Als je veel vergaderingen voor je werk boekt, maar geen planningstool hebt, heb je waarschijnlijk al een aantal van de onvermijdelijke wegversperringen bereikt.
We weten hoe het gaat. De eindeloze e-mailconversaties, het controleren van agenda's en de groepscoördinatie kunnen na een tijdje behoorlijk frustrerend worden. Vooral als je deals probeert te sluiten en planningsproblemen je waardevolle verkoopkansen kosten.
Zelfs als de planning soepel lijkt te verlopen, raken mensen gemakkelijk de draad kwijt bij informele afspraken via e-mail. Dit leidt tot last-minute annuleringen, het verzetten van afspraken en no-shows.
Gelukkig zijn er de afgelopen tien jaar krachtige online planningstools ontstaan. Ze doen allemaal hun best om het (al te menselijke) probleem van het ontmoeten van mensen op een specifieke plaats en tijd op te lossen. Onder deze apps vind je tools voor het plannen van afspraken die naadloos integreren met populaire videoconferentieplatforms zoals Zoom, Google Meet en Microsoft Teams.
Deze tools vergemakkelijken niet alleen het inplannen van vergaderingen, maar automatiseren ook het genereren van vergaderlinks en meldingen, waardoor de productiviteit wordt verhoogd en planningsfouten worden verminderd, zowel bij interacties met klanten als bij samenwerkingen binnen teams.
In essentie zijn online planningsapps bedoeld om deelnemers te helpen een beschikbaar tijdslot te kiezen en automatische herinneringen te ontvangen. E-mailnotificaties en agenda-items worden ook naar de organisator van de vergadering gestuurd. Dit helpt u ervoor te zorgen dat iedereen aanwezig is. Bovendien helpt het automatiseren van herinneringen het aantal gemiste afspraken te verminderen door te synchroniseren met agenda's en meldingen te versturen, waardoor de algehele efficiëntie en het workflowbeheer worden verbeterd.
Interesse in het vinden van de juiste online planningstool voor jou? Lees verder om meer te weten te komen over enkele van de beste opties en hoe u deze kunt gebruiken voor uw eigen succes.
Introductie tot online planningstools
Online planningstools hebben een revolutie teweeggebracht in de manier waarop we vergaderingen, afspraken en evenementen plannen. Deze tools hebben het eenvoudiger gemaakt om meerdere locaties, vergadertypen en planningslinks te beheren, waardoor tijd wordt bespaard en de kans op dubbele boekingen wordt verkleind.
Met de opkomst van thuiswerken zijn online planningstools een essentieel onderdeel geworden van projectmanagementsoftware. Ze stellen teamleden in staat om vergaderingen te plannen en naadloos samen te werken. In dit gedeelte onderzoeken we de voordelen van online planningstools en hoe ze het planningsproces kunnen stroomlijnen.
Of u nu een team aanstuurt dat verspreid is over meerdere locaties of coördineert met klanten in verschillende tijdzones, online planningstools maken het gemakkelijk om een vergadertijd te vinden die voor iedereen geschikt is. Door te integreren met uw bestaande projectmanagementsoftware, helpen deze tools u om al uw geplande vergaderingen op één plek bij te houden, waardoor het gemakkelijker wordt om georganiseerd en gefocust te blijven.
De tijd van eindeloze e-mailconversaties en het controleren van agenda's is voorbij. Online planningstools vereenvoudigen het hele proces door een centraal platform te bieden waar je je beschikbaarheid kunt beheren, links naar je planning kunt versturen en automatische herinneringen kunt ontvangen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat iedereen op één lijn zit, waardoor de kans op gemiste vergaderingen of dubbele boekingen afneemt.
Wat zijn de beste planningstools voor het hosten van zakelijke bijeenkomsten?
Om de beste planningstool voor uw bedrijf te vinden, is het waarschijnlijk het beste om te beginnen met het vaststellen van verwachtingen over wat de app zal bieden. In plaats van u te vervelen met een lijst met functies, laten we eens kijken naar de ervaring die u zult hebben bij het aanmelden voor een eigen account op een planningsapp. Zo kunt u uzelf visualiseren en u voorbereiden op de echte klus.
Bij het selecteren van de beste meetingplanner kunt u het beste tools overwegen die het proces van het plannen van vergaderingen stroomlijnen, geautomatiseerde planning bieden, integreren met agenda's en boekingspagina's aanmaken. Laten we eens kijken naar enkele belangrijke functies waar u op moet letten bij het zoeken naar tools voor het plannen van afspraken.
Waar moet je op letten bij een vergaderplanner?
Wanneer je je aanmeldt, is het eerste wat je doet je beschikbaarheid voor vergaderingen instellen. Alle grote planningsapps bieden de mogelijkheid om links naar een speciale planningspagina te genereren. Je kunt deze gebruiken om je beschikbaarheid met toekomstige deelnemers te delen. Zij kunnen kiezen uit een aantal mogelijke vergadertijden en na het indienen van hun verzoek ontvangen beide partijen een e-mailmelding.
De meeste planningsprogramma's integreren met een e-mailagenda-service zoals Google of Office 365. Dit betekent dat nieuw geplande vergaderingen een unieke agendagebeurtenis genereren, zoals bijvoorbeeld bij een reserveringssysteem voor vergaderruimtes . Een geïntegreerde agenda helpt er ook voor te zorgen dat organisatoren geen dubbele boekingen krijgen.
