Ud af 55 millioner daglige møder nåede kun halvdelen deres mål. Med kun 20 % af uddannede mødeledere er der et stigende ansvarsgab i møder, hvor de fleste organisationer ikke vurderer virkningen af deres møder.
Mens en mødedagsorden sætter retningen for mødet, er der stadig mere at gøre på ledelses- og mødeledelsessiden for et effektivt teammøde – det største er forberedelse.
Dette indlæg vil vise dig uvurderlige tips til at sætte en dagsorden med eksempler på mødedagsorden. Fortsæt med at læse for at lære, hvordan virksomheder sikrer, at deres møder er produktive, meget fokuserede og inden for den angivne tidsfrist.
Værdien af at sætte en dagsorden
Fastsættelse af dagsorden betyder at bestemme eller angive et mødes formål, diskussionspunkter, længde, forventet resultat og den person, der er ansvarlig for diskussionspunkterne. Forberedelse til et bestyrelsesmøde giver deltagerne et overblik over mødets mål og handlingspunkter på højt niveau.
En fagperson forbereder og planlægger et møde ved at sætte mødets dagsorden. Holdmødedagsordenen viser deltagerne dagsordenens emner, forventet resultat og tidsramme, så alle kan forberede deres diskussionspunkter på forhånd og holde sig til diskussionsemnet.
I virkeligheden, 64 % af mødedeltagerne mener, at den bedste måde at få dem begejstrede for et møde på er at planlægge det godt. Men den samme forskning viste, at den yngre generation foretrækker en gratis frokost.
Hvad skal du inkludere?
Her er væsentlige ting, der altid bør stå på din mødedagsorden:
- Formål
- Liste over emner og deres tidsrum
- Diskussionsledere
- Mødested/platform
Du kan også inkludere processen til at behandle diskussionspunkterne ved at dele den tildelte tid op i kortere tidssegmenter. For eksempel når vi diskuterer "hvordan maksimerer vi vores top salgsstrategi?” du kan nedskrive en proces som:
- Liste muligheder – 5 min
- Analyser mulighederne værd at investere – 10 min
- Liste udfordringer – 5 min
- Foreslå løsninger – 5 min
Overordnet set vil dine dagsordenspunkter afhænge af den type møde, du skal have.
Syv tips til en effektiv mødedagsorden
1. Tag fat på et enkelt relevant emne
Et meget fokuseret møde behandler et specifikt emne. Du vil gerne undgå at oprette et møde, der omhandler to forskellige emner, såsom at øge salget og optimere marketingstrategier inden for det samme møde.
Er disse møder adskilt for at være mere fokuserede og meningsfulde for de relevante teams involveret i hvert mål?
Giv desuden teammedlemmerne mulighed for at vælge, om de vil deltage i mødet eller ej. De kan beslutte sig for ikke at deltage, simpelthen fordi de ikke har noget at tilføje til mødet, eller fordi deres tidsplan er fuld.
By deler dit mødelink gennem Appointlet kan du undgå besværet med at invitere et teammedlem, som ikke vil være tilgængelig til dit møde. Appointlet tjekker automatisk dit teams tidsplaner for at finde et passende tidspunkt for mødet.
Ud over det beskytter den manuelle godkendelsesfunktion også dig og dit teams kalender mod uønskede møder med folk, der ikke er kvalificerede.
At have et fokuseret møde med kun deltagere, der vil være involveret i beslutningsprocessen, løser følgende udfordringer på et møde:
- Teammedlemmer, der multitasker i et møde, fordi diskussionsspørgsmål ikke påvirker dem. Disse medlemmer vil være bedre stillet til at varetage andre meningsfulde opgaver.
- Går uden for emnet, fordi dagsordenen dækker et bredt formål. Resultatet er overdreven tidsspild og et uproduktivt møde. Så overvej at integrere en arbejdstimer app der kan spore, hvor lang tid man tager på en opgave samt møder.
Det fandt en undersøgelse blandt 182 topledere 71 % følte, at deres møder var uproduktive. Og 65 % sagde, at de kunne have været bedre stillet til at udføre deres egne opgaver.
Lyder det godt?
Alle, der inviteres til mødet, bør have et diskussionspunkt og mulige handlingspunkter (dvs. løsninger). Mødet ville handle om, at disse deltagere skulle evaluere deres pointer og handlingspunkter i stedet for at lave research fra bunden.
