Låt oss vara ärliga. Det traditionella kontoret har förändrats från vad det var för ett par år sedan. Pandemin såg oss flytta våra arbetsytor från förutsägbara 9-5 rutiner till besvärliga distansmöten med kollegor som precis ramlat ur sängen. Människors balans mellan arbete och privatliv har störts.
Vi bevisade vår kreativitet, men inte utan stress. Vi skrattade, grät och arbetade tillsammans över stora avstånd överbryggade av belastade internetanslutningar. När saker och ting börjar lugna sig när pandemin tar slut, är det dags att bedöma skadan och hitta en väg framåt.
Den initiala konstigheten av fjärrarbete håller på att bli det nya normala, med många anställda mycket gladare i sina nya, mer flexibla upplägg. Å andra sidan fann många anställda att deras arbetsliv blödde in i deras kvalitetstid fjärrarbete suddade ut gränsen mellan arbete och lek.
I den andan pratade vi med elva B2B-influencers för att få deras syn på balansen mellan värld och liv i post-COVID-världen. Många av dessa svar överraskade oss och gav oss en djupgående inblick i ämnet som vi hoppas kunna dela med dig nedan.
Redo? Låt oss dyka in!
Att hålla fjärrmöten professionellt
Michael Buckbee är grundaren av GentlyUsedDomains, ett SEO-företag fokuserat på att förvärva värdefulla domäner som löper ut.
F: Hur såg dina möten ut pre-pandemi (fjärr eller inte)?
"För pandemin var vi redan ett distansteam med stor tonvikt på distansförsäljning. För möten med människor utanför företaget strävade vi verkligen efter ett "professionellt" utseende med vår mötesbakgrund, eftersom vi var oroliga för att uppfattas som nedarbetade eller mindre professionella eftersom vi alla arbetade hemifrån."
Takeaway:
Michael var redan van vid en global miljö på grund av hans arbetes världsomspännande karaktär. Men en sak som förblev konsekvent var hans önskan att få sina möten att se så bra ut som möjligt. Gröna skärmar var inte tillräckligt, eftersom alla med Zoom kan göra det. Han behövde ha en trevlig plats att sända från, till exempel ett trevligt mötesrum på en coworking space som vem som helst kunde boka via en coworking space app.
F: Hur har dina möten förändrats efter pandemin?
– Branschövergripande har det varit en stor avkoppling när det gäller vad som anses vara professionellt i ett möte. Jag har haft många möten med chefer för stora företag där de har en t-shirt på sig medan barn och husdjur virvlar runt i bakgrunden.”
Takeaway:
Före pandemin var professionella möten enhetliga när det gällde det professionella uppförandet. Men sedan började arbetarna ta med sin attityd hemma till hemmaarbetet, och ingen väckte väsen. Sedan dess har möten blivit lite mer avslappnade och "roliga".
F: Har du stött på några schemaläggningskomplikationer när det kommer till distansmöten?
"När alla arbetar på distans - och flyttar till bostäder som är bättre lämpade för att arbeta hemifrån - är det en nödvändighet att låsa in vilken tidszon du anger i ditt möte och sedan göra uträkningen för att sätta den i allas lokala tid. Annars kommer någon att göra ett misstag och dyka upp en timme för sent.”
Takeaway:
Det finns inget att klä upp det: tidszonsskillnader kan vara ett verkligt problem. Michael löste det här problemet genom att låsamötestiden och se till att alla visste det enligt sin tidszon. Om ens en person gör fel kan det förstöra mötet. Automatisera tidszonöversättning med en app som Utnämning är alltid en bra och fungerande lösning.
F: Har du några schemaläggningstips för fjärr-/virtuella möten?
"Ibland känner sig folk avskräckta när du ber dem att använda ett automatiserat schemaläggningsverktyg, så jag brukar säga: 'Jag kommer gärna över en tid med dig via e-post, eller om det är enklare kan du använda min länk. ' 100% av tiden använder de länken."
Takeaway:
Ibland är de bästa lösningarna de enklaste. I det här fallet är det så outsourcing av mötesschemaläggning till verktyg som Appointlet.
Endast de nödvändiga fjärrmötena
Georgi Todorov är grundaren av ThriveMyWay, en berömd blogg fokuserad på att ge insikt till entreprenörer över hela världen.
F: Vilka utmaningar har du ställts inför med distansmöten?
"Jag har aldrig arbetat på ett kontor - jag har alltid arbetat online - men för mig är det viktigt att varje möte jag deltar på har ett tydligt mål, och det är inte bara ett möte eller ett rapporteringsmöte."