Met meetingplanners kunnen gebruikers vaak eenvoudig boekingspagina's maken voor klanten en collega's om afspraken te plannen. Ze genereren meestal automatisch links voor videoconferenties.
Zonder drukke tijden toont de planningspagina automatisch alleen de daadwerkelijk beschikbare tijdslots. Bovendien bieden veel tools een bufferfunctie om een pauze tussen afspraken te creëren, waardoor achtereenvolgende boekingen worden voorkomen en er tijd overblijft voor voorbereiding of reizen.
Integraties met webconferentiesystemen zijn een andere veelvoorkomende functie. Door je Zoom-account (of een andere provider naar keuze) te koppelen, krijgt elke geplande vergadering een unieke, toegewezen ruimte-ID. Sommige planningstools integreren zelfs met CRM-systemen en marketingsoftware , waardoor bedrijven boekingsgegevens naar de juiste omgevingen kunnen sturen. Veel toonaangevende eventmarketingbureaus gebruiken dergelijke planningstools om klantafspraken en evenementlogistiek efficiënt te beheren.
Een functie voor taakplanning is een redder in nood die meerdere teams en afdelingen beter op elkaar kan afstemmen. Workflowautomatiseringssoftware zoals Cflow kan effectief worden gebruikt om taken in te plannen en te prioriteren, waardoor de productiviteit wordt verhoogd. Daarnaast geeft software zoals Emitrr, met AI-gestuurde planning , stilletjes vorm aan de toekomst van boekingen en klantinteracties.
8 beste vergaderplanners
Dit zijn enkele kernpunten waar u op moet letten bij het beslissen welke planningstool u gaat gebruiken. Uiteindelijk moet u de app vinden die aan uw behoeften voldoet en gemakkelijk te gebruiken is.
In een poging om het selectieproces eenvoudiger te maken, hebben we deze lijst met de 8 beste online planningstools opgeschreven, inclusief een gedetailleerde beoordeling van elk.
Appointlet voor het inplannen van individuele of groepsafspraken, online of persoonlijk.
Setmore biedt een bedrijfsoplossing die schaalbaar is voor grote teams.
Acuity vanwege de vele functies en de eigenzinnige humor.
Calendly vanwege de tools voor teamsamenwerking en de ingebouwde kalendersjablonen.
Doodle biedt een unieke pollingfunctie die andere planningstools niet hebben.
- SuperSaaS Voor flexibele planning van afspraken, lessen, reserveringen en verhuur.
Google Calendar vanwege de kalenderweergave en de functies voor het uitnodigen van evenementen, die gekoppeld zijn aan hun e-mailservices.
HubSpot Meetings biedt een naadloze manier om afspraken in te plannen op uw website en leads te verzamelen in het HubSpot CRM.
Appointlet - Beste gratis online planningstool
Appointlet is een gebruiksvriendelijke tool voor het plannen van vergaderingen die al meer dan tien jaar op de markt is en over een uitgebreide set functies beschikt.
Bedrijven gebruiken Appointlet om het plannen van afspraken voor hun leads en bestaande klanten te verbeteren. De app helpt organisatoren van vergaderingen ook om hun capaciteit uit te breiden zonder tijd te verliezen aan heen-en-weer communicatie.
In tegenstelling tot andere planningstools die zich richten op de behoeften van één specifieke niche, biedt Appointlet een hoge mate van flexibiliteit, zodat u vrijwel elk vergaderscenario kunt accommoderen. U hoeft alleen maar uw vergadertypes in te stellen en er wordt automatisch een speciale planningspagina gegenereerd.
Met Appointlet kunt u meerdere teams onder één dak beheren, wat de transparantie tijdens de klantoverdracht verbetert. En als u met meerdere deelnemers wilt vergaderen, hoeft u alleen maar groepsvergaderingen aan te maken.
Dit zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot hetzelfde evenement. En als je ooit met meerdere deelnemers wilt vergaderen, hoef je alleen maar groepsvergaderingen aan te maken, vergelijkbaar met de functies in Gusto HR-software.
Deelnemers hebben het gemakkelijker met Appointlet. Ze kunnen vergaderingen boeken vanaf hun mobiele apparaat of computer. Als ze zich in een andere tijdzone bevinden, wordt de locatie van de browser automatisch gedetecteerd, zodat de beschikbaarheid correct wordt vertaald. Dit betekent dat het boekingsproces gestroomlijnd blijft, ongeacht waar u zich bevindt of welk apparaat u gebruikt. De beschikbaarheid van mobiele apps zorgt ervoor dat gebruikers onderweg vergaderingen kunnen boeken, wat het gemak en de flexibiliteit vergroot.
De software biedt de mogelijkheid dat meerdere teamleden onder één dak wonen, elk met hun eigen geïntegreerde e-mailagenda en beschikbaarheid. Ze kunnen samen vergaderingen organiseren of in een round robin geplaatst worden om hun beschikbaarheid te delen. Zo wordt er automatisch een beschikbaar lid aan hen toegewezen wanneer prospects een tijdstip kiezen.
Je kunt je boekingspagina integreren op websites en landingspagina's en als bijlage toevoegen aan e-mails. Zodra je via deze pagina een afspraak boekt, wordt deze automatisch toegevoegd aan je agenda.