Det koncept driver os til det næste vigtige aspekt af den perfekte mødedagsorden.
2. Lad holdet komme med diskussionspunkterne
I stedet for at vælge dagsordenpunkterne fra dit perspektiv, lad teamet udvikle punkter, de synes er vigtige og værd at diskutere. Dette giver medlemmerne mulighed for at skabe mødeflowet og føle mere ejerskab til deres roller. Som mødeleder er din opgave at fastlægge mødets formål og facilitere mødet.
En effektiv måde at udvikle dagsordenspunkterne på ville være at dele et samarbejdsdokument som Google Docs eller Microsoft OneNote. Alle bør kunne redigere, gennemgå og efterlade kommentarer. Alternativt kan du oprette et PDF-dokument med kapacitet til konvertere PDF til et Word-dokument så de kan foretage de ændringer, de ønsker. Når du har sendt en e-mail til teamet om, at du skal have et møde om en uge og dets formål, vil du inkludere linket til dokumentet i e-mailen.
Men hvad vil du have med i samarbejdsdokumentet, og hvordan vejleder du teammedlemmernes forslag?
Lad os se nærmere på det i de følgende afsnit.
3. Brug 4×4-metoden til at strukturere diskussionsemnerne
Fire-til-fire-metoden er en ramme for at vejlede mødets formål.
Her er, hvad det ligner:
- Fire ting, som teamet har opnået siden sidste møde
- De udfordringer eller blokeringer, som teamet stod over for, da de udførte opgaverne
- Fire ting, som teamet kunne nå inden næste møde
- Eventuelle potentielle blokeringer for disse fremtidige opgaver
Opfølgning på resultaterne af det sidste møde holder teamet ansvarlige for de opgaver, de tager fra et møde. Ellers ville de føle, at intet ændrer sig efter møderne, eller at de er spild af tid.
Jeg vil sætte dette ind i et praktisk eksempel: sige, at du har en e-handelsbutik på Shopify, hvor du sælge produkter online og vil øge salget med $100,000. Så formålet med mødet er at bestemme, hvordan salget kan øges med $100,00. Men du havde sandsynligvis et salgsmål på 70,000 USD ved det sidste møde.
Ved at anvende 4×4-rammen har vi følgende:
- Fire ting, som teamet har opnået siden sidste møde
- Mersalg til 1,000 kunder, hvilket resulterede i et salg på 30,000 USD
- Krydssalg til 600 kunder, hvilket resulterede i $ 20,000 salg
- Retargeted 5,000 besøgende på webstedet, hvilket resulterede i $1,000 salg
- Udsendt kundetilfredshedsundersøgelser
- De udfordringer eller blokeringer, som teamet stod over for, da de udførte opgaverne
- 30% svarprocent fra kundetilfredshed undersøgelser
- Over 4,000 retargeted besøgende på hjemmesiden konverterede ikke osv.
- Fire ting, som teamet kunne nå inden det næste møde (dvs. efter det møde, du planlægger). Her opstiller du de mål, du vil diskutere på mødet.
- Mersalg til 2,000 kunder for at få 60,000 USD salg
- Krydssælg til 1,200 for at få et salg på 40,000 USD
- Retarget 10,000 besøgende på webstedet for at få $2,000 salg
- Etablere en e-mail marketing strategiy strømlinet med marketingværktøjer til Shopify
- Optimer butikken for at få mere salg organisk ved hjælp af Shopify apps til hastighedsoptimering.
- Eventuelle potentielle blokeringer for disse fremtidige opgaver
- Mangler ekspertise i e-mail-retargeting-kampagner
- En begrænset kundedatabase.
Du kan skrive de fire tidligere præstationer og de fire mål ned i dit delte dokument. Lad derefter teamet udfylde udfordringerne og mulige handlingspunkter.
Dette leder mig til, hvordan du bør strukturere disse spørgsmål i din dagsorden.
4. Design specifikke og udfordrende spørgsmål
A studere på én virksomheds ugentlige møder fandt ud af, at holdene følte, at vage dagsordener fik møderne til at spilde tid. Vage dagsordener er ting som "ugentlige marketingafdelingsmøder", hvor mødet kan føre til hundrede forskellige diskussioner uden noget klart resultat.
