Ett bättre sätt att schemalägga handledningssessioner i stor skala

handledning

Tidigare ansågs det inte vara lika legitimt att ta en examen online eller ta emot ett certifikat från ett onlineprogram som personliga klasser. Men under de senaste åren har övergången till distansutbildning blivit vårt nya normala. Från enkla schemaläggningsappar som Utnämning för tungviktare i branschen som Tutorbird och TutorCruncher finns det något för varje organisation. Allt beror på vad du behöver.

K12-studenter är en av de största grupperna som gjort övergången till onlinelärande. Och även om distansinlärning har många fördelar, kan det vara utmanande för vissa elever att anpassa sig. Experter rekommenderar fjärrhandledningssessioner att fylla i luckorna och hålla barnen på klassnivå. Vuxna elever har också börjat med onlinehandledning, Tutorially, tutor bird.com, mytutoring eller Zoom för att öka sina jobbkunskaper, byta karriär och till och med lära sig en ny hobby eller sidoliv. 

Är du redo att börja boka handledningslektioner och göra lektionsanteckningar mer effektivt? Läs vidare för att ta reda på hur.

Besväret med att boka en handledningssession

Ensamlärare vet hur stressigt det kan vara att hitta en tid för att träffa studenter som passar båda scheman. När en elev kontaktar en handledare för första gången har ingen av parterna en aning om hur de andras schema ser ut, hur ofta de kan träffas eller hur de kommer att schemalägga sessioner i framtiden. Efter ett första möte och hälsning och handledaren samlar in lite detaljer om studentens behov, börjar schemaläggningssagan. 

Samtalet brukar gå ungefär så här:

Handledare: "Vad sägs om denna tisdag klockan 4:30?"

Elev: ”Hmm, jag brukar vara ledig då men inte på tisdagar. Vad sägs om torsdag?"

Handledare: ”Jag har ett fast möte med en annan elev på torsdagar kl. 4:30. Skulle 3:30 vara genomförbart?"

Elev: "Faktiskt blir jag inte klar med lektionerna på torsdagar förrän -"

Och vidare och vidare och vidare. Detta är frustrerande och irriterande för elever och deras handledare, och de har inte ens hunnit studera ännu!

Detta kan vara det enda sättet som vissa lärare vet hur man schemalägger sina inlärningssessioner. Andra kanske har ett system för att organisera sin tillgänglighet, men att hålla reda på många elevers scheman är otroligt svårt. Vid en viss tidpunkt kan det vara omöjligt för ensamlärare eller handledningscenter med "old-school" schemaläggare att hålla koll utan ett uppdaterat schemaläggningssystem byggt för handledare och deras behov. 

För studenter är situationen ännu mer komplicerad. 

När någon på sin inlärningsresa har börjat överväga att gå till en handledare för att få hjälp i ett visst ämne eller en specifik färdighet, har de sannolikt varit på en berg-och-dalbana. Det är frustrerande att hamna efter i klassen eller sakna en adekvat förståelse för ett nyckelämne. Vissa onlineelever kan känna att de är på en ö på egen hand, utan det klassiska personliga stödet som eleverna är vana vid. 

När schemaläggning blir ett problem kommer eleverna sannolikt att bli frustrerade, känna sig hjälplösa och kanske känna för att ge upp sin väg till högre utbildning helt och hållet. Av denna anledning måste alla elever ha en friktionsfri schemaläggningsupplevelse. Ju lättare det är för dem att schemalägga en handledningslektion, desto mindre skrämda känner de sig av inlärningsupplevelsen överlag. 

Sluta gå fram och tillbaka med eleverna för att välja tid. Det är ineffektivt, orsakar friktion och kan kosta din operation i retention och nya anmälda. Dessutom finns det ett bättre sätt. 

Vad är programvara för tutorhantering?

Handledningsorganisationer och enskilda handledare upprätthåller viss flexibilitet för att tillgodose sina elevers behov. Med framväxten av onlineinlärning har handledare och elever ännu fler alternativ att mötas. Handledningsprogramvara hjälper organisationer att upprätthålla flexibilitet utan den extra stressen med att koordinera personliga, online-, en-till-en- och gruppsessioner. Eftersom klasser och handledningssessioner nu kan äga rum personligen eller på distans, är det idealiskt att ha ett schemaläggningsverktyg som kan ta emot många platser. 

Många handledare börjar självständigt innan de slutligen arbetar med ett team eller handledningsorganisation och kanske inte ser värdet av att schemalägga programvara som enskild ägare. Men i takt med att antalet elever och ansvarsområden ökar, ökar också komplexiteten i att schemalägga tid med dem.