Appointlet biedt integratie met een aantal tools voor virtuele vergaderingen, waaronder Zoom, WebEx, Google Meet, Microsoft Teams, GoToMeeting en Join.me. Dit maakt het gemakkelijk om webconferenties en videogesprekken te plannen en te houden, vooral in een thuiswerkomgeving. Andere integratiemogelijkheden zijn Google Agenda, Microsoft Office 365, Stripe, PayPal en Zapier.
Prijzen:
Freemium Trial – Volledige toegang tot alle functies gedurende 15 dagen
Basisversie – Gratis
Premium – $9/lid/maand
Setmore - Beste app voor zakelijke planning
Setmore is een andere uitstekende online planningssoftware waarmee je online afspraken kunt boeken, automatische herinneringen kunt versturen, betalingen kunt verwerken en nog veel meer. De software is beschikbaar voor desktops, Android en iOS, waardoor het een handige tool is om onderweg afspraken te maken.
Net als Appointlet kun je met Setmore aangepaste boekingspagina's maken en deze toevoegen aan websites, landingspagina's, sociale media of e-mails. Je kunt ook betalingen accepteren via een betaalpas/ creditcard of online betaalproviders zoals Square of Stripe.
De software verstuurt direct e-mailnotificaties naar potentiële klanten en de afspraken worden meteen aan uw agenda toegevoegd. Zodra de afspraak is ingepland, kunnen geautomatiseerde herinneringen worden ingesteld voor alle deelnemers via e-mail of sms. U kunt de berichten ook personaliseren met informatie over de potentiële klant om de relevantie te vergroten en het aantal gemiste afspraken te verminderen. Bovendien kan AI-gestuurde zakelijke sms-berichten de communicatie verder stroomlijnen door afspraakbevestigingen en herinneringen te automatiseren, zodat klanten bij elke stap op de hoogte blijven.
Met de functie voor terugkerende afspraken kunt u specifieke tijdvakken instellen voor vaste klanten of VIP's, zodat zij niet steeds opnieuw afspraken hoeven te maken. U kunt dit ook doen voor teams en groepen klanten voor webinars of trainingen.
Setmore gebruikt API's om te integreren met software van derden, waaronder social media-apps, e-mailmarketingsoftware en CRM's zoals Salesforce. Je kunt ook verbinding maken met de belangrijkste videoconferentie-apps en andere online agenda's zoals Google Agenda en Office 365.
Hoewel het over veel functies beschikt, kan het overweldigend zijn voor mensen die op zoek zijn naar een gebruiksvriendelijke oplossing. Daarom is het de beste keuze voor gebruikers op ondernemingsniveau.
Prijzen:
Basisversie – Gratis
Premium – $9/maand per gebruiker, jaarlijks gefactureerd
Pro - $ 5 / maand per gebruiker, jaarlijks gefactureerd
Acuity - Beste planningsoptie voor Squarespace
Acuity is een online planningsassistent die het boeken van afspraken en agendabeheer automatiseert. Het bedrijf werd overgenomen door Squarespace en gepositioneerd als dé tool die website-eigenaren gebruiken wanneer ze een ingebouwde widget voor het plannen van afspraken willen. Met Acuity kunt u de beschikbaarheid van meerdere personen op meerdere locaties beheren.
Net als hun concurrenten maakt u een aangepaste planningspagina aan en deelt u deze met klanten, zodat zij uw realtime beschikbaarheid kunnen bekijken. Wanneer zij informatie delen via uw intakeformulier, worden die gegevens automatisch opgeslagen in uw administratie. Dit maakt geavanceerde analyses mogelijk die bruikbare inzichten opleveren in de projectprestaties en het resourcegebruik.
De software past afspraken automatisch aan op basis van verschillende tijdzones, zodat klanten gemakkelijk kunnen annuleren en verzetten. Er worden automatische herinneringen voor deze afspraken verzonden om klanten op de hoogte te houden van de afspraak. Al deze gegevens worden automatisch gesynchroniseerd met uw agenda en u wordt direct op de hoogte gebracht van nieuwe boekingen.
De software integreert ook met andere agenda-apps van derden. Enkele voorbeelden zijn Google Calendar, iCloud, Outlook.com, Exchange en Office 365. Je kunt de software koppelen aan Zoom, Google Meet en GoToMeeting voor virtuele vergaderingen, en voor facturering en boekhouding kun je integreren met QuickBooks of FreshBooks om rapporten te genereren voor financiële administratie.
Via Acuity kunt u ook online betalingen accepteren, aangezien het platform integreert met diverse betalingsproviders en -gateways zoals Stripe, PayPal, Square, enz. Naast het gebruik van dergelijke efficiënte tools voor bedrijfsbeheer, kunt u ook betalingsverzoeken per e-mail naar uw klanten sturen.
Het is ook belangrijk om de prestaties van je apparaten op peil te houden. Voor Mac-gebruikers kan het ontdekken van de beste gratis Mac-cleaners een echte uitkomst zijn. Dergelijke applicaties helpen de prestaties van je Mac te optimaliseren, zodat software zoals Acuity soepel en efficiënt draait.
Prijzen:
Gratis proefperiode – 7 dagen
Opkomend - $ 14 / maand jaarlijks gefactureerd
Groeiend – $ 23/maand jaarlijks gefactureerd
Krachtpatser- $45/maand jaarlijks gefactureerd
Enterprise - Aangepaste prijzen
Calendly – Populaire lichtgewicht planningstool
Calendly is een alles-in-één tool voor het professioneel en efficiënt plannen van vergaderingen. Deze tool is wereldwijd bekend vanwege de uitgebreide lijst met functies.