Sammenlign det med en dagsorden som "hvordan kan vi øge vores SMS-kampagnekonverteringsrate med 30 %?"
En klar dagsorden specificerer diskussionspunkterne og antyder det forventede resultat. Her er flere eksempler på specifikke og udfordrende dagsordensspørgsmål/emner:
- Hvordan kan vi få 2,000 USD ved at retargete 10,000 besøgende på webstedet?
- Hvordan kan vi sælge $60,000 fra mersalg til 2,000 kunder?
- Hvad link-building strategier kan vi implementere for at øge vores websteds domæneautoritet?
- Hvad kan vi gøre for at forbedre fuldførelsesraten for vores tilfredshedsundersøgelse med 50 %?
5. Afsæt tilstrækkelig tid til hvert dagsordenspunkt
Når du tildeler tid til hvert dagsordenspunkt, skal du stole på den tid, du typisk bruger på tidligere møder, og overveje antallet af oplægsholdere for hvert punkt. Begræns derefter hvert dagsordenspunkt til den minimale tid, der kræves for at behandle det. Du kan finde pauser mellem diskussionsemner nyttigt, fordi folk naturligvis har brug for pauser.
Vigtigst af alt, lad mødets ejer styre mødet. Ideelt set vil hvert medlem diskutere deres diskussionspunkt. Husk at prioritere de mest kritiske dagsordenspunkter, fordi nogle medlemmer kan gå halvvejs inde i mødet. Du kan organisere og afsætte tid til mødeemnerne fra vigtigst til mindst betydningsfuld – eller eksperimentere ved at starte med de hurtigste og nemmeste dagsordenspunkter.
6. Hav en 'parkeringsplads' sektion på din dagsorden
En parkeringsplads er en sektion, hvor du optager eventuelle off-topic emner, som et teammedlem vil tage op. Du bør have denne plads i samarbejdsdokumentet (f.eks. Google Docs). Mødeinviterede kan gennemgå disse emner, skrive kommentarer og endda løse nogle af dem før mødet.
At ignorere parkeringspladsen svarer til at negligere mødepauser. Det er naturlige ting, der vil ske, selvom du ikke planlægger dem. Når du har din dagsorden med alle sektionerne diskuteret, er det tid til den sidste dagsordensætning.
7. Del dagsordenen på forhånd og medtag forventede resultater
Du bør altid dele den endelige dagsorden med holdet 48 timer i forvejen. Dagsordenen bør omfatte diskussionsemner, oplægsholdere, tidsvinduer og 'parkeringsplads'-punkter.
Assaf Cohen, der driver spilfirmaet Solitaire Bliss, inkluderer påkrævet læsning som en del af hans mødedagsorden. "Vi ønsker, at vores team er forberedt og vidende til vores møder. Vi inkluderer ofte et notat eller oversigt i dagsordenen, så vores team kan komme op i fart og kan bidrage mere til vores møder.”
Tillad mødedeltagerne at tilføje til dagsordenen, hvis det synes passende. Gennemgå derefter ændringerne og del den færdige kopi 24 timer i forvejen, så alle er på samme side. Du er nu klar til at holde mødet! Husk at sætte en påmindelse om at advare teammedlemmerne om mødet og opsætningen software til mødereferater på forhånd for at optage diskussioner, så du kan få adgang til dem til fremtidig brug.
Afsluttende tanker
Når du sætter en dagsorden, har du ikke brug for hele teamet – du har kun brug for beslutningstagerne. Hav disse tips i tankerne:
- Lad beslutningstagerne bestemme dagsordenspunkterne og fremlægge dem under mødet.
- Udpeg en leder, der skal være ansvarlig for tidsstyring og sikre, at teamet når målet med mødet.
- Tildel minimum mødetid, men hav plads til pauser.
- Design specifikke og udfordrende diskussionsspørgsmål og bed mødedeltagerne om at dele mulige handlingspunkter.
Vigtigst er det, at have en feedbackproces for hvert af dine møder. Følg op på de handlingstrin, der blev foreslået på mødet for at holde medlemmerne ansvarlige.
Find endelig ud af hvordan Appletlet kan hjælpe med at strømline dine teammøder i dag!
