Mejores prácticas para programar reuniones remotas para que todos lleguen a tiempo, en todo momento

La mayoría de la gente tiene dificultad para mantenerse concentrado durante reuniones remotas que duran más de 30 a 60 minutos. Después de eso, comienzan a desviarse y perder el enfoque. Mantener la atención de alguien es bastante difícil, pero si también se trata de personas que llegan tarde, hay una ventana de atención aún más pequeña con la que trabajar.

Las llegadas tardías tienden a ocurrir por varias razones, que revisaremos aquí en breve. La mejor manera de hacer que las personas se responsabilicen y se presenten a tiempo es con recordatorios automáticos. En este artículo, cubriremos este tema en detalle para que tenga una mejor idea de cómo programar y estructurar sus compromisos.

¿Por qué la gente no se presenta a las reuniones remotas?

Como regla general, es más probable que las personas se presenten a eventos que consideran valiosos. Si los asistentes simplemente no se presentan en absoluto, es posible que no pensaran que la reunión remota era muy importante para ellos. Puede ser que su propuesta de valor no fuera lo suficientemente sólida. Cualquiera que sea la razón, es común que los asistentes eviten la responsabilidad y simplemente no se presenten en eventos que ven como una pérdida de tiempo.

Las llegadas tardías son un poco diferentes. Por lo general, no son una indicación de negligencia deliberada. Es más común que las personas no se presenten puntualmente porque simplemente perdieron la noción del tiempo y no tuvieron un recordatorio adecuado. 

No se presenta y llega tarde

La persona promedio está muy ocupada mentalmente, ¡incluso cuando su agenda está vacía! Con un sinfín de contenido digital en el que concentrarse, es normal que las personas se olviden de las cosas incluso cuando lo hayan programado hace días o semanas. Honestamente, los momentos de distracción probablemente nos suceden a los mejores de nosotros.

Por otro lado, si ve muchas ausencias y llegadas tardías, no es una mala idea comenzar a pensar en lo que puede hacer para mejorar la situación. Si no está automatizando el flujo de programación, está creando más trabajo para el asistente. No solo tienen que encontrar una hora en su calendario que funcione, sino que deben verificar ese calendario manualmente o establecer un recordatorio para ellos mismos. 

Incluso cuando el evento del calendario es creado por ambas partes, la reunión puede no parecer lo suficientemente lucrativa como para ocupar un lugar importante en la mente de los asistentes. De hecho, la mente humana está conectada de tal manera que deliberadamente olvida todas las cosas sin importancia para poder dirigir toda la atención hacia las importantes.

Entonces, antes de pasar a implementar una solución, es importante comenzar por tener algo de compasión y no tomar la negligencia como algo personal. 

Configure una aplicación de programación para asegurarse de que los asistentes se presenten

Puede reducir el número de llegadas tardías y no presentarse haciendo una propuesta de valor clara para el asistente. Pero la automatización del proceso les llevará el resto del camino, de modo que sea fácil recordar la próxima fecha y hora. 

Las aplicaciones de programación hacen que esto sea más fácil de lograr para empresas de cualquier tamaño. Siempre que comparta su enlace con alguien, este puede elegir un horario que le convenga y completar un formulario. Al confirmar, recibirán un email de confirmación y calendario de eventos. Además, puede programar correos electrónicos o SMS recordatorios que se envían en momentos clave, como el día anterior o una hora antes de su evento.

Estas notificaciones dificultan que el asistente invente una excusa para olvidarse de anotar la reunión en su calendario. El intervalo de tiempo también se completa automáticamente en su calendario en línea, de modo que se le notifique y pueda consultarlo en cualquier momento. La información del cliente se guarda y se comparte con usted para uso futuro. 

A continuación, se explica de qué otra forma puede una aplicación de programación actuar como un facilitador para mejorar la asistencia a las reuniones.