Net als concurrenten kun je met Calendly eenvoudig vergaderingen aanmaken en de uitnodigingslink delen met andere deelnemers. Outboundteams die een LinkedIn-automatiseringstool gebruiken om gesprekken met potentiële klanten te starten, plaatsen vaak een Calendly-link rechtstreeks in hun follow-up-berichten. Zo wordt een positieve reactie omgezet in een ingepland gesprek, zonder dat er handmatig heen en weer gecommuniceerd hoeft te worden. Je kunt alle details van de afspraak toevoegen, zoals het doel, de locatie en de deelnemers, en de genodigden hun voorkeurstijd laten kiezen. Zodra een tijdslot is bevestigd, wordt de afspraak automatisch aan je agenda toegevoegd. Calendly kan ook automatisch agenda-afspraken aanmaken, wat het planningsproces stroomlijnt.
De software zorgt voor eventuele herinneringen, follow-ups of het verplaatsen van afspraken en houdt je op de hoogte van je agenda. Je kunt aangepaste herinneringen instellen voor deelnemers aan een vergadering, wat de organisatie en efficiëntie verbetert. Dit helpt ook om het aantal annuleringen en het aantal no-shows te verminderen, omdat het verplaatsen van afspraken supergemakkelijk is en alle deelnemers dit op hun eigen voorwaarden kunnen doen.
Met Calendly kun je beginnen met het maken van teamvergaderingen met behulp van sjablonen. Met deze templates kunnen snel en met een hoge mate van uniformiteit en controle gestandaardiseerde meetings worden gecreëerd.
Je kunt klantrelaties versterken door de interactie met je klanten te beheren via Calendly. Integreer het met al je favoriete tools, zoals MailerLite of Mailchimp, om de klantrelaties te verbeteren en alles vanuit één centrale plek te beheren.
De robuuste functionaliteit van Calendly maakt het mogelijk iets minder gebruiksvriendelijk dan sommige concurrenten. Het is ook wat duurder, vooral als je met meer dan één teamlid wilt werken.
Prijzen:
Gratis proefperiode – Gratis toegang tot het Professional Plan gedurende 14 dagen
Basisversie – Gratis
Standaard – $ 12/maand/gebruiker, maandelijks gefactureerd
Teams – $ 20/maand/gebruiker, maandelijks gefactureerd
Enterprise – Vanaf $ 15
Doodle - Beste planningstool om op een bepaald moment te stemmen
Doodle is een online app voor het plannen en beheren van je productiviteit, waarmee je snel en efficiënt afspraken kunt inplannen. Je kunt je agenda aanmaken en delen met meerdere personen, zodat zij met slechts een paar klikken een tijdstip kunnen reserveren. De tool is even geschikt voor grote als kleine bedrijven.
Wat Doodle uniek maakt, is de mogelijkheid om polls te creëren. Deze functie helpt deelnemers om met elkaar af te stemmen en zo het beste tijdstip te vinden om elkaar te ontmoeten. Gebruikers stemmen op hun voorkeurstijden en kunnen andere tijdslots als 'vrij' selecteren indien nodig. Doodle beheert de logica aan de achterkant en probeert het best mogelijke tijdstip voor iedereen te selecteren. Daarnaast
Met de takenlijstfunctie van Doodle kunnen gebruikers taken dynamisch opsplitsen, prioriteren en plannen, waardoor het projectbeheer efficiënter wordt.
Met Doodle kun je één boekingspagina maken die volledig op maat is gemaakt. Deze boekingspagina kan worden gedeeld met iedereen die een tijd bij u wil boeken, en dat kan binnen enkele minuten.
Zodra ze een tijdstip hebben gekozen en een afspraak in de agenda is geblokkeerd, kun je automatische herinneringen instellen voor alle betrokkenen. Dit vermindert het aantal no-shows aanzienlijk en zorgt ervoor dat je je kostbare tijd optimaal kunt benutten. Je kunt de tijdsloten waarin je beschikbaar bent specificeren, en alleen die delen zijn zichtbaar voor de betrokkenen die de afspraken boeken. De rest van de agenda kun je privé houden.
De software maakt verbinding met vrijwel alle bekende online agenda-apps en synchroniseert gegevens. Hierdoor vindt de app alle beschikbare tijdvakken, ongeacht welke agenda de andere partij gebruikt. Er zijn geen problemen met tijdzones, omdat de app automatisch de tijdzone van de gast herkent en alles daarop aanpast. Doodle blinkt ook uit in taakbeheer en helpt gebruikers afspraken efficiënt te organiseren en beheren binnen hun projectmanagementworkflows.
Prijzen:
Gratis proefperiode - Gratis toegang tot premiumfuncties gedurende 14 dagen. Geen kredietkaart nodig.
Basisversie – Gratis
Pro - $ 6.95 / maand per gebruiker, jaarlijks gefactureerd
Team – $ 8.95/maand per gebruiker, jaarlijks gefactureerd
Enterprise - Aangepaste prijzen
SavvyCal
SavvyCal is een veelzijdige app voor het plannen van afspraken, ontworpen om samenwerking te vergemakkelijken en het vinden van optimale vergadertijden te vereenvoudigen. Hoewel het gratis abonnement beperkt is tot polls voor vergaderingen, kunnen gebruikers die bereid zijn $12 per maand te betalen ook gebruikmaken van links voor individuele en teamplanning, en een onbeperkt aantal boekingspagina's aanmaken.