"För introverta som mig kan möten vara energikrävande, så jag tänker på resultatet som jag vill få ut av mötet."
Takeaway:
När arbetsvanor komma ur balans kan de börja ta hårt på vår vardag. Det är därför företagare som Todorov väljer bort videokonferenser om de inte tjänar ett väsentligt syfte. Det finns andra sätt att kommunicera mötesrapporter, som Vävstol or Slack Clips.
Schemaläggning av programvara och mötesagendor
James Norquay är grundaren av Välstånd Media, ett specialiserat SEO-företag som betjänar en global kundkrets.
F: Hur såg dina möten ut pre-pandemi (fjärr eller inte)?
Vi hade fler personliga möten på vårt kontor med kunder och partners. Nu har vi kanske 1-2 i månaden. Innan detta hade vi kanske 1-2 om dagen.
Takeaway:
Innan pandemin höll James personliga möten väsentligen oftare. Nu – i en Zoom-dominerad värld – hålls dessa personliga möten bara en bråkdel så ofta och troligtvis reserverade för kritiska samtal.
F: Hur har dina möten förändrats efter pandemin?
Vi har många fler möten via Google Meet och Zoom på dagens marknad. Sessionerna är också kortare jämfört med tidigare.
Takeaway:
För James var möten en stor händelse som alla planerade för. Nu är de mycket mer frekventa, improviserade och rakt på sak. Ett välorganiserat möte ger arbetarna möjlighet att vara mer produktiv.
F: Har du några schemaläggningstips för fjärr-/virtuella möten?
"Först, använd olika schemaläggningsverktyg när man organiserar möten. Det sparar tid för alla. För det andra kan det vara till hjälp att ha en mötesdagordning och få någon att ta anteckningar under mötet.”
"Slutligen kan det också vara bra att spela in möten och dela med tidsmedlemmar i olika tidszoner."
Takeaway:
Domen är inne: alla som gör distansmöten älskar schemaläggningsverktyg. För Prosperity Media, att använda dessa verktyg för att schemalägga och organisera möten tar en enorm belastning från sina anställda. För dem i en avlägsen tidszon rekommenderar han att dela inspelningar av sessionen, så att de inte går miste om viktig information.
Schemalägg pauser mellan möten
Shayla Price är grundaren av PrimoStats, en sökbar databas med curated marknadsstatistik.
F: Hur har dina möten förändrats efter pandemin, och vilken inverkan har de på balansen mellan arbete och privatliv?
"Mina distansmöten har fördubblats efter pandemin. I detta nya normala försöker de flesta företag att återskapa takten för personliga möten. Från Zoom happy hours till timslånga personalmöten, mina kollegor och jag kämpar för att hitta rätt passform. Det är bra att sätta pauser mellan mötena, när det är möjligt.”
Takeaway:
För Shayla är det fortfarande en värld av testning och experiment när hennes team försöker lösa balansen mellan arbete och privatliv från de nu suddiga gränserna mellan arbete och fritid. En sak är dock säker: dessa möten äger rum mycket oftare. Att ha täta möten är inte nödvändigtvis problematiskt, förutsatt att du inte överdriver det. Annars riskerar du att lämna ditt utmattade lag i spillror. Överväg att lägga till pauser eller bufferttider mellan mötena för att ge dig själv (och ditt team) en andningspaus.
F: Har du stött på några schemaläggningskomplikationer när det kommer till distansmöten?
"Att balansera liv och arbete när du är hemma medför schemaläggningskomplikationer. Som nybliven förälder är det viktigt att ha flexibilitet i arbetsdagen. Så jag kanske inte kan delta i ett distansmöte klockan 8 på morgonen eller delta i varje personalmöte på grund av läkarbesök.”
Takeaway:
Det finns få fall där balans i arbetslivet är mer relevant än moderskap. Som nybliven förälder med skyldigheter att uppfylla, kan Shayla inte göra varje möte. I situationer där teammedlemmar inte kan hålla möten blir inspelningsprogramvaran mer användbar än någonsin.
F: Har du några schemaläggningstips för fjärr-/virtuella möten?
"Tänk på om du behöver ett möte eller inte. Bjud sedan bara in nyckelintressenterna och ha en agenda klar. Om alla inte kan delta i mötet, spela in det."
Takeaway:
Alla behöver inte dyka upp på varje möte. Före dig skicka ut inbjudningar, se till att varje mottagare har en giltig anledning till att vara där. Dessutom är det god praxis att låta någon lämna om deras syfte med att delta i mötet är fullständigt.
