kundsupport har eskalerats till en framgångshanterare. Ett kort men professionellt mejl kan se ut så här:

förnamn,

Det låter bra.

Låt oss boka en tid att prata så att vi kan granska alla detaljer i din begäran. När vi har all information kommer jag att arbeta med vårt team för att ta hand om detta. 

Tveka inte, Klicka här för att schemalägga ditt möte. 

Prata snart!

E -post för mötesförfrågan #3: Befintlig kund

Du kan också konfigurera e -postautomatisering för att nå ut till kunder som riskerar att rasa. Aktivera dem igen genom att markera funktioner som är underanvända eller så kan du lägga upp en högre nivå av funktioner. Det är upp till ditt framgångsteam att avgöra vad som är lämpligt. När du väl har en tydlig strategi kan du använda ett e -postmeddelande som här.  

Hej förnamn, 

Jag hoppas att du gillar ____ -produkten!

Vi letar alltid efter sätt att göra våra kunder framgångsrika, och jag har märkt att ditt konto kan använda lite mer hjälp. Det finns en uppgradering tillgänglig som en del av din plan som kan passa det du behöver bättre än vad vi redan har på plats. Vill du att jag ska maila mer information om det?

Tveka inte, Klicka här att boka ett möte så att vi kan prata igenom detta tillsammans. 

Prata snart!

Stänger slingan på dina schemalagda möten

När du har bokat ett möte med din slutanvändare, se till att mötet har schemalagts i din kalender. Om din schemaläggningstjänst online innehåller inbjudningar från Google eller Microsoft -kalendern för deltagaren kan du kontrollera om de har svarat och valt "ja". Detta låter dig veta att kalenderhändelsen har godkänts och accepterats av dem. 

Överväg att ställa in automatiska e -postpåminnelser för evenemanget om det är långt i förväg. De behöver inte vara så detaljerade som ditt första mötesförfrågningsbrev. Se bara till att datum, tid och plats är tydliga så att de vet hur och när de ska gå med dig. 

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell arbetar på Appointlet som produktmarknadsföringschef och kundförespråkare. Han har hjälpt tusentals kunder att förbättra sitt arbetsflöde för schemaläggning online. Utanför arbetet är han musikteoretisk instruktör och grundare av en musikprogramvaruföretag.

Att göra schemat enkelt för dig och dina deltagare.