7 online planningstools waar de wereld niet zonder kan

Als je veel vergaderingen voor je werk boekt, maar geen planningstool hebt, heb je waarschijnlijk al een aantal van de onvermijdelijke wegversperringen bereikt.

Wij weten hoe het gaat. De eindeloze heen en weer e-mailketens, het controleren van agenda's en groepscoördinatie worden na een tijdje gek. Vooral als je deals probeert te sluiten en frictiekosten plant, krijg je echte verkoopkansen. Zelfs als het planningsgedeelte soepel lijkt te verlopen, informele overeenkomsten via e-mail kunnen mensen gemakkelijk uit het oog verliezen. Dit leidt tot last-minute annuleringen, verplaatsingen en no-shows.

Gelukkig is er het afgelopen decennium een ​​nieuwe reeks krachtige online planningstools ontstaan. Ze doen allemaal hun best om het (al te menselijke) probleem van het ontmoeten van mensen op een specifieke plaats en tijd op te lossen. Onder deze apps vindt u oplossingen en functiesets die zijn afgestemd op verschillende soorten bedrijven.

In de kern zijn apps voor online planning bedoeld om bezoekers te helpen een beschikbaar tijdvak te kiezen en geautomatiseerde herinneringen te ontvangen. E-mailmeldingen en agenda-afspraken worden ook naar de host van de vergadering verzonden. Dit helpt u ervoor te zorgen dat iedereen opduikt.

Interesse in het vinden van de juiste online planningstool voor jou? Lees verder om meer te weten te komen over enkele van de beste opties en hoe u deze kunt gebruiken voor uw eigen succes.

Wat zijn de beste planningstools voor het hosten van zakelijke bijeenkomsten?

Om de beste planningstool voor uw bedrijf te vinden, is het waarschijnlijk het beste dat we beginnen met het stellen van verwachtingen voor wat de app zal bevatten. In plaats van je te vervelen met een lijst met functies, ga ik je door de ervaring vertellen die je zult hebben om je aan te melden voor je eigen account op een planningsapp. Op deze manier kun je jezelf visualiseren en je voorbereiden op het echte werk.

Wanneer u zich aanmeldt, is het eerste wat u doet de beschikbaarheid voor vergaderingen configureren. Alle belangrijke planningsapps hebben de mogelijkheid om koppelingen naar een speciale planningspagina te genereren. Je kunt deze gebruiken om je beschikbaarheid te delen met hun toekomstige deelnemers. Ze kiezen uit een reeks mogelijke vergadertijden en bij het indienen van hun verzoek ontvangen beide partijen e-mailmeldingen. 

De meeste planningstools integreren met een e-mailagendaservice zoals Google of Office 365. Dit betekent dat nieuw geplande vergaderingen een unieke kalendergebeurtenis genereren. Een geïntegreerde kalender helpt er ook voor te zorgen dat hosts niet dubbel worden geboekt. Nu hun drukke tijden zijn verwijderd, toont de planningspagina automatisch alleen de echt beschikbare slots.  

Webconferentie-integraties zijn een andere veelvoorkomende functie die u zult vinden. Door je Zoom-account (of provider naar keuze) te koppelen, krijgt elke geplande vergadering een unieke, toegewezen kamer-ID. Sommige planningstools integreren zelfs met CRM's en marketing software, waardoor bedrijven boekingsgegevens naar de juiste omgevingen kunnen sturen.

Dit zijn enkele kernpunten waar u op moet letten bij het beslissen welke planningstool u gaat gebruiken. Uiteindelijk moet u de app vinden die aan uw behoeften voldoet en gemakkelijk te gebruiken is. In een poging om het selectieproces eenvoudiger te maken, hebben we deze lijst met de 7 beste online planningstools opgeschreven, inclusief een gedetailleerde beoordeling van elk. 

