Wenn Sie einer Gruppe von Menschen die gleiche Botschaft vermitteln möchten, können Einzelbesprechungen eine zeitraubende Zeitverschwendung sein.
Ganz gleich, ob Sie vor Kurzem neue Kunden in Ihr Unternehmen aufgenommen haben, eine Softwaredemo für potenzielle Kunden abhalten möchten oder als Schulungsanbieter Gruppenkurse und -sitzungen veranstalten: Gruppentreffen sind eine praktische Lösung.
Termin unterstützt die Planung von Gruppenmeetings mit mehreren Teilnehmern.
Teilen Sie Ihren Appointlet-Kalender und mehrere Teilnehmer können Buchen Sie den gleichen Zeitslot.
Sie können einen Link zu Ihrer Planungsseite generieren und ihn per E-Mail, SMS usw. mit anderen teilen.
In diesem Handbuch erfahren Sie, wie Sie mit Appointlet problemlos Gruppenmeetings planen können, und wir geben Ihnen unsere besten Tipps für Gruppenmeetings, damit Sie bessere Meetings abhalten können.
So buchen Sie ein Meeting mit Apppointlet
Mit Appointlet ist die Buchung von Gruppentreffen einfacher als je zuvor.
Buchen Sie Ihr erstes Meeting in drei einfachen Schritten:
- Neuen Besprechungstyp erstellen – Klicken Sie auf der Registerkarte „Seiten“ Ihres Konto-Dashboards oben rechts auf die grüne Schaltfläche „Neuer Besprechungstyp“.
- Konfigurieren der Gruppenbesprechungseinstellungen – Wählen Sie aus, wie viele Mitglieder an der Besprechung teilnehmen sollen, wählen Sie eine Uhrzeit aus, fügen Sie Erinnerungen und Puffer hinzu.
- Gruppentreffen verwalten – Sie haben die Möglichkeit, den Termin zu verschieben, den Ort zu ändern, die Kapazität zu ändern, Teilnehmer zum Meeting hinzuzufügen und abzusagen.
Unseren vollständigen Leitfaden finden Sie unter Erstellen von Gruppentreffen um Ihre Meetings nach Ihren Bedürfnissen zu konfigurieren.
Wichtige Funktionen für bessere Gruppentreffen:
- Automatisierte Erinnerungen – Sparen Sie Zeit mit automatischen Erinnerungen.
- Stornierung und Umbuchung – Ändern Sie Besprechungspläne mit einem Mausklick.
- Planen Sie Pausen zwischen den Veranstaltungen ein – Durch das Einplanen von Puffern um Besprechungen herum wird sichergestellt, dass alle pünktlich erscheinen.
- Verhindern Sie Last-Minute-Buchungen – Legen Sie Regeln fest, wie bald Besprechungen stattfinden können, damit jeder Zeit zur Vorbereitung hat.
Zur kasse Appointlet-Funktionen um die gesamte Palette an Funktionen anzuzeigen, die Sie zur Optimierung Ihres Planungsworkflows benötigen.
Optimierung der Gruppenplanung mit Appointlet
Appointlet vereinfacht Vertriebs- und Marketingmeeting Terminplanung durch nahtlose Integration mit Ihren Lieblings-Apps.
Sie können Appointlet mit Ihren E-Mail-Kalendern und Videokonferenz-Tools verbinden, um Gruppentreffen per Videokonferenzeinschließlich Zoom-Integrationen, CRM, Zahlungseinzugsanbieter und vieles mehr.
Die Kalenderintegration mit Google Kalender oder Office 365 Kalender (je nachdem, welchen Sie verwenden) sorgt dafür, dass Sie nie wieder doppelt gebucht werden. Appointlet prüft Ihren Kalender auf bestehende Termine und erstellt bei einer Buchung neue Termine für Gastgeber und Teilnehmer.
Erfahren Sie, wie Sie eine Verbindung zu Ihren wichtigsten Apps herstellen über unsere Integrationen.
Klare Meeting-Ziele festlegen
Wenn Sie zur Vorbereitung Ihrer Gruppentreffen vorab eine Tagesordnung für das Treffen freigeben, können Sie und Ihre Teilnehmer das Beste aus dem Treffen herausholen.
Durch die Festlegung klarer Besprechungsziele und deren Bekanntgabe in einer umfassenden Tagesordnung sind sich alle einig, was erreicht werden soll, wann die einzelnen Besprechungspunkte angesetzt sind und wie viel Zeit für die einzelnen Elemente vorgesehen ist.
Ziele erreichen:
- Brainstorming – Gruppensitzungen können den Unterrichtsstunden und Schulungen unterhaltsame und interaktive Elemente hinzufügen, um die Teilnehmer bei der Stange zu halten.
- Probleme lösen – Sie können etwas Zeit einplanen, um gemeinsam Fragen zu beantworten und etwaige Probleme oder Zweifel der Teilnehmer zu besprechen.
Um Missverständnisse zu vermeiden, empfiehlt es sich, die Besprechungsziele bereits in der Einladung zu erwähnen, um die Erwartungen abzustimmen und Zeitverschwendung zu vermeiden. Nichts ist schlimmer, als wenn Teilnehmer berichten, dass die Besprechung nicht ihren Erwartungen entsprach.
Auswahl der richtigen Teilnehmer
Ein wichtiger Aspekt eines erfolgreichen Gruppentreffens ist die Anwesenheit der richtigen Personen. Wenn Sie Leads in Kunden umwandeln möchten, sollten Sie diese vor der Buchung des Treffens qualifizieren.
