The Stress-Free Way to Schedule a Meeting Online

Möte på en webbkonferens

Det är fantastiskt hur mycket tid som går förlorad på att försöka boka ett möte. Du vill ansluta, så du kontrollerar din kalender och skickar någon några tidsluckor att välja mellan. Men din klient eller kollega är inte tillgänglig den dagen. De sätter dig en alternativ uppsättning tider som inte fungerar för dig heller ... och bam! Eposten pingpong börjar. 

Vore det inte trevligt om ni bara kunde läsa varandras tankar?

Att gå fram och tillbaka för att schemalägga ett möte blir gammalt, snabbt. Framtidsutsikter och kunder vill ha omedelbar tillfredsställelse. Det sista de behöver är ytterligare ett lager stress i deras liv. Och för att vara ärlig är besväret med att gå fram och tillbaka lika irriterande för mötesvärden. Du missar tillfällen på grund av den bortkastade tiden. 

Om du letar efter idéer om hur du planerar ett möte mer effektivt, kommer den här artikeln att hjälpa. Vi visar dig hur du automatiserar ditt arbetsflöde med mötesplaneringsappar som Appointlet och Doodle, så att du kan spara tid för alla och boka möten som ett proffs. 

Grunderna för att schemalägga möten online

För att vara konkurrenskraftig i det moderna affärslandskapet måste du snabbt låsa in mötesdetaljer, med så lite ansträngning som möjligt för båda parter. Men hur är det exakt gjort?

Vi rekommenderar att du registrerar dig för en gratis schemaläggningsapp som stöder e -postkalenderintegrationer. Du börjar med att definiera din tillgänglighet och vilka typer av möten du vill vara värd för. När du har anslutit din Microsoft Outlook- eller Google -kalender kommer appen att kunna leta efter befintliga kalenderhändelser och skapa nya händelser när du blir bokad.

Med din schemaläggningsapp korrekt konfigurerad kan du börja dela den med en publik. Istället för att skapa kalenderinbjudningar manuellt för varje person, ger du helt enkelt inbjudna en möteslänk som de kan använda när de vill. När de klickar på den kommer de igenom en strömlinjeformad schemaläggningsprocess. Du kan till och med bädda in schemaläggningssidan direkt på en webbplats för att förbättra tillgängligheten för besökare.

Din mötesplanerare laddas på alla iOS- eller Android -enheter, så att människor kan boka tid med dig medan de är på språng. Eventuella tidszonskillnader mellan värden och deltagaren översätts automatiskt. 

Anpassade intagsformulär låter dig samla viktiga detaljer om inbjuden, till exempel deras telefonnummer. Om det kommer att bli ett onlinemöte rekommenderar vi att du integrerar med en videokonferensapp som ditt företag redan använder, till exempel Zoom Meetings och GoToMeeting. Ett särskilt mötes -ID kommer att användas för att skapa ett unikt virtuellt rum för varje deltagare. Detta säkerställer att människor inte dyker upp tidigt och inkräktar på varandras möten. 

Boka in ett möte som konsult

Låt oss föreställa oss att du är en konsult som arbetar i en nisch där det finns rimlig efterfrågan på din tjänst, men också en hel del konkurrens. Du har gjort jobbet för att bli listad offentligt, vilket innebär att människor kan upptäcka din webbplats med rätt söktermer. Men du är en av många konsulter som är listade på sökmotorn, så framtidsutsikter öppnar flera flikar samtidigt innan de börjar sin forskning. 

På varje konsultwebbplats granskar prospekten materialet och försöker få en känsla för erbjudandet. De begränsar så småningom sina alternativ till dig och en konkurrent. Din webbplats har ett enkelt kontaktformulär som ber om e -post, namn och eventuella anteckningar. De kan skicka frågor och du kommer tillbaka till dem så snart du kan. Men din konkurrent har en "boka nu" -knapp som låter potentiella kunder schemalägga en kostnadsfri femton minuters konsultation. 

När du läser det första e -postmeddelandet och skriver ett svar har din tävling redan varit på ett telefonsamtal med framtiden. De har gjort ett oemotståndligt erbjudande och om de inte tappar bollen någonstans längs linjen har du förlorat en klientmöjlighet.

Att samla in betalning för ett möte kan kännas jobbigt, så Appointlet tar hand om det med ett kreditkortsbetalningsalternativ. Du kan välja att kräva en betalning innan du bekräftar ett möte. Utnyttja integrationer och plugins till ansluta till en befintlig CRM och du har alla företagets mötesdata kopplade till kundposter.

Hur man planerar ett möte som ett team 

Det är lätt nog att planera ett möte som konsult, men när det gäller att samordna möten i ett team kan det bli lite knepigare. Till exempel, om varje medlem i ditt team ska få ett jämnt antal möten att vara värd, hur använder du automatisering för att se till att de distribueras rättvist? Vad händer om några lagmedlemmar har prioritet och bör få första val? 

Det finns mycket att tänka på i detta avseende, så vi kommer att dela upp resten av denna artikel i tre kategorier; e -postkalendern, möteschemaläggaren och schemaläggningen. 

Av alla moderna e -postkalendrar som är tillgängliga tycker vi att Google Kalender och Office 365s integrering av Outlook Kalender är de bästa. De har det största antalet funktioner, kan hantera en enorm mängd mötesdata utan prestandaproblem och stöds ofta av integrationer i schemaläggningsprogram från tredje part.