Å andra sidan kan större organisationer redan använda programvara för tutorhantering för att övervaka sina studentscheman (medan studenterna själva kan se allt via en studentportal). Men den föråldrade tekniken som används bland inkommande schemaläggningsfunktioner tenderar att vara för förenklad för lärarnas behov i dagens digitala värld.  

Programvara för handledning effektiviserar schemaläggningsarbetsflödet och minskar frustration på båda sidor av ekvationen. Det hjälper användare att hantera driftsidan av handledningsverksamhet att fokusera på att hjälpa eleverna att nå sina mål istället för att försöka lista ut när de ska träffas nästa gång. 

För företag som vill skala sin handledningsverksamhet är programvara för handledningshantering avgörande. Beroende på manuell inmatning och synkron kommunikation är det långsamt, tråkigt och tidskrävande att schemalägga många studenter med rätt handledare. Men schemaläggning av affärsmjukvara som är gjord för handledare minskar bruset så att studenter och handledare kan dela scheman, tillhandahålla framstegsrapporter och ställa in lektionstider bekvämt och effektivt. 

Flera online schemaläggningsverktyg finns tillgängliga som har funktioner och fördelar som kan hjälpa till att ta stora handledningsorganisationer till nästa nivå. Lösningar som Tutorbird och TutorCruncher är populära av en god anledning. De erbjuder inlärningshanteringssystem som organiserar studentdata, handledningslektioner, läroplan och schemaläggningsverktyg. 

Dessa plattformars bästa egenskap är att de uttryckligen är byggda med handledningsföretag i åtanke. TutorBird tillhandahåller en one-stop-shop med anpassningsbara funktioner som fakturering, onlinebetalningar via verktyg som PayPal och lärandehantering beroende på din organisations behov. TutorCruncher erbjuder också marknadsförings- och kundhanteringsfunktioner för att hjälpa till att skala framväxande handledare småföretag. 

Det finns dock några nackdelar med deras inbyggda schemaläggningsverktyg. Även om de tillhandahåller grundläggande schemaläggningsmöjligheter, saknar de viktiga komponenter som många handledningsorganisationer behöver för att skala sin växande verksamhet. 

Det finns till exempel bara två sätt som klienter kan schemalägga en handledningssession med hjälp av TutorCruncher: via lärarnas webbplats eller med en lösenordsskyddad studentportal för inloggning. Till nominellt värde verkar detta logiskt. Men att skala en växande handledningsverksamhet, extra friktion som ett användarnamn/lösenordsinloggning och att skapa ett konto kan frustrera och avskräcka potentiella studenter från att få den handledningshjälp de behöver. 

En annan nackdel med dessa handledningsverktyg är att deras komplicerade funktioner är för förvirrande och saknar effektiv UX-design. Till exempel är processen för studenter att schemalägga sina sessioner mycket komplex med TutorBird. Detta lägger det mesta av ansvaret för schemaläggning på lärarna och är inte särskilt effektivt när det gäller tidshantering. 

Dessutom ska eleverna inte behöva lära sig hur man använder komplicerad affärsprogramvara för att få lite extra hjälp i klassrummet, vare sig online eller personligen. 

Om du letar efter ett enklare sätt att boka tid med studenter, avancerade funktioner som fortfarande är lätta att använda, otaliga integrationer, automatisering och betalningskonfigurationer som synkroniseras med vanliga alternativ som PayPal eller kreditkort, allt till bästa pris, leta inte längre. 

Ett modernt schemaläggningsverktyg för handledare

Appointlet är en ny typ av programvara för tutorhantering. Den kombinerar alla avancerade funktioner och integrationer av liknande program till en effektiv, lättanvänd och studentvänlig lösning. Användare kan enkelt schemalägga handledningssessioner, acceptera betalningar och spåra omvandlingar. Eftersom organisk trafik är ett nyckelmått för 76% av organisationerna, det är avgörande för framgången för stora handledningsorganisationer. 

Utöver det kan handledare också använda Appointlets enkla schemaläggningskonfigurationer. Skapa och dela en länk för att göra det möjligt för studenter att boka sina möten utan att dubbelboka eller välja en otillgänglig tid. Men det är bara att börja. 

Appointlet erbjuder mer värde för handledningsorganisationer än någon annan programvara för handledningshantering. Andra produkter kostar minst $15 per månad per handledare för mindre avancerade funktioner än Appointlets gratis för evigt plan. Utnämningens dyraste planen, som inkluderar alla funktioner som handledningsorganisationer behöver för att lyckas och växa, kostar bara $8 per månad. 