Konzentrieren Sie sich darauf, die Bedürfnisse Ihrer Kunden zu ermitteln und ihr Budget, ihre Entscheidungsbefugnis und ihren Zeitplan für die Entscheidungsfindung zu verstehen. Sie können diese Informationen vor der Terminvereinbarung durch gezielte Fragen sammeln. So können Sie Ihre Zeit und Mühe auf die vielversprechendsten Leads konzentrieren.
Wenn wichtige Entscheidungsträger nicht an der Besprechung teilnehmen können, können Sie sicherstellen, dass sie über die besprochenen Themen informiert sind, indem Sie Besprechungen auf Videokonferenzplattformen aufzeichnen.
Effektive Zeitzonenkoordination
Wenn Sie mehrere Personen zum selben Meeting hinzufügen, befinden Sie sich möglicherweise in einer anderen Zeitzone als Ihre Teilnehmer.
Eine Schwierigkeit bei der Anwesenheit in unterschiedlichen Zeitzonen besteht darin, dass man im Kopf rechnen muss, um herauszufinden, wann das Meeting in der jeweiligen Zeitzone stattfindet.
Das manuelle Buchen eines Meetings kann zu Planungsfehlern seitens des Buchenden oder zu Verwirrung bei den Teilnehmern führen, wenn die Zeitzonen nicht automatisch synchronisiert werden.
Die Lösung? Planen Sie Ihr Meeting mit Appointlet, um die Zeitzonenumrechnung zu automatisieren. Das minimiert das Fehlerpotenzial und vereinfacht die Planung, sodass Sie mehr Zeit für die Meeting-Vorbereitung haben.
Erstellen und Teilen von Tagesordnungen und Materialien vor der Besprechung
Indem Sie vor dem Meeting eine klare Tagesordnung festlegen und fragen, ob die Teilnehmer diese verstanden haben, steuern Sie die Erwartungen der Teilnehmer, sorgen für eine fokussierte Besprechung und stellen sicher, dass der Zeitrahmen nicht überschritten wird.
Überprüfen Sie beim Verteilen Ihrer Tagesordnung, ob sie Folgendes enthält:
- Artikelzuordnung – Definieren Sie, wer für jeden Tagesordnungspunkt zuständig ist. So können sich die Teilnehmer vorbereiten und ihre Rolle verstehen. Denn Teilnehmer fühlen sich in Meetings stärker eingebunden, wenn ihnen eine klare Rolle zugewiesen ist.
- Time Limits – Gibt es für jeden Tagesordnungspunkt eine klare Zeitbegrenzung? Falls nicht, legen Sie eine fest, damit kein Thema überzogen wird und das Meeting im Zeitplan bleibt. So wird sichergestellt, dass das Meeting reibungslos verläuft, zielorientiert ist und alle wesentlichen Elemente abgedeckt werden.
Sie können den Teilnehmern auch Lesestoff zur Vorbereitung auf das Meeting zur Verfügung stellen. Dies kann eine einfache einseitige Zusammenfassung der Themen sein, die Sie im Meeting besprechen möchten.
Neben einseitigen Dokumenten können Sie auch Folgendes in Betracht ziehen:
- Kurze Videos – z. B. Loom-Aufzeichnungen, bei denen Sie den Teilnehmern ein Problem erläutern und Ihren Bildschirm freigeben.
- DOKUMENTE – PDFs, Designdateien, Schulungsvideos, was auch immer Sie besprechen, Hintergrundinformationen und andere Medien bringen alle auf den neuesten Stand und an Bord.
Verwenden von Besprechungserinnerungen zur Reduzierung von Nichterscheinen
Stellen Sie sich vor, alle erscheinen pünktlich zu Ihrem Meeting, sind gut vorbereitet (dank Ihrer Vorabinformationen) und bereit, die Tagesordnung in Angriff zu nehmen. Klingt zu schön, um wahr zu sein, nicht wahr? Es gibt immer jemanden, der zu spät kommt oder das Meeting völlig vergessen hat.
Automatisierte Besprechungserinnerungen können Vergesslichkeit im Keim ersticken. Sie können sogar die Tagesordnung in die Erinnerung aufnehmen, um die Erwartungen abzustimmen.
Die besten Tipps für Besprechungserinnerungen:
- Senden Sie mindestens zwei Besprechungserinnerungen, eine 24 Stunden vor der Veranstaltung und eine 30 Minuten vorher.
- Senden Sie allen eine Erinnerung, auch dem Organisator des Meetings.
- Fügen Sie einen Link zum Verschieben oder Absagen des Meetings ein – mit Apppointlet können Sie Ihre Meetingpläne mit einem Mausklick ändern.
- Automatisieren Sie Erinnerungen mit Appointlet.
Zusammenfassen
Hier ist also eine kurze Zusammenfassung der Best Practices für die Planung erfolgreicher Gruppentreffen.
Wir haben besprochen:
- Klare Meeting-Ziele festlegen – So können sich die Teilnehmer gründlich vorbereiten und die Zeit wird effizient genutzt.
- Die richtigen Leute einladen – Um das Meeting schlank und zielorientiert zu halten.
- Effektive Zeitzonenkoordination – Um Missverständnisse zu vermeiden und die Teilnahme zu maximieren.
- Tagesordnungen und Vorabinformationen teilen – Um die Erwartungen zu steuern und den Fokus des Meetings aufrechtzuerhalten.
Das Befolgen der Best Practices zur Planung von Gruppenmeetings steigert die Produktivität und gibt den Buchenden und Teilnehmern von Meetings mehr Zeit zur Vorbereitung.
Appointlet nimmt Ihnen den Verwaltungsaufwand bei der Buchung von Gruppentreffen ab, indem es den Buchenden die Möglichkeit gibt, Einladungen über verschiedene Zeitzonen hinweg zu synchronisieren, Erinnerungen zu automatisieren, um Nichterscheinen zu verhindern, und Treffen per Mausklick zu ändern oder neu zu planen.
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