  • Hospedaje de reuniones remotas: Las reuniones virtuales eliminan la necesidad de que el equipo y los asistentes estén físicamente en el mismo lugar durante la reunión. Durante la pandemia de covid-19, las reuniones remotas son cada vez más habituales.
  • Recuerda tus reuniones: Los recordatorios y seguimientos regulares antes y después de las reuniones garantizan que su propio equipo se mantenga al día. Los detalles de los asistentes se registran a través de varios canales, por lo que su personal puede acceder a los datos de la reunión para prepararse con anticipación.
  • Eliminando las ausencias: Cuando las personas importantes no se presentan a su reunión, existe el riesgo de que se desperdicie todo el tiempo. Si eso sucede con regularidad, se convierte en un costo para las empresas que podría evitarse fácilmente.
  • Mejorar la asistencia: Una página de programación dedicada que muestra un resumen de todas las reuniones que están en línea aumenta enormemente la asistencia. Además, las nuevas reuniones se pueden programar fácilmente aquí, y las más antiguas se pueden reprogramar si es necesario.
  • Agilice las conversaciones con los clientes: Las reuniones que deben celebrarse con los clientes requieren más planificación que las discusiones internas habituales. La coordinación de ida y vuelta es un punto común de frustración, por lo que simplificar el proceso es una gran idea.
  • Genere URL de reunión de Zoom únicas; Zoom es una de las aplicaciones de conferencias web más utilizadas; sin embargo, esta técnica se puede utilizar para cualquier herramienta de reunión integrada. Cita le permite organizar reuniones de Zoom con enlaces únicos en unos pocos clics. Esto simplifica el proceso y simplifica el flujo de trabajo. Otras opciones comunes de videoconferencia que funcionan de la misma manera incluyen Google Meet, MS Teams, Join.Me, GoToMeeting y Webex.
  • Confirmación y recordatorios automatizados: Enviar mensajes de texto de confirmación y recordatorio de la reunión a mano está bien si solo tiene unas pocas veces por semana o si está tratando con ejecutivos de primer nivel. Pero cuando se reúne con gente común a diario, se convierte en una tarea irrazonable. Automatizar todos los suyos con una herramienta de programación puede ser de gran ayuda. 
  • Traducir entre zonas horarias: Las reuniones que tienen lugar en diferentes zonas horarias son una fuente común de confusión. Si la gente incluso recuerda hacer las conversiones de tiempo, siempre hay lugar para el error humano. Las herramientas de programación en línea resuelven esto detectando la zona horaria del navegador del asistente y usándola para traducir la disponibilidad del anfitrión de la reunión. 
  • Coordinar con los miembros del equipo: Las reuniones de clientes que involucran a varios miembros del equipo se pueden coordinar fácilmente con la herramienta de programación en línea adecuada. Appointlet tiene funciones de asignación de organizadores, como round robin, para ayudar a distribuir las reuniones en un equipo. O alternativamente, también puede usar la herramienta para alinear los horarios de varios miembros del equipo para una sola reunión. 

Minimice las ausencias con una aplicación de programación

Usted sabe que una herramienta de programación en línea está funcionando cuando nunca aparece en una conversación y, sin embargo, sus actos mejorarán la calidad de sus reuniones y harán que los participantes asistan no porque lo necesiten, sino porque lo desean.

He aquí cómo llegar paso a paso.

Hospedaje de reuniones virtuales

Es posible que las reuniones virtuales no sean las mejores para la toma de decisiones importantes o la construcción de relaciones, pero para ponerse al día con regularidad y hacer comprobaciones, definitivamente son más efectivas que las reuniones en persona. Los participantes no necesitan estar allí físicamente, y cuando eliminas esta labor, la asistencia aumenta automáticamente. Además, características como compartir pantalla, pizarras virtuales y salas de grupos de trabajo replican la experiencia en persona, por lo que no hay mucha diferencia de todos modos.

Además, si eres una persona consciente del medio ambiente, las reuniones virtuales son respetuosas con el medio ambiente, ya que no consumen muchos recursos y minimizan la producción de residuos. 

Es muy fácil olvidar una reunión

Pero una aplicación de programación en línea lo hace muy difícil. La mayoría de las aplicaciones de programación se conectan con su calendario virtual, sin importar cuál esté usando, y actualizan el espacio para reuniones allí automáticamente. También le informan si hay algún conflicto para que pueda solicitar una reprogramación.

También puede bloquear sus horas disponibles para que sus colegas remotos sepan de su disponibilidad con anticipación y seleccionen una hora de reunión que se adapte a su horario.

Las ausencias son malas para los negocios

El tiempo dedicado a esperar a alguien que nunca se presenta es un activo precioso que podría emplearse en mejores tareas que realmente impulsan el valor comercial. Como emprendedor, ya sabe cuánto costo de oportunidad puede representar esto para su negocio.

Las aplicaciones de programación de citas pueden ser fundamentales para controlar este costo, ya que eliminan por completo cualquier excusa que pudieran tener las personas que no se presentan. Además, dado que organizará la reunión después de ver su disponibilidad a través de la aplicación, sería muy descortés por su parte no aparecer.

Mejore la asistencia con una página de programación

La mayoría de las aplicaciones de reserva de citas brindan a los usuarios una página de programación central que actúa como un panel para toda la información relacionada con la reunión. Puede ver lo que se ha programado en el pasado y lo que se avecina en el futuro. Puede marcar fechas importantes para lanzamientos de productos, comunicados de prensa, reuniones con clientes y demás.