Om aan de slag te gaan, meldt u zich aan voor SavvyCal en laat de installatiewizard u begeleiden bij het verbinden van uw favoriete agenda's en apps voor videoconferenties. Vanaf daar heb je een zeer intuïtief en minimalistisch dashboard waar je snel toegang hebt tot je planningslinks en peilingen voor vergaderingen, je standaardbeschikbaarheid voor alle soorten vergaderingen kunt aanpassen en je aankomende evenementen kunt zien.
Als je ooit Doodle hebt gebruikt om een poll te maken, zul je je meteen thuis voelen bij de pollfunctionaliteit van SavvyCal. Maak eenvoudig een nieuwe poll voor een vergadering, geef deze een naam, voeg relevante informatie toe en stel een paar tijdslots voor uit je agenda. Stuur vervolgens de link naar alle deelnemers en nodig ze uit om te stemmen op vergadertijden die voor hen geschikt zijn, terwijl de tool automatisch rekening houdt met de focustijd van gebruikers om de planning te optimaliseren.
Een ding dat ik op prijs stelde aan SavvyCal in vergelijking met veel andere enquête-apps voor vergaderingen, is dat het de mogelijkheid biedt voor genodigden om automatisch hun agenda's op de enquêtepagina te plaatsen, waardoor ze snel kunnen kiezen uit beschikbare slots zonder zich zorgen te hoeven maken over dubbele boekingen. Nooit meer heen en weer schakelen tussen de peiling en uw persoonlijke agenda.
En als je een betaald abonnement hebt, krijg je ook toegang tot de planningslinks van SavvyCal, waardoor deze poll-app een minimalistische mix wordt van Calendly en Doodle . Je kunt eenvoudig verschillende planningslinks aanmaken met aangepaste vergaderduur en locaties, en zelfs unieke beschikbaarheidstijden instellen voor elk vergadertype als je dat wilt.
Deze planningslinks kunnen voor meerdere doeleinden gebruikt worden (als je een doorlopende vergadering hebt) of voor eenmalig gebruik als je een eenmalige vergadering moet plannen. Nadat je een planningslink hebt gemaakt, kun je deze delen met je genodigden en hen een geschikt tijdstip bij je laten boeken.
SuperSaaS – De beste planningstool voor complexe boekingsscenario's
SuperSaaS is een planningsplatform dat al sinds 2007 bestaat, waardoor het een van de langst bestaande tools op deze lijst is. Meer dan 205,000 bedrijven wereldwijd gebruiken het, en het product is beschikbaar in 34 talen – waardoor het moeiteloos omgaat met internationale teams en planning in meerdere tijdzones.
Wat SuperSaaS echt onderscheidt, is de flexibiliteit. De meeste planningssystemen kunnen prima overweg met individuele afspraken en daar houdt het dan mee op. SuperSaaS gaat een stap verder door naast de standaard afsprakenplanning ook inschrijvingen voor lessen en evenementen, reserveringen van hulpmiddelen (zoals apparatuur, ruimtes of voertuigen) en huurboekingen te ondersteunen. Je kunt meerdere agenda's combineren voor situaties waarin een boeking afhankelijk is van de beschikbaarheid van zowel een persoon als een hulpmiddel, zoals het inplannen van een behandeling waarvoor een specifieke therapeut en een specifieke ruimte tegelijkertijd nodig zijn.
Het platform biedt ook functies zoals wachtlijsten, terugkerende afspraken met complexe herhalingspatronen en een ingebouwd creditsysteem waarmee klanten vooraf boekingscredits kunnen kopen in plaats van per afspraak te betalen. Ze zijn echt gespecialiseerd in zeer aanpasbare configuraties, waardoor gebruikers een boekingservaring kunnen creëren die aansluit bij de behoeften van hun bedrijf.
Qua integratie maakt SuperSaaS verbinding met Google Calendar, Outlook en Office 365 voor het synchroniseren van agenda's. Je kunt betalingen accepteren via PayPal, Stripe en diverse andere aanbieders. Voor virtuele vergaderingen is er ondersteuning voor Zoom en Google Meet. En voor bredere automatisering werkt het samen met Zapier en Make, zodat je boekingsgegevens kunt doorsturen naar waar je ze nodig hebt.
De boekingswidget kan in uw website worden ingesloten of als een aparte link worden gedeeld en is geoptimaliseerd voor mobiele apparaten. Als u al een WordPress-website heeft, is er een speciale plugin met single sign-on, zodat uw klanten geen apart account hoeven aan te maken.
Prijzen:
Gratis versie – Tot 50 aankomende afspraken (advertenties worden weergegeven)
Betaalde abonnementen – Vanaf $9 per maand, oplopend naar het aantal afspraken (100 tot 15,000+ aankomende afspraken).
Google Agenda - Beste agendagerichte planningstool
Google Agenda is misschien wel de krachtigste online agendatool op deze lijst. Dat gezegd hebbende, voldoet het niet aan veel van de criteria die we hebben vastgesteld voor een planningstool. Miljoenen mensen gebruiken het om online vergaderingen te plannen, dus het is het vermelden waard, en we zullen proberen enkele van de grootste verschillen duidelijk te maken.