Handledare kan nu eliminera e-postkoordineringen fram och tillbaka för att hitta en tid för att träffa Appointlets användarvänliga schemaläggningsfunktioner som inkluderar asynkron schemaläggning, personliga handledningslänkar och gruppklasshantering. 

Det är också möjligt att minska antalet uteblivna elever med Appointlet. E-post- och sms-aviseringar som mötesbekräftelser och påminnelser skickas automatiskt med all handledningssessionsinformation som föräldrar och elever behöver.

Användare kan till och med hålla sig bättre organiserade med en detaljerad logg över alla tidigare och framtida handledningssessioner. När en handledningsverksamhet börjar skala kan det vara svårt att hantera elevernas behov. Appointlet tillåter handledare att hålla interna anteckningar på lektioner och aktiviteter med en detaljerad logg över alla tidigare och framtida handledningssessioner. 

Det bästa är att Appointlet integreras med över 2,000 XNUMX olika appar för småföretag, inklusive Zapier, CRM, Stripe, e-postkalendrar, etc. 

Appointlet-teamet håller också på att utveckla en mobilvänlig version, att använda tillsammans med din Apple- eller Android-telefon. Då kan du få sms-påminnelser skickade till dig själv eller till dina elever också.

Hur schemaläggning av lärare fungerar

Med Appointlet är schemaläggning av handledare en enkel process med allt du behöver för att lyckas som en ensam privatlärare eller handledareorganisation. Det minimalistiska gränssnittet framhäver viktiga funktioner som klasstyper, tillgänglighet, datum, tider för möten och dina specifika integrationer. 

Den strömlinjeformade användarupplevelsen tillåter också användare att komma igång på mindre än två minuter. Allt du behöver göra är att logga in med ditt Google- eller Office 365-konto (detta gör e-postintegrering enkelt, men du kan skapa ett nytt användarnamn och lösenord om du föredrar det), följ sedan de enkla, tydliga installationsinstruktionerna för att komma igång.  

Den viktigaste egenskapen hos alla tutorhanteringsprogram är schemaläggning. Avancerade schemaläggningsfunktioner som inkluderar enkla avbokningar och schemaläggningsalternativ, e-post påminnelser, och självbetjäningsplanering för klienter är kärnan i Appointlet tutor management programvara. Och till skillnad från konkurrenterna gör Appointlet det enklare än någonsin att schemalägga handledningslektioner. 

Steg 1: Konfigurera vilka dagar och tider du är tillgänglig för att träffa elever

Handledning innebär mycket schemaläggningsskämt, avbokningar, omschemaläggning och till och med några uteblivna ankomster. Användare anger vilka dagar och tider du är tillgänglig för handledningssessioner eller andra mötestyper i den initiala installationsguiden.

Men oroa dig inte, det är inte hugget i sten! Det är superenkelt att ändra din tillgänglighet från schemaläggningssidan. 

Schemaläggningssidans instrumentpanel visar dina mötestyper. Det är här du kan konfigurera (och omkonfigurera) de dagar och tider du är tillgänglig för olika handledningssessioner, inklusive grupplektioner, personlig handledning och onlinehandledning. 

Klicka bara på de tre prickarna i det nedre högra hörnet av mötestypkortet och välj Redigera. Sedan dyker en redigerare upp på skärmen med flera alternativ med färgglada ikoner på vänster sida. Välj Tillgänglighet, markerad med en grön kalenderikon, och välj sedan de dagar och tider som du är tillgänglig. 

Med Google kalenderintegrationer är det lätt att separata handledningsscheman från personliga scheman, även om du använder samma e-postkonto. 

Steg 2: Kopiera din Appointlet-länk och dela den med elever eller deras föräldrar

Nu när du har konfigurerat din handledningstillgänglighet är det dags att dela din Appointlet-länk med elever och föräldrar eller till och med bädda in den på din webbplats!

Från schemaläggningssidan klickar du helt enkelt på knappen Dela i det nedre vänstra hörnet av kortet för mötestyp som du vill dela. 

Härifrån kan du dela länken till din schemaläggningssida till dina anslutna sociala konton, inklusive Twitter, Facebook och LinkedIn. Du kan också välja Kopiera länk för att kopiera din Appointlet-länk till urklipp och klistra in den i e-postmeddelanden, direktmeddelanden, slack eller var som helst du kommunicerar med kunder. 