Att vidta dessa enkla åtgärder kommer att göra balansen mellan arbete och privatliv lättare för alla eftersom deras scheman inte kommer att vara så betungande. Du har bara så mycket tid för möten och arbete; du kan inte få allt på en gång.
Möten vs asynkron kommunikation
Matt Redler är grundare och VD för Panter, en nästa generation anställningsplattform.
F: Kan du föreslå några tips för att schemalägga fjärrmöten över olika tidszoner?
”Möten över tidszoner är viktigare än någonsin eftersom distansarbete ger arbetsgivare tillgång till en global talangpool. Som ett resultat kommer verktyg som jämför flera kalendrar eller skickar länkar till bokningsplatser i deras egen tidszon till nytta.
"En annan sak att tänka på när du arbetar med distansteam är,"Behöver det här verkligen vara ett möte? Kanske inte.' Det är där asynkron kommunikation spelar in, en term som vi använder för kulturer där anställda inte är på vippen hela dagen, svarar på meddelanden direkt eller hoppar på ett samtal direkt.
"När den görs effektivt betyder asynkron kommunikation att människor kan få ett djupt arbete gjort när det fungerar bäst för dem, vilket leder till högre produktivitet och effektivitet.
"Det här fungerar bäst när det finns tydliga förväntningar på hur snabbt människor ska svara på meddelanden, vilka meddelanden som är mer brådskande än andra, och, naturligtvis, i vilka scenarier det helt enkelt är bäst att hoppa in på ett distansmöte. Så det finns en tid för distansmöten och en tid för asynkron kommunikation.”
Takeaway:
Tider av tvång är benägna att provocera fram anfall av kreativitet, och pandemin var inget undantag. Fjärrmöten visade sig vara oerhört användbar för att överbrygga de avstånd som karantänen medför - något som inte skulle ha varit möjligt för 20 år sedan.
Det lämnade dock fortfarande en del att önska. Den radikala förskjutningen av scheman gjorde planeringsmöten hektiska och ofta omöjliga. "Är det ens möjligt att planera det här mötet, och är det ens nödvändigt?" Så föddes programvara för asynkron möte, en enorm gåva till tidshantering.
Bekämpar zoomtrötthet
Brian Casel är grundaren av ZipMessage, en asynkron plattform för videomeddelanden.
F: Har du stött på några schemaläggningskomplikationer när det kommer till distansmöten?
"Zoomtrötthet är ett verkligt problem för många avlägsna team nuförtiden. Både lagkamrater och kunder upptäcker att de inte arbetar produktivt när så mycket av deras tid är fylld med Zoom-samtal.”
Takeaway:
På senare tid har proffs funnit kollektiv besvikelse över fenomenet "Zoomtrötthet". Chefer i världen: bara för att du Kan hålla ett möte betyder inte att du skall. Att hålla skyldigheterna till ett minimum är nyckeln till välbefinnande på arbetsplatsen.
Umgänge på möten: 8%-regeln
Michael Alexis är VD för teambuilding, ett välkänt företag fokuserat på att förbättra gruppdynamiken över hela världen.
F: Har du några schemaläggningstips för fjärr-/virtuella möten?
"Mitt nummer 1 tips för fjärrmöten är att lägga till en fem minuters buffert till din schemalagda tid. Dessa fem minuter gör det möjligt att följa 8%-regeln, som säger att 8% av tiden i alla möten ska ägnas åt roliga och sociala aktiviteter.
"Du kan till exempel ställa en snabb omgång isbrytarfrågor eller några trivia-uppmaningar. Den här tiden är så viktig – särskilt post-pandemi – eftersom den främjar bindning, bättre kommunikation, engagemang och mer. Du kommer att få effektivare möten och effektivare team!”
Takeaway:
Från sin erfarenhet av teambuilding erbjuder Michael några unika och värdefulla råd till chefer: ägna några av dina möten åt skoj! Han menar att roliga möten skapar bättre, mer produktiva team över hela linjen.
Ser professionell ut på videokonferenser
Ben Walker är grundare och VD för Dito avskrifter, ett företag som betjänar organisationer runt om i världen med fantastiska transkriptionstjänster.
F: Vilken insikt skulle du vilja dela med dig av om distansmöten?
"Jag skulle starkt föreslå att du klär dig för tillfället, duschar och kammar håret. Jag tror att det kan ge en dålig look om du eller någon annan i mötet inte är helt förberedd och klädd för jobbet.
"Jag inser att det här är ett fjärrsamtal och många människor kommer att arbeta hemifrån; Jag tycker ändå att det visar att du är redo att gå och investerat fullt ut i mötet. Även om det betyder en t-shirt och jeans, se till att t-shirten är ren och inte har hål eller fläckar på den.”
