Schemalägga möten genom ett CRM -biljettsystem som Zendesk

Zendesk - Appointlet - Zapier -integration

Använder du Zendesk Support och letar du efter en schemaläggningslösning?

I lösningen som beskrivs här kommer du att kunna erbjuda eskalerat stöd och hålla reda på förhållandet mellan biljetter och möten. Varje gång du delar en schemaläggningslänk skickas deltagarens svar tillbaka till sin första Zendesk -biljett som en privat kommentar, med hjälp av Zapier.

Zendesk är en mångfacetterad CRM (Customer Relationship Manager) som används av många SaaS -företag. Den erbjuder en kundsupport, verktyg för att bygga en kunskapsbas (guide) och har ett intuitivt, användarvänligt gränssnitt.

Medan deras supportpaket erbjuder en mängd olika tjänster, saknar det en inbyggd möteschemaläggare. För att lösa detta föreslår vi att du använder Appointlet -länkar i samtal med dina slutanvändare. Zendesks Chat -widget kommer att fungera som en första kontaktpunkt för personer som inte hittade sina svar i guiden.

Appointlet gör det enkelt att skicka schemaläggningslänkar och få ett möte bokat på några minuter. Plus med anpassade intagsformulär kan du samla in extra information om deltagaren, så att du är förberedd när du träffas.

För att komma igång måste du göra följande:

  1. Ställ in en Utnämning bokningssida
  2. Registrera en Zapier konto
  3. Ställ in din support -instrumentpanel i Zendesk

Aktivera Zendesk Chat -widgeten i en guide

När du har registrerat konton hos Appointlet, Zendesk och Zapier är vi redo att börja konfigurera din schemaläggningslösning.

I Zendesk navigerar du till dina administratörsinställningar och letar upp kanalen märkt web Widget (klassisk). Denna sida erbjuder anpassningsalternativ, inklusive en funktion som heter Chat.

Skaffa chattwidget i Zendesk Support
Aktivera chattwidget i Zendesk Guide (hjälpcenter)

Bra! Nu kommer besökare till dina kunskapsbasartiklar att kunna ställa frågor om deras specifika ämne inte tas upp. Dessa meddelanden kommer att visas i Zendesk Support som nya biljetter.

I bilden nedan kan du se hur ett Zendesk Support Chat-fönster kommer att visas för dina kunder. I det här exemplet har vi skapa en kunskapsbas med Blogger, en gratis och intuitiv bloggplattform. 

Ställer en fråga i widgeten Blogger Chat

Förfrågan tas emot i Zendesk Support -instrumentpanelen

Varje biljett har ett unikt #, som visas nedan. I Zendesk API-dokumentation kallas detta # för ett 'chatt-id'. Notera detta biljettnummer, eftersom vi kommer att använda det i nästa steg.

Skapa ett Schemaläggningsfält för tidsplan för ditt Zendesk-chatt-id

Nu när din Zendesk Chat -widget är installerad, låt oss rikta vår uppmärksamhet mot schemaläggningsflödet.

Börja med att navigera till Appointlet, logga in och få tillgång till ett mötesformulär. För att samla in de svar vi behöver från deltagarna skapar vi först en uppsättning formulärfält som namn, telefonnummer, jobbposition och en fråga före mötet.

Förutom dessa fält måste vi skapa ett till dolda fält. Detta kommer att heta Chat ID och vi kommer att använda det för att fånga det inkommande IDet från Zendesk. Här är steg för steg instruktioner:

  1. Skapa ett nytt textfält som heter "Chat -ID på fliken Intageformulär för en mötesform.

      2. Klicka på ”Lär dig hur du förfyller svaren” längst ned i redigeraren.

        3. Markera rutan längst ner för att göra formulärfältet dolt.

        4. Kopiera förfyllningsadressen och välj "Uppdatera formulärfält".

Klistra in den här webbadressen i en ny webbläsarflik och bokmärke den sidan. Alternativt kan du lägga till webbadressen till din dator anteckningsblock eller någon plats som du har enkel åtkomst till.

Därefter testar vi att ditt dolda fält fungerar.

I det här exemplet riktar vi in ​​oss på ett specifikt Zendesk -ID som motsvarar en kundbiljett, så vi måste ersätta den generiska "VALUE" -variabeln med något som vi vet refererar till den data vi samlar in. I det här exemplet skulle den uppdaterade URL: en:


https://appt.link/chris-gruchacz-composition/1-hour-guitar-lesson?field__oefcs=3

Vi har ersatt “VALUE” med “3” så vi vet att detta motsvarar biljett nr 3 i Zendesk.


