Ud af 55 millioner Ved daglige møder nåede kun halvdelen deres mål. Med kun 20 % uddannede mødeledere er der et stigende ansvarsforskel i møder, hvor de fleste organisationer ikke vurderer effekten af deres møder.
Selvom en god mødedagsorden sætter mødets retning, er der stadig mere at gøre på ledelses- og mødestyringssiden for at få et effektivt teammøde. Den største er forberedelse. En velstruktureret dagsorden kan hjælpe med at mindske spildtid ved at sikre, at møder har klare mål og strukturer, så teams kan fokusere på det, der virkelig betyder noget, og undgå at glide ind i uproduktive diskussioner.
Dette indlæg vil vise dig uvurderlige tips til at sætte en dagsorden med eksempler på mødedagsorden. Fortsæt med at læse for at lære, hvordan virksomheder sikrer, at deres møder er produktive, meget fokuserede og inden for den angivne tidsfrist.
Introduktion til mødedagsordener
En mødedagsorden er et afgørende værktøj til at sikre produktive og effektive møder. Den fungerer som en køreplan, der skitserer de emner, der skal diskuteres, den tid, der er afsat til hvert emne, og de forventede resultater.
En veludformet mødedagsorden hjælper med at holde samtalen på sporet, forhindrer unødvendige afvigelser og sikrer, at alle deltagere er på samme bølgelængde. Ved at bruge en mødedagsorden kan teams maksimere deres mødes effektivitet, få mest muligt ud af deres tid og nå deres mål. I dette afsnit vil vi undersøge vigtigheden af mødedagsordener, deres fordele og hvordan man skaber en effektiv en.
Værdien af at sætte en dagsorden
At fastsætte en dagsorden betyder at fastlægge eller angive et mødes formål, diskussionspunkter, varighed, forventet resultat og den person, der er ansvarlig for diskussionspunkterne. Forberedelse til et bestyrelsesmøde giver deltagerne et overblik over mødets mål og handlingspunkter og sætter klare forventninger til alle deltagere.
En professionel forbereder og planlægger et møde ved at fastsætte mødets dagsorden. Dagsordenen for teammødet viser deltagerne dagsordenens emner, forventet resultat og tidsramme, hvilket giver alle mulighed for at forberede deres diskussionspunkter på forhånd og holde sig til diskussionsemnet. Det er afgørende at definere mødets mål for at sikre, at alle deltagere forstår de forventede resultater og de handlinger, der er nødvendige for at nå disse mål.
I virkeligheden, 64% af mødedeltagerne mener, at den bedste måde at få dem begejstrede for et møde på er at planlægge det godt. Men den samme forskning viste, at den yngre generation foretrækker en gratis frokost.
Hvad skal du inkludere?
Her er væsentlige ting, der altid bør stå på din mødedagsorden:
Formål
Liste over emner og deres tidsrum
Diskussionsledere
Mødested/platform
Yderligere dagsordenspunkter bidraget af teammedlemmer
Yderligere elementer i en god mødedagsorden
Du kan også inkludere processen til at behandle diskussionspunkterne ved at dele den tildelte tid op i kortere tidssegmenter. For eksempel når vi diskuterer "hvordan maksimerer vi vores top salgsstrategi?” du kan nedskrive en proces som:
Liste muligheder – 5 min
Analyser mulighederne værd at investere – 10 min
Liste udfordringer – 5 min
Foreslå løsninger – 5 min
Overordnet set vil dine dagsordenspunkter afhænge af den type møde, du skal have.
Syv hurtige tips til en effektiv mødedagsorden
For at oprette en mødedagsorden, der sikrer, at tingene kører problemfrit, skal du følge disse syv tips:
Definer mødets målAngiv tydeligt formålet med mødet og hvad du håber at opnå. Overvej at bruge en skabelon til en mødedagsorden, der skitserer tilbagevendende mødeemner på forhånd. Dette kan hjælpe med at få hele teamet på samme sted og reducere risikoen for, at tingene kommer ud af emnet.
Sæt en realistisk tidslinjeSæt tilstrækkelig tid af til hvert emne, og sørg for lidt tid til uventede diskussioner. Med andre ord ønsker du måske ikke at bruge hele mødet på at fokusere på arbejdsprojekter. I stedet kan det være værdifuldt at sikre, at du har nok tid til at komme ind på alle emnerne, samtidig med at du stadig har plads til at opbygge en god relation.