Takeaway:
Medan vissa företag har accepterat "casualization" av distansmöten, motsätter Ben sig den känslan. Istället tror han att även om en deltagare ansluter hemifrån så är de fortfarande professionella och de borde agera som en.
Om någon ger intrycket att de inte tar sitt arbete på allvar, kan det påverka medarbetarnas moral och kundernas intryck negativt.
Mötesagendor med automatiska påminnelser
David Bitton är medgrundare och CMO på DoorLoop, en heltäckande lösning för fastighetsförvaltning.
F: Har du några schemaläggningstips för fjärr-/virtuella möten?
"Fjärrmöten kastade oss för en slinga till en början, men vi kunde klara det ganska enkelt. Det här är vad vi gjorde:
"Skapa en tidslinjee: Ingen vill delta i ett möte utan att veta dess mål eller varför det hålls. Deltagarna måste förses med en detaljerad plan som inkluderar viktiga ämnen, start- och sluttider, deltagare och all nödvändig läsning.
"Med en välplanerad agenda har alla tid att förbereda sig i förväg och få en känsla av hur länge mötet kommer att pågå så att de kan organisera sina dagar därefter. Detta garanterar att alla börjar på samma sida.
"Ställ in en påminnelse: Mötesinbjudningar kan lätt försvinna i flödet av e-postmeddelanden, meddelanden och andra aviseringar som anställda får under en arbetsdag. För att undvika detta schemalägger vi automatiska mötespåminnelser minst 15 minuter till en timme i förväg för att säkerställa att ingen tappar koll på möten.”
Takeaway:
För David förbereder sig de som kommer oförberedda till möten för katastrof. Gör först målen för ditt möte tydliga med en fullständig resplan. Ett slumpmässigt förhållningssätt till möten är dålig praxis i tidshantering och en primär bidragande orsak till Zoom-utbrändhet.
För det andra, använd ett schemaläggningsverktyg som Appointlet för att skicka automatiska påminnelser till deltagarna. Detta kommer att ge utdelning i form av förhindra frånvaro och sen. Automatiserade verktyg minskar också ditt personliga ansvar och hjälper dig att ge balansen i ditt liv.
Schemaläggning av appar för höga mötesvolymer
Alastair McDermott är värd för Erkänd auktoritet podcast, där han hjälper företag att generera nya leads med den senaste insikten.
F: Hur har dina möten förändrats efter pandemin?
”Jag har gått över till 100 % distansmöten. Jag hade en superupptagen post-pandemi 2020, jag exporterade min kalender och upptäckte att jag hade över 400 möten och samtal under 2020, jag kunde aldrig ha gjort det utan kalenderlänkar.
"Efter att nästan ha brunnit ut 2020, har jag minskat antalet samtal jag gör med ~50 % genom att ändra typen av arbete jag gör och kunderna jag gör det för."
Takeaway:
Alla Alastairs möten gick på distans 2020, något som inte skulle ha varit möjligt utan kalenderlänkar. Men även med den bekvämligheten satte Zoom-tröttheten in. Det var då Alastair ändrade sitt arbete så att han inte skulle behöva ta emot så många samtal.
F: Har du några schemaläggningstips för fjärr-/virtuella möten?
"Återigen, jag gillar att använda kalenderlänkar. Jag vet att vissa människor tycker att de är opersonliga, men mitt perspektiv handlar om hur du pratar om dem. Om du frågar den andra personen om de har en länk och samtidigt erbjuder som din egen så tycker jag att det är helt okej.”
Takeaway:
Även om vissa anser dem opersonliga, gör kalenderlänkar det enkelt att schemalägga. Om du är under vikten av ditt schema kan de göra stor skillnad. Att utnyttja bekvämligheter som dessa kan göra stor skillnad i ditt personliga liv.
Gör fjärrmöten till en framgång
Att arbeta hemma gjorde gränserna mellan arbete och ledighet lite mindre tydliga. Planering och organisering av distansmöten växte till att bli mycket mer betungande än vad som ursprungligen förväntades. Det visar sig att schemaläggning, organisation, värdskap och delning av fjärrsessioner kräver mycket arbete – särskilt om det sker flera gånger om dagen.
Tack vare ovanstående branschledare har vi en bra uppfattning om hur vi ska svara. teambuilding övningar kan göra möten roligare, programvara för asynkron möte hjälper till att anpassa scheman, och programvara för fjärrmöten knyter ihop allt. Att använda de bästa tillgängliga verktygen som t.ex Utnämning är det bästa sättet att investera i balansen mellan arbete och privatliv.