 

Tryck enter för att ladda sidan så går du igenom det normala schemaläggningsflödet. Du kommer att märka att fältet "chatt -id" är dolt.

Exempel på fältsidan för mötesformulär

När du har slutfört testbokningen skickas ditt chatt -id till Zapier. Detta gör det möjligt att spåra den ursprungliga biljetten och lägga till en privat kommentar med alla mötesdetaljer och formulärsvar.

Anslut tidsschemaläggning till Zendesk Support -biljetter med Zapier

Zapier Appointlet -integration

Nu när Appointlet är konfigurerat måste vi bege oss till Zapier. För att komma igång, navigera till din Zap -skapelsessida:

Välj Appointlet som utlösare och slutför autentiseringsstegen:

Välj "Deltagarplanerad" från rullgardinsmenyn Trigger Event och dra in den senaste bokningen. Leta efter egenskapen 'chat-id' för att se till att ditt dolda värde har skickats korrekt:

Gör 'Lägg till kommentar till biljett i Zendesk' din handling:

För att autentisera ditt Zendesk -konto med Zapier behöver du din API -åtkomsttoken. Du kan aktivera och sedan skapa din token på fliken Zendesk Admin här:

När du går vidare med Zendesk -anslutningen kommer du att uppmanas att använda din API -åtkomsttoken för att autentisera ditt Zendesk -konto med Zapier:

När du börjar konfigurera åtgärdsstegsdetaljerna väljer du "Chatt -ID" i rullgardinsmenyn Biljett och anpassar sedan din kommentar genom att välja de relevanta formulärfält som vi kommer att vilja få i våra motsvarande Zendesk -biljetter. Slutligen väljer du "Nej" när du får frågan om kommentaren ska vara offentlig:

Vårt sista steg här är att skicka data och testa vår Zap. En testkommentar skapas i motsvarande biljett för att säkerställa att denna Zap fungerar. När framgången är bekräftad, slå på din nya Zap!

Testa din Zapier -integration

Med allt klart är det dags att se hur denna integration fungerar i realtid. Gå vidare och öppna en biljett med en användare. Ta sedan din schemaläggningslänk med de speciella fältparametrarna i slutet. Här är en påminnelse om hur det ser ut:

När du har den länken klistrar du bara in den i biljettens chattlåda och uppdaterar VÄRDE baserat på biljettnumret. Du kommer ihåg att biljetten i detta exempel är nummer 3, så vi har också ersatt “VALUE” i slutet av vår schemaläggningssida med “3” här också.

När slutanvändaren schemalägger ett möte med denna länk kommer Zapier att upptäcka bokningsbekräftelsen och använda sitt chatt-id för att lägga upp en privat kommentar med formulärsvaren i samma supportbiljett. Detta kan vara användbart för dig själv och andra i ditt team om de blir involverade i konversationen.

Organisera dina Zendesk Support -biljetter med taggar

Nu när du har konfigurerat integrationen är mitt sista förslag att utforska Supports märkningssystem. När du får ett meningsfullt formulärsvar kan du märka biljetterna med sökord och filtrera igenom dem. Detta gör det enkelt att avrunda slutanvändare som faller i liknande kategorier, så att du kan följa upp med grupper efter behov.

Detta kan vara till hjälp för säljteam som vill organisera framtidsutsikter och potentiella kunder enligt deras kvalifikationsnivåer. Kundframgång kan tagga biljetter för användare som behövde en lösning som inte var tillgänglig. Senare, när funktionen rullar ut, är filtrering genom taggar ett bekvämt sätt att hitta och meddela intresserade.

Vill du lära dig mer om några Appointlet CRM -alternativ? Vi skisserade integrationer med Hubspot och Zenkit som följer olika protokoll.

Författare Bio: Detta är en gästbloggartikel. Casey Burge är webbutvecklare och praktikant på Appointlet. Du kan läsa mer av hans verk här.

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell arbetar på Appointlet som produktmarknadsföringschef och kundförespråkare. Han har hjälpt tusentals kunder att förbättra sitt arbetsflöde för schemaläggning online. Utanför arbetet är han musikteoretisk instruktör och grundare av en musikprogramvaruföretag.

Det #1 onlineverktyget för att schemalägga möten