Tildel roller og ansvarUdpeg en leder for hvert emne, og sørg for, at alle deltagere kender deres roller. Det kan være vigtigt at sætte forventninger til, hvem der er ansvarlig for hvad. For eksempel, er det den øverste ledelse, der taler? Vil salgs-, marketing- og projektteamet hver især have tid til at tale? Hvem vil spore teamets tid og tage noter?
Prioriter dagsordenspunkterFokuser på de mest kritiske emner, og gem mindre vigtige punkter til senere. Selv målrettede møder med den bedste tidsallokering kan blive afsporet, så det er ofte bedst at fokusere din dagsorden การประชุม omkring at få de vigtigste emner af vejen først.
Giv plads til diskussionGiv tid til åben diskussion og spørgsmål mellem peer-to-peer, og opfordr deltagerne til at deltage.
Brug et standardformat for mødedagsordenBrug et ensartet format til dine mødedagsordener for at sikre, at alle deltagere ved, hvad de kan forvente.
Del dagsordenen på forhåndNogle gange ligger nøglen til en effektiv dagsorden i forberedelse. Uddel mødedagsordenen til alle deltagere inden mødet, så de kan forberede sig og komme klar til at diskutere emnerne.
Syv dybdegående taktikker til en effektiv mødedagsorden
Når du vil gå ud over det grundlæggende, er her syv dybdegående tilgange til at forbedre din mødedagsorden.
1. Tag fat på et enkelt relevant emne
Et meget fokuseret møde behandler et specifikt emne. Du vil gerne undgå at oprette et møde, der omhandler to forskellige emner, såsom at øge salget og optimere marketingstrategier inden for det samme møde.
Er disse møder adskilt for at være mere fokuserede og meningsfulde for de relevante teams involveret i hvert mål?
Giv desuden teammedlemmerne mulighed for at vælge, om de vil deltage i mødet eller ej. De kan beslutte sig for ikke at deltage, simpelthen fordi de ikke har noget at tilføje til mødet, eller fordi deres tidsplan er fuld.
By deler dit mødelink Med Appointlet kan du undgå besværet med at invitere et teammedlem, der ikke er tilgængeligt til dit møde. Appletlet tjekker automatisk dit teams tidsplaner for at finde et passende tidspunkt til mødet.
Ud over det beskytter den manuelle godkendelsesfunktion også dig og dit teams kalender mod uønskede møder med folk, der ikke er kvalificerede.
At have et fokuseret møde med kun deltagere, der vil være involveret i beslutningsprocessen, løser følgende udfordringer på et møde:
Holdkammerater som multitasker i et møde, fordi diskussionsspørgsmål ikke påvirker dem. Disse medlemmer vil være bedre stillet til at varetage andre meningsfulde opgaver.
At komme væk fra emnet, fordi dagsordenen dækker et bredt formål. Resultatet er overdreven spildtid og et uproduktivt møde. Så overvej at integrere en arbejdstimer app der kan spore, hvor lang tid man tager på en opgave samt møder.
Det fandt en undersøgelse blandt 182 topledere 71% følte, at deres møder var uproduktive. Og 65 % sagde, at de kunne have været bedre stillet til at udføre deres egne opgaver.
Lyder det bekendt? Det er derfor medarbejderuddannelse bør indeholde vejledning i effektive møder. Alle inviterede til mødet bør have et diskussionspunkt og mulige handlingspunkter (dvs. løsninger). Mødet bør handle om, at disse deltagere evaluerer deres pointer og handlingspunkter, snarere end at lave research fra bunden.
Alle, der inviteres til mødet, bør have et diskussionspunkt og mulige handlingspunkter (dvs. løsninger). Mødet ville handle om, at disse deltagere skulle evaluere deres pointer og handlingspunkter i stedet for at lave research fra bunden.
Det koncept driver os til det næste vigtige aspekt af den perfekte mødedagsorden.
2. Lad holdet komme med diskussionspunkterne
I stedet for at vælge dagsordenspunkterne ud fra dit perspektiv, så lad teamet udvikle punkter, de mener er vigtige og værd at diskutere. Dette giver medlemmerne mulighed for at skabe mødets flow og føle mere ejerskab over deres roller. Som mødeleder er det dit job at bestemme mødets formål og facilitere mødet. At bede om input fra teammedlemmer får dem til at føle sig værdsatte og fremmer en følelse af samarbejde.