Met Google Agenda kun je je dagelijkse activiteiten bijhouden in een traditionele agenda. Mensen gebruiken de app om vergaderingen/evenementen te plannen en vrienden, familie of collega's uit te nodigen. De app synchroniseert automatisch met de Google Agenda-accounts van anderen, zodat updates voor één persoon voor iedereen zichtbaar zijn. Bovendien integreert de app naadloos met Google Workspace, wat de samenwerking en het resourcebeheer verbetert.
Vergaderingen plannen met Google Agenda kost slechts een paar klikken. Je kunt deelnemers uitnodigen voor deze vergaderingen en zodra ze bevestigen, wordt het tijdslot in de agenda geblokkeerd. Naast afspraken kun je ook herinneringen instellen voor verschillende feestdagen, verjaardagen, religieuze evenementen, tv-uitzendingen, sportevenementen, enzovoort.
Grappig genoeg hebben ze zelfs een weerbericht als externe plug-in in de kalender opgenomen, wat handig kan zijn bij het plannen van aankomende evenementen. Voor virtuele vergaderingen is het essentieel om vergaderplanningssoftware te gebruiken die integreert met populaire videoplatformen zoals Zoom , Google Meet en Microsoft Teams om het proces te stroomlijnen.
Binnen één Google Agenda-account is er de mogelijkheid om meerdere subagenda's te genereren en deze met je team te delen. Met de machtigingsinstellingen bepaal je wie er namens jou wijzigingen mag aanbrengen of tijdslots mag reserveren. Dit komt vooral voor wanneer een vergaderorganisator moet overleggen met een secretaresse of zijn/haar beschikbaarheid moet delen met het management.
Interessant genoeg integreren alle andere planningstools die in dit artikel worden genoemd met Google Agenda. Dat komt doordat hun planningstool niet erg robuust is en niet schaalbaar is voor teams. Dus als je al vergaderingen plant met Google Agenda, maar het naar een hoger niveau wilt tillen, raden we je aan om een speciale planningsapp te gebruiken.
Prijzen:
Basisversie – Gratis
Google Apps for Business – $5/maand per gebruiker
Hubspot Meetings - Eenvoudige maar effectieve planningsapp
HubSpot Meetings is een tool voor het plannen van afspraken die beschikbaar is voor HubSpot-accountgebruikers. Het wordt doorgaans gebruikt in combinatie met een HubSpot-website, vergelijkbaar met hoe Acuity als widget in Squarespace wordt geladen. Dit maakt het inplannen van afspraken via uw website snel en eenvoudig. Het synchroniseert met Google, Office 365 en andere online agenda's , waardoor uw potentiële klanten afspraken met u kunnen inplannen op momenten dat u beschikbaar bent.
De tool controleert automatisch je meest actuele beschikbaarheid met de gekoppelde agenda en maakt deze tijdvakken beschikbaar voor boekingen. Je kunt de boekingskalender eenvoudig insluiten op je website of andere landingspagina's , zodat potentiële klanten daar direct afspraken kunnen maken. Als je al via e-mail met ze in contact staat, kun je de kalender ook daar delen om onnodige tussenstappen te voorkomen.
Met Hubspot Meetings kunt u links naar groepsvergaderingen versturen, zodat prospects afspraken kunnen plannen met meerdere personen binnen uw bedrijf. U kunt ook een round-robin-link instellen waarmee prospects een afspraak kunnen inplannen met de medewerker wiens beschikbaarheid in hun schema past. Deze functie is met name handig voor het beheren van de planning van medewerkers, zodat rekening wordt gehouden met de beschikbaarheid van alle teamleden.
Omdat Hubspot Meetings deel uitmaakt van de complete marketinghub van Hubspot, integreert het perfect met Hubspot CRM om klantgegevens te verzamelen en je database op te bouwen. Daarnaast biedt het integratiemogelijkheden met verschillende vergaderplatforms, waaronder GoTo Meeting, waardoor je flexibel bent in hoe en waar je je virtuele evenementen organiseert.
Als u al Hubspot gebruikt, kunt u deze informatie later gebruiken om leads te koesteren en ze te laten converteren.
Prijzen:
Basisversie – Gratis
Hubspot Marketing Hub – vanaf $45/maand, jaarlijks gefactureerd
Belangrijkste kenmerken van online planningstools
Bij het kiezen van een online planningtool zijn er verschillende belangrijke functies om te overwegen. Denk hierbij aan aanpasbare tijdvakken, automatische herinneringen en integratie met agenda-apps zoals Google Agenda en Microsoft Exchange. Een goede online planningtool moet ook geavanceerde rapportagefuncties, communicatiefuncties en de mogelijkheid om taken toe te wijzen en boekingspagina's aan te maken, hebben.
Bovendien kunnen functies zoals videoconferentietools, geïntegreerde tijdregistratie en afspraakherinneringen het planningsproces efficiënter maken. Enkele populaire online planningstools zijn Calendly, Doodle en Acuity Scheduling, die een scala aan functies bieden, zoals aangepaste workflows, vooraf gemaakte sjablonen en aanpasbare vergadertypen.