  • Afspraak voor het plannen van een-op-een of groepsbijeenkomsten, online of persoonlijk
  • Setmore voor een bedrijfsoplossing die schaalbaar is voor grote teams
  • scherpheid vanwege zijn functieset en eigenzinnige gevoel voor humor 
  • Calendly voor zijn teamsamenwerkingstools en ingebouwde kalendersjablonen
  • Doodle voor een unieke polling-functie die andere planningstools niet hebben 
  • Google Calendar vanwege de kalenderweergave en de functies voor uitnodigingen voor evenementen die verbinding maken met hun e-mailservices
  • Hubspot-vergaderingen voor een naadloze planningservaring op uw website die leads verzamelt op de Hubspot CRM.
  •  

Appointlet - Beste gratis online planningstool

Afspraak - planningstool

Appointlet is een gebruiksvriendelijke tool voor het plannen van vergaderingen die al bijna tien jaar op de markt is en wordt geleverd met een uitgebreide functieset. Bedrijven gebruiken Appointlet om de planningservaring voor hun leidt en bestaande klanten. De app helpt gastheren van vergaderingen ook om hun capaciteit op te schalen zonder tijd te verspillen aan heen en weer coördinatie.

In tegenstelling tot andere planningstools die zich richten op het bedienen van de behoeften van een enkele niche, biedt Appointlet een hoge mate van flexibiliteit, zodat u aan bijna elk vergaderscenario kunt voldoen. Het enige dat u hoeft te doen, is uw soorten vergaderingen instellen en er wordt automatisch een speciale planningspagina gegenereerd. 

Met Appointlet kunt u meerdere teams onder één dak beheren, waardoor de transparantie tijdens de overdracht van de klant wordt verbeterd. En als je ooit meerdere deelnemers moet ontmoeten, hoef je alleen maar te creëren groep soorten vergaderingen. Dit zorgt ervoor dat iedereen toegang krijgt tot hetzelfde evenement.

Deelnemers hebben het gemakkelijker met Appointlet. Ze kunnen vergaderingen boeken vanaf hun mobiele apparaat of computer. Als ze zich in een andere tijdzone bevinden, wordt de locatie van de browser automatisch gedetecteerd en wordt de beschikbaarheid correct vertaald. Dit betekent dat het boekingsproces gestroomlijnd blijft, waar je ook bent of welk apparaat je ook gebruikt.

De software ondersteunt de mogelijkheid voor meerdere teamleden om onder één dak te wonen, elk met hun eigen geïntegreerde e-mailkalender en beschikbaarheid. Ze kunnen samen vergaderingen organiseren of in een round robin worden geplaatst om hun beschikbaarheid te bundelen. Op deze manier wordt een beschikbaar lid automatisch aan hen toegewezen wanneer prospects een tijdstip kiezen.

Uw boekingspagina kan worden ingesloten op websites en bestemmingspagina's en worden bijgevoegd met e-mails. Zodra een afspraak via deze pagina is geboekt, wordt deze automatisch toegevoegd aan uw agenda.

Appointlet biedt integratie met een aantal virtuele vergadertools, waaronder Zoom, WebEx, Google Meet, Microsoft Teams, GoToMeeting en Join.me. Dit maakt het gemakkelijk om webconferenties te plannen en te houden, vooral in een externe werkomgeving. Andere integratiemogelijkheden zijn Google Calendar, Microsoft Office 365, Stripe, Paypal en Zapier.

Prijzen:

Freemium Trial – Volledige toegang tot alle functies gedurende 15 dagen

Basisversie – Gratis

Premium – $8/lid/maand

Setmore - Beste app voor zakelijke planning

Meer planning instellen

Setmore is een andere uitstekende online planningstool die online boekingen, geautomatiseerde herinneringen, betalingsverwerking en meer afhandelt. De software heeft een desktopversie samen met een Android- en een iOS-app, waardoor het een handige tool voor het maken van afspraken onderweg is.