Men hvad vil du have med i samarbejdsdokumentet, og hvordan vejleder du teammedlemmernes forslag?
3. Brug 4×4-metoden til at strukturere diskussionsemnerne
Fire-til-fire-metoden er en ramme for at vejlede mødets formål.
Her er, hvad det ligner:
Fire ting, som teamet har opnået siden sidste møde
De udfordringer eller blokeringer, som teamet stod over for, da de udførte opgaverne
Fire ting, som teamet kunne nå inden næste møde
Eventuelle potentielle blokeringer for disse fremtidige opgaver
Det er afgørende at inkludere statusopdateringer i 4×4-metoden for at holde teamet informeret om fremskridt og opgaver, sikre ansvarlighed og klarhed i ansvarsområder.
Opfølgning på resultaterne af det sidste møde holder teamet ansvarlige for de opgaver, de tager fra et møde. Ellers ville de føle, at intet ændrer sig efter møderne, eller at de er spild af tid.
Her er et praktisk eksempel: Lad os sige, at du har en e-handelsbutik på Shopify hvor du sælge produkter online og ønsker at øge salget med 100,000 USD. Formålet med mødet er derfor at finde ud af, hvordan man kan øge salget med 100,00 USD. Men du havde sandsynligvis et salgsmål på 70,000 USD på det sidste møde.
Ved at anvende 4×4-rammen har vi følgende:
Fire ting, som teamet har opnået siden sidste møde
Mersalg til 1,000 kunder, hvilket resulterede i et salg på 30,000 USD
Krydssalg til 600 kunder, hvilket resulterede i $ 20,000 salg
Retargeted 5,000 besøgende på webstedet, hvilket resulterede i $1,000 salg
Udsendt kundetilfredshedsundersøgelser
De udfordringer eller blokeringer, som teamet stod over for, da de udførte opgaverne
30% svarprocent fra kundetilfredshed undersøgelser
Over 4,000 retargeted besøgende på hjemmesiden konverterede ikke osv.
Fire ting, som teamet kunne nå inden det næste møde (dvs. efter det møde, du planlægger). Her opstiller du de mål, du vil diskutere på mødet.
Mersalg til 2,000 kunder for at få 60,000 USD salg
Krydssælg til 1,200 for at få et salg på 40,000 USD
Retarget 10,000 besøgende på webstedet for at få $2,000 salg
Etablere en e-mail marketing strategi strømlinet med marketingværktøjer til Shopify
Optimer butikken for at få mere salg organisk ved hjælp af Shopify apps til hastighedsoptimering.
Eventuelle potentielle blokeringer for disse fremtidige opgaver
Mangler ekspertise i e-mail-retargeting-kampagner
En begrænset kundedatabase.
Du kan skrive de fire tidligere præstationer og de fire mål ned i dit delte dokument. Lad derefter teamet udfylde udfordringerne og mulige handlingspunkter.
Dette leder mig til, hvordan du bør strukturere disse spørgsmål i din dagsorden.
4. Design specifikke og udfordrende spørgsmål
A studere på én virksomheds ugentlige møder fandt ud af, at holdene følte, at vage dagsordener fik møderne til at spilde tid. Vage dagsordener er ting som "ugentlige marketingafdelingsmøder", hvor mødet kan føre til hundrede forskellige diskussioner uden noget klart resultat.
Sammenlign det med en dagsorden som "hvordan kan vi øge vores SMS-kampagne omregningskurs med 30 %?”
En klar dagsorden specificerer diskussionspunkterne og antyder det forventede resultat. Her er flere eksempler på specifikke og udfordrende dagsordensspørgsmål/emner:
Hvordan kan vi få 2,000 USD ved at retargete 10,000 besøgende på webstedet?
Hvordan kan vi sælge $60,000 fra mersalg til 2,000 kunder?
Hvad link-building strategier kan vi implementere for at øge vores websteds domæneautoritet?
Hvad kan vi gøre for at forbedre fuldførelsesraten for vores tilfredshedsundersøgelse med 50 %?
At fokusere på et specifikt projekt under møder hjælper med at afstemme mål og lægge fundamentet for en vellykket projektgennemførelse.