Alternativt kan du också välja Bädda in på webbplats för att lägga till din schemaläggningswidget på en befintlig lärares webbplats eller företags målsida. 

Steg 3: När en ny handledningssession är bokad får du ett automatiskt meddelande

När någon bokar en handledningssession med din Appointlet-länk får du ett automatiskt meddelande med information om det kommande mötet. Du kan också konfigurera påminnelser via e-post och SMS för att påminna dig och dina elever om kommande lektioner för att eliminera framtida uteblivna tillfällen.

Det är verkligen så enkelt. Appointlet är en spelomvandlare för handledare och de som söker handledning eftersom det är enklare än någonsin att få kontakt, boka ett möte och komma i boken. Allt utan det jobbiga fram och tillbaka med att försöka hitta en tid att träffas. 

Ta inte vårt ord för det

"Våra uteblivna ankomster har minskat drastiskt med Appointlets automatiska påminnelsemail."

Charvi Goyal, grundare av Tutorscope, gick med Appointlet för att utöka deras nätverk av handledare, öka antalet bokningar och nå fler studenter. De sa:

"Att tillgodose studenttillgänglighet, handledaretillgänglighet, tidszoner och olika ämnen var en skrämmande uppgift, men Appointlet gjorde det enkelt för oss. Med ett användarvänligt system som även våra grundskoleelever kan använda för att boka pass, har Appointlet tillåtit oss att prioritera både skalbarhet och flexibilitet i våra tjänster. Mjukvaran tar hand om vår schemaläggning så att våra handledare och studenter kan sluta spendera tid på att e-posta 2-3 gånger för varje session och återgå till det som är viktigast: lära sig tillsammans, oavbrutet.”

Med Appointlet såg de snabb tillväxt. TutorScope nu kopplar samman över 1,500 XNUMX studenter med ett nätverk av 60+ handledare för att hjälpa elever i alla åldrar att nå sina utbildningsmål. Och de bokade över 2,100 XNUMX handledningssessioner under bara det första året. 

Är du redo att skala din handledningsverksamhet?

Appointlet gör det enkelt att hantera bokningar för alla dina handledare när du växer din handledningsverksamhet över tiden. 

När bokningarna kommer in gör din mötespanel det enkelt att filtrera igenom sessioner som har schemalagts. Du kommer alltid att ha fullständig insyn i ditt handledningsschema, deltagare, tider och andra anteckningar för att hantera elevernas lärande. 

Använd rullgardinsmenyn uppe till höger på mötesöversikten för att filtrera resultat efter datum. Sedan kan du minska dina resultat ytterligare med sökfältet. Sök efter handledarens namn, elevens namn, datum, e-post och mer!

En annan viktig aspekt av tillväxten för handledningsorganisationer är att minska antalet avbokningar och behålla befintliga studenter. Det är lätt att tappa koll på tiden och missa en handledningssession. För att minska antalet uteblivna ankomster skickar Appointlet ett bekräftelsemail varje gång studenter bokar en session med dig. Slå på påminnelsemeddelanden och schemalägg dem att slockna automatiskt när mötet närmar sig. Det kan också vara bra att skicka ett anpassat påminnelsemeddelande med hjälp av automatisering. Detta håller detaljerna framför dem och har visat sig förbättra närvaron.

Få alltid att falla på plats

Typiskt schemaläggning av lärare är en irriterande fram och tillbaka som inte alltid förutsätter ett möte. E-post, Excel och CRM erbjuder inte handledningsorganisationer de schemaläggningsverktyg de behöver för att skala framåt. 

Moderna tutororganisationer som använder schemaläggningsprogram saknar nyckelfunktioner som är specifika för tutorverksamheten, som t.ex avancerade schemaläggningsverktyg, många integrationer och automatisering. Att schemalägga lärare med andra appar är komplicerat och kommer med en brant inlärningskurva för de som är nybörjare när det gäller digitala verktyg. 

Men Appointlet fungerar annorlunda. Registrera dig för ett gratis Appointlet-konto för att börja dela din schemaläggningslänk för lärare på några minuter.

Nahla Davies

Nahla Davies

Nahla Davies är en mjukvaruutvecklare och teknikskribent. Innan hon ägnade sitt arbete heltid åt tekniskt skrivande lyckades hon – bland annat spännande saker – fungera som huvudprogrammerare på en Inc. 5,000 XNUMX erfarenhetsbaserad varumärkesorganisation vars kunder inkluderar Samsung, Time Warner, Netflix och Sony

Det #1 onlineverktyget för att schemalägga möten