Net als Appointlet kunt u met Setmore ook aangepaste boekingspagina's maken en deze toevoegen aan websites, bestemmingspagina's, sociale media of e-mails. U kunt ook betalingen innen via een bankpas/creditcard of online betalingsverwerkers zoals Square of Stripe.

De software stuurt direct e-mailnotificaties naar de prospects en de afspraken worden in één keer toegevoegd aan uw agenda. Zodra de vergadering is gepland, kunnen geautomatiseerde herinneringen worden ingesteld voor alle deelnemers aan de vergadering via e-mail of sms-berichten. U kunt de berichten ook aanpassen met prospectinformatie om de relevantie te vergroten en het aantal no-shows te verminderen.

De terugkerende afspraken Met deze functie kunt u bepaalde tijdvakken specificeren voor vaste klanten of VIP's, zodat ze niet steeds weer vergaderingen hoeven te boeken. Hetzelfde kun je doen voor teams en groepen klanten voor webinars of trainingssessies.

Setmore gebruikt API's om te integreren met software van derden, waaronder apps voor sociale media, e-mailmarketingsoftware en CRM's zoals Salesforce. Je hebt ook de mogelijkheid om verbinding te maken met de belangrijkste videoconferentie-apps, en andere online agenda's zoals Google Agenda en Office 365.

Prijzen:

Basisversie – Gratis

Premium – $9/maand per gebruiker, jaarlijks gefactureerd

Pro - $ 5 / maand per gebruiker, jaarlijks gefactureerd

Acuity - Beste planningsoptie voor Squarespace 

Acuity planning-app

Acuity is een online planningsassistent die het boeken van afspraken en agendabeheer automatiseert. Ze zijn overgenomen door SquareSpace en gepositioneerd als de tool die website-eigenaren gebruiken wanneer ze een ingebouwde widget voor planning willen. Met Acuity beheert u de beschikbaarheid van meerdere mensen op meerdere locaties. 

Net als hun concurrenten, maakt u een aangepaste planningspagina en deelt u die met klanten zodat ze uw realtime beschikbaarheid kunnen bekijken. Omdat ze informatie delen op uw intakeformulier, worden die gegevens automatisch opgeslagen en opgeslagen in uw administratie.

De software past afspraken automatisch aan volgens verschillende tijdzones, zodat klanten gemakkelijk kunnen annuleren en opnieuw plannen. Geautomatiseerde herinneringen voor deze afspraken worden verzonden om klanten op de hoogte te houden van de vergadering. Al deze gegevens worden automatisch gesynchroniseerd met je kalender en je krijgt direct een melding over nieuwe boekingen.

De software kan ook worden geïntegreerd met andere agenda-apps van derden. Sommige hiervan zijn Google Agenda, iCloud, Outlook.com, Exchange en Office 365. U kunt het verbinden met Zoom, Google Meet en GoToMeeting voor virtuele vergaderingen, en voor facturering en boekhouding kunt u integreren met QuickBooks of Freshbooks.

U kunt ook online betalingen accepteren via Acuity omdat het integreert met meerdere betalingsproviders en gateways zoals Stripe, PayPal, Square, enz. 

Prijzen:

Gratis proefperiode – 7 dagen

Opkomend - $ 14 / maand jaarlijks gefactureerd

Groeiend – $ 23/maand jaarlijks gefactureerd

Krachtpatser- $45/maand jaarlijks gefactureerd

Enterprise - Aangepaste prijzen

Calendly – ​​Populaire lichtgewicht planningstool

Calendly

Calendly is een alles-in-één tool voor het professioneel en efficiënt plannen van vergaderingen. Deze is behoorlijk beroemd over de hele wereld vanwege de gebruiksvriendelijke interface en een grote lijst met functies.

Net als zijn concurrenten kunt u met Calendly eenvoudig vergaderingen maken en de uitnodigingslink met andere deelnemers delen. U kunt alle details van het evenement toevoegen, zoals het doel, de locatie en de deelnemers, en de genodigden de gewenste vergadertijd laten kiezen. Zodra een slot is bevestigd, wordt het evenement automatisch toegevoegd aan je agenda.