Cuando los empleados pueden ver todo de un vistazo, las posibilidades de perderse algo se reducen considerablemente. Saben exactamente qué hacer, cuándo. Esto se traduce en una mayor productividad y, por tanto, una mayor asistencia a las reuniones.

Agilice la conversación con el cliente

Si alguna vez ha trabajado en ventas, debe saber lo difícil que es organizar reuniones con los clientes, especialmente en un entorno virtual. Hay toneladas de correos electrónicos yendo y viniendo, y las reuniones se reprograman un millón de veces. El 90% de estos se desperdicia en el proceso y los clientes eventualmente se retiran debido a la molestia.

Las aplicaciones de programación eliminan todo esto y lo reemplazan con una página de reserva conveniente para el cliente. Esta página de reserva se puede configurar en un sitio web o se puede compartir a través de una URL. Los clientes pueden elegir fácilmente un intervalo de tiempo disponible en esta página, seleccionar su miembro del personal preferido y completar su información de contacto. La reunión se reserva automáticamente y se notifica a la empresa.

Algunas herramientas incluso le permiten agregar opciones adicionales, como una sección de preguntas frecuentes o un chatbot en la página de reserva de reuniones. Esto permite a los clientes comunicarse fácilmente con su empresa y obtener respuestas rápidas. 

Genere URL de reunión de Zoom únicas

Herramientas como Appointlet se integran con muchas aplicaciones de conferencias web como Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, etc., para realizar reuniones virtuales fácilmente. Una vez que esté conectado con Zoom, todo lo que necesita son unos pocos clics para generar URL únicas para las reuniones. 

Este enlace se generará y compartirá automáticamente con los participantes una vez que programe una reunión virtual. También se adjuntará al evento del calendario creado para estas reuniones para que los participantes no tengan problemas para encontrarlo en caso de que se pierda en los correos electrónicos.

Confirmación y recordatorios automatizados

Esta es fácilmente la mejor característica que las aplicaciones de programación en línea tienen para ofrecer. Ya no es necesario realizar llamadas telefónicas ni enviar correos electrónicos para confirmar la hora de la reunión con los participantes. Todo lo que necesita hacer es agregar a los participantes a la reunión, y automáticamente se les pedirá que confirmen.

También puede configurar recordatorios y seguimientos automáticos para las reuniones que se han finalizado. La aplicación enviará automáticamente recordatorios por correo electrónico y SMS a los participantes de la reunión en determinados intervalos. Es posible que deba especificar la frecuencia y la brecha entre estos recordatorios, y la aplicación se encargará del resto.

Traduce entre zonas horarias

Las empresas que operan en un entorno global necesitan constantemente reunirse con personas en el extranjero. Configurar reuniones de este tipo en diferentes zonas horarias puede ser muy confuso, ya que tendrá que hacer una buena cantidad de matemáticas solo para asegurarse de no cometer ningún error.

Las aplicaciones como Appointlet traducen los horarios de las reuniones de acuerdo con la zona horaria local, tanto para los anfitriones como para los asistentes. También puede especificar una zona horaria diferente a la local, pero el software seleccionará automáticamente la zona en la que se encuentra como configuración predeterminada. Si no desea que esto suceda, puede bloquear la zona horaria para que los horarios de las reuniones se muestren a todos los participantes de acuerdo con su zona horaria.

Coordinar con los miembros del equipo

Todos los problemas de programación que hemos discutido hasta ahora crecen exponencialmente a medida que aumenta el número de participantes. El problema empeora aún más cuando necesita que varios miembros de su equipo estén presentes para una reunión con un cliente. 

Afortunadamente, Appointlet también tiene una solución para este. Con sus funciones de programación de equipos, puede programar reuniones con varios miembros y especificar también el anfitrión. El anfitrión obtendrá derechos administrativos en la aplicación de conferencias integrada que está utilizando y el resto del equipo será invitado como participantes.

Cómo programar reuniones de equipo remotas

Las reuniones virtuales grupales pueden no ser una gran idea si es necesario que haya una comunicación constante entre los participantes. No querrás pasar por la tortura de hacer que 50 personas apaguen sus micrófonos cuando todos quieren intervenir y hablar simultáneamente. Además, en ausencia de un lenguaje corporal claro, esta comunicación se complicaría aún más. Hágase un favor y celebre esas reuniones cara a cara.

Sin embargo, si el propósito es simplemente presentar algo o realizar una sesión de capacitación, las reuniones de equipos virtuales pueden ser la opción ideal. Además del obvio ahorro de costos que obtiene al no tener que organizar una gran sala de conferencias, el proceso de programación es mucho más conveniente.

Todo lo que necesita hacer es crear un tipo de reunión grupal en Appointlet y configurar las reglas de programación como desee. Puede especificar el número máximo de asistentes autorizados a asistir a la reunión en un momento determinado para evitar la sobrepoblación del espacio virtual. 