Aanpasbare tijdslots
Met aanpasbare tijdsloten kunt u uw beschikbaarheid naar eigen voorkeur instellen, zodat u alleen vergaderverzoeken ontvangt tijdens de aangegeven uren. Geautomatiseerde herinneringen helpen het aantal no-shows te verminderen door tijdig meldingen naar alle deelnemers te sturen, zodat iedereen op de hoogte blijft en op schema blijft.
Integraties
Integratie met agenda-apps zoals Google Agenda en Microsoft Exchange of Microsoft Dynamics 365 Business Central zorgt ervoor dat de configuratie van de planningstool en de implementatie van Business Central naadloos op elkaar aansluiten, waardoor dubbele boekingen worden voorkomen en uw planning altijd up-to-date blijft. Geavanceerde rapportagefuncties bieden inzicht in uw planningspatronen, zodat u uw tijd kunt optimaliseren en de productiviteit kunt verhogen.
Communicatie kenmerken
Communicatiefuncties, zoals berichten in de app en e-mailnotificaties , zorgen voor een naadloze coördinatie tussen deelnemers aan vergaderingen. De mogelijkheid om taken toe te wijzen en boekingspagina's aan te maken, verbetert het planningsproces verder, waardoor u uw afspraken efficiënt kunt beheren.
Videovergaderen
Videoconferentietools die in uw planningssoftware zijn geïntegreerd, stellen u in staat moeiteloos vergaderingen op afstand te houden. Geïntegreerde tijdregistratie helpt u de tijd die aan elke vergadering wordt besteed te monitoren en levert waardevolle gegevens op voor facturering en productiviteitsanalyse. Afspraakherinneringen zorgen ervoor dat alle deelnemers op de hoogte zijn van aankomende vergaderingen, waardoor de kans op gemiste afspraken afneemt.
Soorten vergaderingen
Er zijn verschillende soorten vergaderingen die kunnen worden gepland met online planningstools, waaronder één-op-één vergaderingen, teamvergaderingen en klantvergaderingen. Elk type vergadering vereist een andere planningsaanpak, en online planningstools kunnen dit proces vergemakkelijken. Zo kan een vergaderplanner worden gebruikt om terugkerende vergaderingen te plannen, terwijl een videoconferentietool kan worden gebruikt om vergaderingen op afstand te faciliteren. Online planningstools kunnen ook worden gebruikt om vergaderingen met meerdere locaties te plannen, waardoor het gemakkelijker wordt om vergaderingen in verschillende tijdzones te beheren.
Een-op-een bijeenkomsten
Eén-op-één gesprekken zijn ideaal voor persoonlijke interacties, zoals functioneringsgesprekken, mentorschapssessies of klantconsultaties. Online planningstools maken het gemakkelijk om een voor beide partijen geschikt tijdstip te vinden, uitnodigingen te versturen en automatische herinneringen in te stellen.
Teamvergaderingen
Teamvergaderingen daarentegen vereisen vaak het afstemmen van de agenda's van meerdere teamleden. Planningstools kunnen hierbij helpen door een centraal platform te bieden waar iedereen beschikbare tijdvakken kan bekijken en een vergadertijd kan kiezen die voor alle deelnemers geschikt is. Dit is met name handig voor teams die verspreid zijn over verschillende locaties en tijdzones.
Ontmoetingen met klanten
Klantafspraken vereisen een professioneel en efficiënt planningsproces om een goede indruk te maken. Met online planningstools kunnen klanten afspraken rechtstreeks vanaf uw website of via een link boeken, waardoor het proces wordt gestroomlijnd en de kans op miscommunicatie wordt verkleind.
Groepssessies
Groepssessies zijn vooral populair bij coaches en leraren. Ze bieden de mogelijkheid om meerdere mensen in te schrijven voor hetzelfde tijdslot via uw afspraak-app.
Het kiezen van de juiste online planningstool
Het kiezen van de juiste online planningstool kan overweldigend zijn, met zoveel beschikbare opties. Houd bij het kiezen van een tool rekening met de specifieke behoeften van je team of bedrijf, zoals het aantal gebruikers, het type vergaderingen dat je wilt plannen en de mate van maatwerk. Sommige populaire online planningstools bieden een gratis proefperiode of een gratis abonnement, zodat je de tool kunt testen voordat je een betaald abonnement afsluit.
Overweeg daarnaast de mate van integratie met andere tools, zoals projectmanagementsoftware, agenda-apps en tools voor videoconferenties binnen de organisatie . Door de juiste online planningstool te kiezen, kunt u het planningsproces stroomlijnen, tijd besparen en de productiviteit verhogen. Belangrijke factoren om te overwegen bij de keuze van een online planningstool zijn het gebruiksgemak, de mate van aanpasbaarheid en de beschikbaarheid van geavanceerde functies zoals kunstmatige intelligentie en geautomatiseerde herinneringen.
Gebruiksgemak is cruciaal, want een gebruiksvriendelijke interface zorgt ervoor dat alle teamleden snel aan de nieuwe tool kunnen wennen. Dankzij de mate van maatwerk kunt u de tool afstemmen op uw specifieke behoeften, of het nu gaat om het opzetten van aangepaste workflows, het aanmaken van boekingspagina's of het configureren van automatische herinneringen.
Integratie met andere tools, zoals projectmanagementsoftware en agenda-apps, zorgt voor een naadloze workflow en vermindert de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer. Geavanceerde functies zoals kunstmatige intelligentie kunnen het planningsproces verder verbeteren door slimme suggesties te geven en routinetaken te automatiseren.