De software zorgt voor eventuele herinneringen, follow-ups of herschikkingen daarna en houdt u op de hoogte van uw agenda. Dit helpt ook om het aantal annuleringen van vergaderingen en het aantal no-shows te verminderen, aangezien het opnieuw plannen van een nieuwe afspraak supereenvoudig is en alle deelnemers dit op hun voorwaarden kunnen doen.

Met Calendly kun je beginnen met het maken van teamvergaderingen met behulp van sjablonen. Met deze templates kunnen snel en met een hoge mate van uniformiteit en controle gestandaardiseerde meetings worden gecreëerd.

U kunt klantrelaties koesteren door interacties met hen te beheren via Calendly. Integreer het met al je favoriete tools om de klantrelaties te verbeteren en alles vanaf één plek te beheren.

Prijzen:

Gratis proefversie – 14 dagen gratis toegang tot het Professional-abonnement

Basisversie – Gratis

Premium – $ 8/maand jaarlijks gefactureerd

Pro - $ 12 / maand jaarlijks gefactureerd

Enterprise - Aangepaste prijzen

Doodle - Beste planningstool om op een bepaald moment te stemmen

Doodle planning

Doodle is een online plannings- en productiviteitsapp die het boeken van afspraken snel en efficiënt maakt. U kunt uw agenda maken en delen met meerdere partijen en hen in slechts een paar klikken een tijd laten boeken. De tool werkt even goed voor zowel grote als kleine bedrijven.

Wat Doodle uniek maakt, is de mogelijkheid om polls te maken. Deze functie helpt deelnemers om met elkaar af te stemmen wat de beste tijd is om elkaar te ontmoeten. Gebruikers stemmen op hun voorkeurstijden en kunnen andere slots als 'gratis indien nodig' selecteren. Doodle beheert de logica op de backend en probeert voor iedereen de best mogelijke tijd te selecteren.

Met Doodle kun je één boekingspagina maken die volledig op maat is gemaakt. Deze boekingspagina kan worden gedeeld met iedereen die een tijd bij u wil boeken, en dat kan binnen enkele minuten.

Zodra ze een tijd hebben gekozen en een evenement is vergrendeld in de kalender, kun je automatische herinneringen instellen voor alle partijen. Hierdoor wordt het aantal no-shows sterk verminderd en kunt u uw kostbare tijd optimaal benutten. U kunt aangeven in welke tijdvakken u beschikbaar bent, en alleen dat deel is zichtbaar voor de partijen die de afspraken boeken. Je kunt de rest van de kalender kiezen om privé te blijven. 

De software maakt verbinding met bijna alle bekende online agenda-apps en synchroniseert gegevens over hen. Hierdoor kan het alle beschikbare slots ontdekken, ongeacht welke kalender de andere partij gebruikt. Er zijn geen problemen met de tijdzone, omdat de app automatisch de tijdzone van de gast identificeert en alles overeenkomstig verandert.

Prijzen:

Gratis proefperiode - Gratis toegang tot premiumfuncties gedurende 14 dagen. Geen kredietkaart nodig.

Basisversie – Gratis

Pro - $ 6.95 / maand per gebruiker, jaarlijks gefactureerd

Team – $ 8.95/maand per gebruiker, jaarlijks gefactureerd

Enterprise - Aangepaste prijzen

Google Agenda - Beste agendagerichte planningstool

Google Calendar

Google Agenda is misschien wel de krachtigste online agendatool op deze lijst. Dat gezegd hebbende, voldoet het niet aan veel van de criteria die we hebben vastgesteld voor een planningstool. Miljoenen mensen gebruiken het om online vergaderingen te plannen, dus het is het vermelden waard, en we zullen proberen enkele van de grootste verschillen duidelijk te maken. 