Para las reuniones virtuales, deberá integrar Appointlet con un software de videoconferencia en línea de su elección. Puede seleccionar este software en el lugar de la reunión y luego continuar con el resto de la misma manera.

Preguntas Frecuentes

Si es nuevo en las reuniones virtuales y en la programación, es posible que esto haya sido demasiado para manejar. Si no pudo comprender nada en algún paso, estas preguntas frecuentes pueden ayudarlo. 

¿Cómo puedes tener reuniones con un equipo remoto?

Los equipos remotos pueden tener reuniones virtuales que pueden llevarse a cabo a través de un software de videollamadas en línea como Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, etc. Puede programar reuniones con varios miembros del equipo a través de una aplicación de programación como Appointlet y luego continuar teniendo la sesión a través de cualquiera de las aplicaciones mencionadas anteriormente.

¿Cuál es la mejor aplicación de conferencias web para reuniones en línea?

Hay muchas aplicaciones de conferencias web que están siendo utilizadas por empresas líderes en todo el mundo. Los mejores incluyen Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype, Slack, GoToMeeting, ClickMeeting, Cisco Webex y ezTalks Meetings.

¿Cómo configuro recordatorios para asistentes a una reunión remota programada?

Los recordatorios para los asistentes han demostrado ser de gran ayuda para minimizar las ausencias y mejorar la asistencia a las reuniones. Las herramientas de programación como Appointlet le permiten enviar recordatorios automáticos para las reuniones programadas. Estos recordatorios pueden enviarse por correo electrónico, SMS u otras formas de mensajes. 

¿Cómo organizo reuniones remotas a nivel internacional?

Las reuniones internacionales remotas se pueden programar fácilmente a través de aplicaciones de programación en línea como Appointlet. Appointlet le permite programar reuniones en diferentes zonas horarias con facilidad. La hora de la reunión se traduce automáticamente de acuerdo con la zona horaria local tanto para los asistentes a la reunión como para el anfitrión.

¿Cómo debo organizar reuniones de negocios remotas?

Puede organizar reuniones de negocios remotas virtualmente a través de conferencias telefónicas. Las reuniones virtuales son más fáciles de planificar y ejecutar, ya que la mayor parte del trabajo manual se automatiza con software. Puede utilizar herramientas de programación como Appointlet para programar la reunión y una herramienta de videoconferencia como Zoom para llevar a cabo la reunión.

¿Dónde suelen celebrar sus reuniones los trabajadores remotos?

Los trabajadores remotos normalmente celebran reuniones a través de aplicaciones de conferencias y programación en línea. Las aplicaciones de programación en línea facilitan la coordinación del equipo y las reuniones se organizan con un esfuerzo mínimo. Una vez configurados, se pueden realizar en un software de conferencias virtuales como Zoom o Google Meet.

¿Cómo reduzco el estrés de las reuniones remotas?

El trabajo remoto y las reuniones pueden ser estresantes, pero puede reducir el estrés permitiendo a los asistentes la mayor flexibilidad posible. Tenga reuniones más breves con temas claros en la agenda y trate de mantener espacios intermedios entre ellos para mantenerlos atentos. Además, use tantas herramientas y funciones de colaboración (compartir pantalla, pizarras, documentos de Google, etc.) como pueda para facilitar aún más las cosas.

¿Cuál es el mejor momento del día para realizar reuniones remotas?

La investigación moderna sugiere que el mejor momento para realizar reuniones remotas es a la mitad de los tres días de la semana, alrededor de las 2 a las 2:30 pm. La razón detrás de esto es que esta hora no es ni demasiado temprano ni demasiado tarde, y ya han pasado uno o dos días desde que comenzó la semana. Los equipos de trabajo se han renovado y están listos para tener reuniones para establecer nuevas metas.

El secreto para tener reuniones remotas productivas: cuanto más breves, mejor.

Reuniones remotas en Zoom

Puede usar toda la tecnología del mundo y aún no tener reuniones que sean lo suficientemente productivas. Al final del día, todavía está tratando con humanos y si no encuentran ningún valor en sus reuniones, no van a aparecer. 

La clave para tener reuniones remotas efectivas es limitar el tiempo de reunión y tener una agenda clara. Acortar la cantidad de tiempo atraerá la máxima atención de su equipo y, como resultado, terminarán siendo más productivos.

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell trabaja en Appointlet como gerente de marketing de productos y defensor del cliente. Ha ayudado a miles de clientes a mejorar su flujo de trabajo de programación en línea. Fuera del trabajo, es profesor de teoría musical y fundador de un empresa de software de música.

Simplificando el horario, para usted y sus asistentes.