5. Afsæt tilstrækkelig tid til hvert dagsordenspunkt
Når du tildeler tid til hvert dagsordenspunkt, skal du stole på den tid, du typisk bruger på tidligere møder, og overveje antallet af oplægsholdere for hvert punkt. Begræns derefter hvert dagsordenspunkt til den minimale tid, der kræves for at behandle det. Du kan finde pauser mellem diskussionsemner nyttigt, fordi folk naturligvis har brug for pauser.
Vigtigst af alt, lad mødets ejer styre mødet. Ideelt set vil hvert medlem diskutere deres diskussionspunkt. Husk at prioritere de mest kritiske punkter på dagsordenen, da nogle medlemmer kan forlade mødet halvvejs inde i mødet.
Du kan organisere og afsætte tid til mødeemnerne fra de vigtigste til de mindst vigtige – eller eksperimentere ved at starte med de hurtigste og nemmeste punkter på dagsordenen. Derudover skal du give plads til ubesvarede spørgsmål eller uløste problemer for at sikre, at alle emner bliver fuldt ud behandlet.
6. Hav en 'parkeringsplads'-sektion på din dagsorden
En parkeringsplads er et afsnit, hvor du registrerer eventuelle irrelevante emner, som et teammedlem vil bringe op. Du bør have denne plads i samarbejdsdokumentet (f.eks. Google Docs). Mødedeltagerne kan gennemgå disse punkter, efterlade kommentarer og endda løse nogle af dem inden mødet. At inkludere ad hoc-emner i parkeringsafsnittet kan fremme teambuilding, beslutningstagning og brainstorming ved at give plads til spontane diskussionspunkter.
At ignorere parkeringspladsen svarer til at negligere mødepauser. Det er naturlige ting, der vil ske, selvom du ikke planlægger dem. Når du har din dagsorden med alle sektionerne diskuteret, er det tid til den sidste dagsordensætning.
7. Del dagsordenen på forhånd og medtag forventede resultater
Du bør altid dele den endelige dagsorden med holdet 48 timer i forvejen. Dagsordenen bør omfatte diskussionsemner, oplægsholdere, tidsvinduer og 'parkeringsplads'-punkter.
Assaf Cohen, der driver spilfirmaet Solitaire Bliss, inkluderer påkrævet læsning som en del af hans mødedagsorden. "Vi ønsker, at vores team er forberedt og vidende til vores møder. Vi inkluderer ofte et notat eller oversigt i dagsordenen, så vores team kan komme op i fart og kan bidrage mere til vores møder.”
Tillad mødedeltagerne at tilføje til dagsordenen, hvis det synes passende. Gennemgå derefter ændringerne, og del den færdige kopi 24 timer i forvejen, så alle er på samme side. Brug af en delt online dagsorden kan forbedre kommunikationen og interaktionen, især i fjernmøder med én til én, ved at holde alle deltagere på linje og fremme diskussionen af kritiske punkter. Du er nu klar til mødet! Husk at indstille en påmindelse for at advare teammedlemmerne om mødet og oprette mødet. software til mødereferater på forhånd for at optage diskussioner, så du kan få adgang til dem til fremtidig brug.
Format og skabelon for mødedagsorden
En mødedagsorden indeholder typisk følgende elementer:
IntroduktionEn kort oversigt over mødets formål og målsætning.
DagsordenspunkterEn liste over emner, der skal diskuteres, sammen med den afsatte tid til hvert punkt.
Talende punkterEn liste over hovedpunkter, der skal behandles under diskussionen af hvert punkt på dagsordenen.
Action tingEn liste over opgaver, der skal udføres af deltagerne efter mødet.
Næste skridtEn opsummering af de handlinger, der skal foretages efter mødet, og de forventede resultater.
Du kan bruge en skabelon til en mødedagsorden til at hjælpe dig med at lave en effektiv dagsorden. Mange skabeloner er tilgængelige online, eller du kan oprette din egen ved hjælp af et værktøj som Google Docs.
Tildeling af roller og ansvar
Det er afgørende for et effektivt møde at fordele roller og ansvar. Dette omfatter:
Udpegning af en mødelederUdpeg en leder til at lede mødet og holde diskussionen på sporet.
Tildeling af emneledereUdpeg en leder for hvert punkt på dagsordenen for at sikre, at diskussionen forbliver fokuseret.
Definition af deltagerrollerKommuniker tydeligt den forventede rolle for hver deltager, hvad enten det er at give input, stille spørgsmål eller blot lytte.