Met Google Agenda kunt u uw dagelijkse activiteiten bijhouden met behulp van een traditionele kalenderlay-out. Mensen gebruiken de app om vergaderingen/evenementen te plannen en vrienden, familie of collega's uit te nodigen om deel te nemen. Het synchroniseert automatisch met de Google Agenda-accounts van andere mensen, zodat updates voor één persoon voor iedereen zichtbaar zijn.

Het plannen van vergaderingen met Google Agenda kost slechts een paar klikken. U kunt deelnemers uitnodigen voor deze vergaderingen en zodra ze bevestigen, wordt het tijdslot vergrendeld in de agenda. Naast afspraken kunt u herinneringen instellen voor verschillende feestdagen, verjaardagen, religieuze evenementen, releases van tv-programma's, sportevenementen, enzovoort. Grappig genoeg bevatten ze zelfs een weersvoorspelling op de kalender als een externe plug-in, die je kan helpen bij het plannen van aanstaande, persoonlijke evenementen.

Binnen één Google Agenda-account is er een optie om meerdere subagenda's te genereren en deze met uw team te delen. Met machtigingsopties kunt u bepalen wie toegang heeft om namens u wijzigingen aan te brengen of slots te boeken. Dit komt het meest voor wanneer een gastheer van een vergadering moet coördineren met een secretaresse of zijn beschikbaarheid moet delen met het management.

Interessant genoeg integreren alle andere planningstools in dit artikel met Google Agenda. Dat komt omdat hun planningstool niet erg robuust is en slecht schaalt voor teams. Dus als je al vergaderingen plant met Google Calendar, maar het naar een hoger niveau wilt tillen, raden we aan om dit aan te vullen met een speciale planningsapp.

Prijzen: 

Basisversie – Gratis

Google Apps for Business – $5/maand per gebruiker

Hubspot Meetings - Eenvoudige maar effectieve planningsapp

Hubspot

Hubspot Meetings is een tool voor het plannen van vergaderingen die wordt aangeboden aan Hubspot-accounthouders. Het wordt meestal gebruikt in combinatie met een Hubspot-website, vergelijkbaar met de manier waarop Acuity wordt geladen als een widget in Squarespace. Dit maakt het proces van het boeken van afspraken vanaf uw website snel en probleemloos. Het synchroniseert met Google- en Office 365-agenda's en stelt uw prospects in staat om vergaderingen met u te boeken in uw vrije tijdslots.

De tool controleert automatisch uw meest actuele beschikbaarheid met de gekoppelde kalender en maakt die slots beschikbaar voor boeking. Je kunt de boekingskalender eenvoudig embedden op je website of andere landingspagina's en de prospects kunnen daar direct afspraken boeken. Als je al contact met hen hebt via e-mail, kun je de agenda daar ook delen om onnodige tussenstappen te elimineren.

Met Hubspot Meetings kunt u koppelingen naar groepsvergaderingen verzenden zodat prospects afspraken kunnen plannen met meer dan één persoon in uw bedrijf. U kunt ook een round-robin-link instellen waarmee prospects een tijd kunnen reserveren bij de vertegenwoordiger wiens beschikbaarheid past bij hun schema.

Omdat Hubspot Meetings deel uitmaakt van de complete marketinghub van Hubspot, kan het goed worden geïntegreerd met Hubspot CRM om klantgegevens te verzamelen en je database te helpen opbouwen. Als je al een Hubspot-gebruiker bent, kun je deze informatie later gebruiken om de leads te koesteren en ze te laten converteren. 

Prijzen: 

Basisversie – Gratis

Hubspot Marketing Hub – vanaf $45/maand, jaarlijks gefactureerd 

FAQs

Nu we de belangrijkste spelers in de planningstool arena is het aan jou om te beslissen welke het beste bij je past. Zoals je waarschijnlijk hebt gemerkt, lijken ze meestal op elkaar. Een van de beste manieren om uw beste pasvorm te vinden, is door u aan te melden voor een van hun gratis proeven. U kunt doorgaans 15 dagen gratis premium-service krijgen om alles uit te testen en te zien wat u leuk vindt. 