Google Kalender 

Boka ett möte i din Google -kalender

Vem älskar inte gratis saker? Den uppenbara förmånen med Google Kalender är att de erbjuder en kraftfull gratisplan, inklusive en komplett uppsättning ytterligare appar som Google Drive och Google Docs, med direktintegrationer till den kostnadsfria Gmail -tjänsten.

Varje person i ditt team bör ha ett eget Gmail -kalenderkonto. Detta säkerställer att de enkelt kan logga in och se sitt schema. Som administratör kan du utnyttja delningsfunktionerna från Google för att avslöja teamets kalendrar för ett huvudkalenderkonto. Detta gör att du kan se alla bokningar i hela organisationen, med alternativ för att göra specifika kalendrar synliga eller osynliga efter behov. 

Office 365 Outlook -kalender

Schemalägg ett möte i din Office 365 -kalender

För team som redan är starkt knutna till Microsoft -produkter är Office 365: s affärsplan vägen att gå. Deras Outlook -kalendertjänst säkerställer att du kan integrera med schemaläggningsappar från tredje part. Du får många av samma funktioner som Google Kalender tillhandahåller, men tjänsten är inte gratis. Du kan förvänta dig att betala för tjänsten baserat på prenumerationsnivån som du väljer, allt från personligt till företag. Vi rekommenderar affärsplanen eftersom den personliga Office -planen inte kan integreras med alla schemaläggningsappar.

Boka ett möte med bokningslänkar

Om du vill schemalägga ett möte i hela ditt team, var inte rädd för att automatisera arbetsflödet. Du kan göra detta genom att ställa in en gratis konto, bjuda in dina teammedlemmar och ställa in mötestypsmallar för att passa dina affärsbehov. 

En av de mest värdefulla teamplaneringsfunktionerna du hittar är poolad tillgänglighet, även känd som round robin schemaläggning. När du slår på detta kommer all personal som tilldelas en mötestyp att ingå i en pool. Leads eller kunder som besöker din schemaläggningssida väljer en tid utan att välja en specifik teammedlem. På backend kommer round robin att hitta de personer som är tillgängliga och tilldela den som var bokad minst nyligen. 

Utnämning

 

Med Appointlet innehåller den poolade tillgänglighetsfunktionen ett alternativ för att ge vissa teammedlemmar prioritet. Detta låter dig tilldela möten till en föredragen grupp innan du cirkulerar dem genom en sekundär pool.  

Du kan förvänta dig att hitta andra teamfunktioner, till exempel gruppmöten där flera medlemmar i ditt team ingår i ett enda möte. Så om du skickar en mötesinbjudan till klienter, visar din schemaläggare bara tider om alla tilldelade medlemmar är tillgängliga. Detta sparar administratörer mycket tid på intern samordning. 

As möten rullar in, medlemmens integrerade kalenderkonton skickar aviseringar till motsvarande Gmail- eller Outlook -konton. När du är inloggad på Appointlet kan du använda en mötesinstrument för att granska kommande eller tidigare händelser, inklusive viktiga detaljer som mötesdatum och mötestid, deltagarstatus, svar på intagsformulär och mer.  

Doodle

Ett annat sätt att schemalägga möten är med en omröstning. Varje deltagare som har blivit inbjuden till ett specifikt möte kommer att rösta för de dagar och tider som fungerar bäst för dem. Vi rekommenderar att du provar Doodle om du behöver en sådan lösning. Deras programvara väntar tills varje inbjuden medlem har valt en överlappande tid och dag. Sedan skickar det ut automatiska e -postbekräftelser till alla inblandade. Dessutom innehåller de speciell hantering för scenarier där dina deltagares önskade tider inte är i linje.

Att försöka åstadkomma detta manuellt kan vara lite som att valla katter. Doodle sparar dina deltagare tid genom att ge dem ett sätt att samordna genom automatisering. 

HubSpot Meeting Scheduler

Om du redan har en CRM som Hubspot, kontrollera om den innehåller en möteschemaläggare. De tenderar att vara mindre noggrant utvecklade än lösningarna som erbjuds av dedikerade schemaläggningsappar, men de integreras direkt med alla dina andra kunddata. Om du har enkla schemaläggningsbehov, ett verktyg som Hubspot Meeting Scheduler kan vara gott. 

Boka ett möte med videokonferensprogram

Automatiserad schemaläggning sparar mycket tid på egen hand, men vänta tills du börjar skapa unika virtuella mötesrum för varje schemalagd tid. Genom att integrera med en konferenslösning som Zoom eller Microsoft Teams kan du placera en "anslut möte" -knapp i varje bekräftelsemail och kalenderhändelse. Så när någon schemalägger med dig har de redan allt de behöver för att delta i ditt möte vid den schemalagda tiden. 

För att få detta att fungera måste varje medlem i ditt team ha ett särskilt webbkonferenskonto. Det är inte möjligt för ett enda konto att vara värd för flera virtuella möten samtidigt. Så när du får din schemaläggningsprogramvara med alla i teamet inbjudna, var bara säker på att de ansluter sitt eget unika konferenskonto. 

Med dedikerade e -postkalendrar, virtuella konferenskonton och en programplaneringsapp har du allt du behöver för att hantera ditt team effektivt.

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell arbetar på Appointlet som produktmarknadsföringschef och kundförespråkare. Han har hjälpt tusentals kunder att förbättra sitt arbetsflöde för schemaläggning online. Utanför arbetet är han musikteoretisk instruktör och grundare av en musikprogramvaruföretag.

Att göra schemat enkelt för dig och dina deltagare.