Ved at tildele roller og ansvarsområder kan du sikre, at alle deltagere ved, hvad der forventes af dem, og kan bidrage til mødets succes.
Definition af mødets mål
At definere mødets mål er det første skridt i at skabe en effektiv mødedagsorden. Dette involverer:
Tydelig angivelse af formåletForklar årsagen til mødet, og hvad du håber at opnå.
At sætte specifikke målIdentificér de specifikke resultater, du ønsker at opnå under mødet.
Fastsættelse af nøglepræstationsindikatorerDefiner, hvordan du vil måle mødets succes.
Ved at definere mødets mål kan du skabe et fokuseret og produktivt møde, der når de tilsigtede mål. Dette vil medvirke til at sikre, at alle deltagere er på samme bølgelængde, og at mødet er effektivt og virkningsfuldt.
5 eksempler på mødedagsordener
Nedenfor er nogle enkle skabeloner, du kan bruge eller tilpasse baseret på den type møde, du er vært for.
Dagsorden for teambrainstormmøde
Velkomst og mødemål (5 min.)
Hurtige sejre eller seneste opdateringer (10 min)
Åben brainstorm og diskussion (30 min.)
Næste trin og opgaver (10 min)
Dette format holder tingene strukturerede uden at hæmme kreativiteten. Sørg for at definere det problem, du løser, så teamet forbliver fokuseret.
Format til ugentlige stand-up-møder
Opdateringer om round-robin-holdene (15 min.)
Blokeringer og vejspærringer (10 min)
Topprioriteter for den kommende uge (5 min)
Standups er ment som korte og fokuserede. Hold dig til tidsfrister, og undgå at dykke for dybt ned i problemløsning – gem det til opfølgninger. Daglige dagsordener for scrummøder dækker typisk blokeringer, en opsummering af tidligere arbejde og mål for den aktuelle dag.
Klient check-in eksempel på dagsorden
Klientmøder drager fordel af en professionel struktur, der giver plads til samarbejde. [LINK 1] for at vise, at du er organiseret og forberedt. Dagsordener for lederteammøder inkluderer ofte personlige opdateringer, gennemgang af nøgletal og diskussion af presserende problemstillinger.
Klientmøder drager fordel af en professionel struktur, der giver plads til samarbejde. Send dagsordenen på forhånd for at vise, at du er organiseret og forberedt.
Handlingspunkter for en-til-en-møder
En-til-en-møder bør føles støttende, ikke performative. Brug dagsordenen som en vejledning, men sørg for plads til åbenhjertige samtaler. Dagsordener for en-til-en-møder bør balancere emner som motivation, kommunikation og karriereudvikling.
En-til-en-møder bør føles støttende, ikke performative. Brug dagsordenen som en vejledning, men sørg for plads til åbenhjertige samtaler. Mødedagsordener på springniveau er ideelle til at diskutere bredere karriereudvikling og give feedback til den øverste ledelse.
Skabelon til dagsorden for projektstart
Introduktioner og roller (5 min)
Projektoversigt og mål (10 min)
Tidslinje, milepæle og leverancer (15 min)
Kommunikationsplan og -værktøjer (10 min.)
Spørgsmål og svar og de næste trin (5 min.)
Kickoff-møder sætter tonen for hele projektet. En velstruktureret dagsorden kan være forskellen mellem kaos og klarhed.
Afsluttende tanker
Når du sætter en dagsorden, har du ikke brug for hele teamet – du har kun brug for beslutningstagerne. Hav disse tips i tankerne:
Lad beslutningstagerne bestemme dagsordenspunkterne og fremlægge dem under mødet.
Udpeg en leder, der skal være ansvarlig for tidsstyring og sikre, at teamet når målet med mødet.
Tildel minimum mødetid, men hav plads til pauser.
Design specifikke og udfordrende diskussionsspørgsmål og bed mødedeltagerne om at dele mulige handlingspunkter.
Vigtigst af alt, hav en feedbackproces for hvert af jeres møder. Følg op på de handlingstrin, der blev foreslået på mødet, for at holde medlemmerne ansvarlige. Organiserede dagsordener og fælles input er afgørende for produktive møder, da de sikrer, at alle teammedlemmer føler sig værdsatte og involverede.
Find endelig ud af hvordan Appletlet kan hjælpe med at strømline dine teammøder i dag!