Als je nog steeds niet zeker bent van het selecteren van de juiste app voor online plannen, volgen hier een paar veelgestelde vragen die je kunnen helpen.

Wat zijn de belangrijkste dingen die een planningstool doet?

Een planningstool helpt bij het efficiënter maken en beheren van planningen met behulp van automatisering. Het stelt meerdere partijen in staat om samen te werken aan een agenda, afspraken te boeken, vergaderingen te plannen, gebeurtenisherinneringen te verzenden en hun dag te beheren op een manier die de productiviteit verbetert. U kunt uw agenda ook delen met uw klanten en hen afspraken met u laten boeken via een planningstool.

Wat zijn de zakelijke voordelen van het gebruik van een planningstool?

Planningstools nemen het gedoe van het handmatig opzetten en beheren van vergaderingen weg. Met een speciale app kun je coördineren zonder alle heen en weer bevestigingsmails. Het stroomlijnt ook uw dagelijkse workflow, helpt bij het prioriteren van taken en geeft managers meer overzicht.

Kan ik een planningstool van mijn iPhone of Android gebruiken?

Ja, deelnemers kunnen een planningspagina gebruiken vanaf hun iPhone of Android-apparaat. Omdat de interface echter complex is, is het meestal het beste voor de host om zijn pagina's in te stellen vanaf een desktopcomputer. Sommige planningstools hebben een mobiele app waarmee je snel toegang hebt tot je planningslinks, zodat je ze kunt delen via e-mail en sms.

Hoe boeken klanten tijd met een planningstool?

U kunt een link naar de planningspagina delen via e-mail en sms of de planningspagina insluiten op uw website. Insluiten is meestal eenvoudig omdat de app een HTML-codefragment levert dat u eenvoudig op de juiste pagina plaatst. Klanten zien dan dat ze een beschikbaar tijdslot kunnen selecteren en een tijd bij je kunnen boeken. Dit evenement wordt automatisch toegevoegd aan uw agenda en klantgegevens worden opgeslagen. 

Helpen planningstools no-shows te verminderen?

Planningstools kunnen een grote hulp zijn bij het verminderen van no-shows tijdens belangrijke vergaderingen. U kunt automatische herinneringen instellen, zodat elke deelnemer op de hoogte wordt gesteld van de naderende vergadering. Als iemand niet beschikbaar is en de vergadering opnieuw wil plannen, kan hij dat ook gemakkelijk doen met de planningstool.

Het is oké om niet altijd hyperproductief te zijn.

Nu je de inside scoop hebt, hebben we nog een laatste ding om toe te voegen. Noem het een aankondiging van een openbare dienst.

Sommigen van ons raken verslaafd aan drukte ten koste van echte productiviteit. Als je een planningstool hebt, zul je merken dat je meer vrije tijd hebt. Zorg er dus voor dat je er het beste van maakt. Geniet van een moment om uit te rusten tussen werktaken en uw vergaderingen kunnen daardoor beter verlopen.

Het gebruik van een planningstool kan deel uitmaken van een grotere inspanning om de juiste balans tussen werk en privé te vinden. Wees gewoon zorg ervoor dat u de planningsapp grondig uittest voordat u deze naar uw publiek stuurt. Als je er een hebt gevonden die alles heeft wat je nodig hebt en binnen je budget past, zul je hem misschien nog jaren gebruiken, zoals veel van onze eigen klanten doen.

Laat ons weten welke je uiteindelijk kiest in de reacties hieronder!

Ezra Sandzer BellBe

Ezra Sandzer-Bell werkt bij Appointlet als productmarketingmanager en klantadvocaat. Hij heeft duizenden klanten geholpen hun online planningsworkflow te verbeteren. Naast zijn werk is hij docent muziektheorie en oprichter van a muziek software bedrijf.

De #1 online tool voor het plannen van vergaderingen