Door uw behoeften zorgvuldig te evalueren en verschillende opties uit te proberen, kunt u de online planningstool vinden die het beste bij uw eisen past en die u helpt uw productiviteitsdoelen te bereiken.
Veelgestelde vragen
Nu we de belangrijkste spelers op de markt voor planningstools hebben besproken , is het aan jou om te beslissen welke het beste bij je past. Zoals je waarschijnlijk al hebt gemerkt, lijken ze vaak op elkaar. Een van de beste manieren om te ontdekken wat het beste bij je past, is door je aan te melden voor een van hun gratis proefperiodes . Je krijgt meestal 15 dagen gratis premium service om alles uit te testen en te zien wat je bevalt.
Houd bij het evalueren van verschillende softwaretools voor projectplanning rekening met de opvallende kenmerken die elk biedt. Deze unieke functionaliteiten kunnen de gebruikerservaring verbeteren, processen stroomlijnen of de efficiëntie verhogen, waardoor de software aantrekkelijker wordt voor potentiële gebruikers.
Als je nog steeds niet zeker bent van het selecteren van de juiste app voor online plannen, volgen hier een paar veelgestelde vragen die je kunnen helpen.
Wat zijn de belangrijkste dingen die een planningstool doet?
Een planningstool helpt bij het efficiënter maken en beheren van planningen dankzij automatisering. Het stelt meerdere partijen in staat om samen te werken aan een agenda, afspraken te boeken, vergaderingen in te plannen, herinneringen voor evenementen te versturen en hun dag te beheren op een manier die de productiviteit verbetert. Vergeleken met andere diensten biedt een planningstool unieke functies, zoals de mogelijkheid om je agenda te delen met je klanten en hen rechtstreeks afspraken bij jou te laten boeken. Deze vergelijking helpt gebruikers inzicht te krijgen in het concurrentielandschap en de beste tool voor hun behoeften te kiezen.
Wat zijn de zakelijke voordelen van het gebruik van een planningstool?
Planningstools nemen de rompslomp van het handmatig opzetten en beheren van vergaderingen weg. Met een speciale app kunt u vergaderingen coördineren zonder al die bevestigingsmails heen en weer. Betaalde abonnementen bieden uitgebreide functionaliteiten zoals ondersteuning voor groepsvergaderingen, whitelabel branding, geavanceerde planningsopties en meer personalisatiemogelijkheden, die niet beschikbaar zijn in de gratis versies.
Kan ik een planningstool van mijn iPhone of Android gebruiken?
Ja, deelnemers kunnen een planningspagina gebruiken vanaf hun iPhone of Android-apparaat. Omdat de interface echter complex is, is het meestal het beste als de host de pagina's vanaf een desktopcomputer instelt. Sommige planningstools hebben een mobiele app waarmee je snel toegang hebt tot je planningslinks, zodat je ze kunt delen via e-mail en sms. Bovendien bieden deze tools vaak aanpassingsmogelijkheden, zoals het uploaden van een achtergrondafbeelding, om de visuele aantrekkingskracht van je boekingsinterface te vergroten.
Hoe boeken klanten tijd met een planningstool?
U kunt een link naar de planningspagina delen via e-mail en sms of de planningspagina insluiten op uw website. Insluiten is doorgaans eenvoudig, omdat de app een HTML-codefragment biedt dat u eenvoudig op de betreffende pagina kunt plaatsen. Klanten kunnen vervolgens een beschikbaar tijdslot selecteren en een afspraak bij u boeken, waarbij ze hun beschikbaarheid effectief beheren via de functie 'Personen inplannen'. Deze afspraak wordt automatisch toegevoegd aan uw agenda en de klantgegevens worden opgeslagen.
Helpen planningstools no-shows te verminderen?
Planningstools kunnen een grote hulp zijn bij het verminderen van no-shows bij belangrijke vergaderingen. Door de integratie van taakbeheerfuncties stellen deze tools u in staat om afspraken efficiënt te organiseren binnen uw projectmanagementworkflows. U kunt automatische herinneringen instellen, zodat elke deelnemer op de hoogte wordt gesteld van zijn of haar aankomende vergadering. Als iemand niet beschikbaar is en de vergadering wil verplaatsen, kan dat ook eenvoudig met de planningstool.
Het is oké om niet altijd hyperproductief te zijn.
Nu je de inside scoop hebt, hebben we nog een laatste ding om toe te voegen. Noem het een aankondiging van een openbare dienst.
Sommigen van ons raken verslaafd aan drukte, ten koste van echte productiviteit. Met een planningstool heb je misschien meer vrije tijd. Zorg er dus voor dat je die optimaal benut. Neem even de tijd om uit te rusten tussen je werktaken door, en je vergaderingen zullen daardoor waarschijnlijk beter verlopen.
Het gebruik van een planningstool kan onderdeel zijn van een grotere inspanning om de juiste balans tussen werk en privé te vinden. Zorg er wel voor dat je de planningsapp grondig test voordat je hem naar je doelgroep stuurt. Als je er een hebt gevonden die alles heeft wat je nodig hebt en binnen je budget past, kun je hem de komende jaren gebruiken, net als veel van onze eigen klanten.
Laat ons weten welke je uiteindelijk kiest in de reacties hieronder!
