3 modelos de e-mail de solicitação de reunião para leads e clientes

e-mails de solicitação de reunião
Escrever e-mails de solicitação de reunião de maneira eficaz

Ao enviar um e-mail de solicitação de reunião para um cliente em potencial ou cliente existente, é útil acertar as palavras. Como você pede a alguém que reserve um tempo de seu dia agitado para ler seu e-mail, programar um horário para uma reunião e marcar a agenda para você? 

Neste artigo, mostraremos as melhores técnicas de convite para reuniões para clientes em potencial, clientes potenciais e existentes. 

Dicas para redigir um e-mail de solicitação de reunião (que realmente funcionem) 

Aqui estão algumas das coisas mais importantes a se ter em mente ao elaborar um novo e-mail de solicitação de reunião, independentemente de quem seja o destinatário. 

  1. Escreva um envolvente linha de assunto do email para melhores taxas de abertura
  2. Certifique-se de entrar em contato com um tomador de decisões com as informações de contato corretas
  3. Sempre se dirija aos convidados pessoalmente
  4. Envie seu e-mail em um horário conveniente do dia
  5. Mantenha o propósito da reunião bem definido
  6. Comunique expectativas claras no corpo do seu e-mail
  7. Configure uma agenda de e-mail para você (para controlar melhor sua disponibilidade)
  8. Use um ferramenta de agendamento online para apresentar possíveis datas de reunião
  9. Melhore suas taxas de resposta com uma oferta para responder a quaisquer perguntas remanescentes

Por que o agendamento online é tão importante 

A primeira coisa a se estar ciente ao escrever um e-mail de solicitação de reunião é como funciona muito melhor quando você usa um agendador de compromissos, como Agendamento, Calendly ou ScheduleOnce. 

Um aplicativo de agendamento online garante que as pessoas vejam sua disponibilidade e reservem o horário que desejarem imediatamente. Na maioria dos casos, sua mensagem será respondida em minutos ou até segundos! Também reduz a chance de outra pessoa programar uma reunião para horários coincidentes - um problema comum com os métodos de programação da velha escola.

Como preparar e-mails de solicitação de reunião fria 

Como regra geral, os e-mails de solicitação de reunião exigem mais preparação quando você não tem um relacionamento formado. Devem ser personalizados, específicos, concisos e úteis. As melhores mensagens frias são sobre um evento do qual seu cliente em potencial ainda não ouviu falar, mas que você acha que ele achará interessante porque irá beneficiá-lo de alguma forma ou ajudá-lo a resolver um problema que está tentando superar. 

Os primeiros clientes em potencial podem vir de qualquer lugar. Eles podem estar em seus dispositivos móveis navegando em seu site, LinkedIn ou páginas de mídia social. Se você tiver um pouco de informação sobre o cliente potencial, poderá usá-la para criar uma mensagem mais personalizada. Em vez de enviá-los para um evento como um webinar, as empresas com um cliente LTV decente podem investir em demonstrações de vendas de alto toque. O mesmo agendamento automatizado de e-mail as soluções podem ser usadas durante todo o período de pós-venda, reuniões de integração com o cliente. 

Os pedidos de reuniões regulares são um pouco diferentes. Para clientes existentes ou leads que precisam passar por várias rodadas de reuniões, menos personalização é necessária. 

Às vezes, as pessoas preferem e-mails regulares de solicitação de reunião em que você apenas descreve brevemente o propósito de seu encontro e, em seguida, simplesmente pergunta se deseja participar em qualquer momento que faça sentido para ambas as partes. Você também pode adicionar uma frase ou duas explicando por que isso é importante (por exemplo: “Estou ansioso para conhecê-lo e receber seus comentários sobre nosso novo produto!”).

Quando um cliente é muito atencioso, o e-mail pode se tornar tão simples quanto uma única frase. Mas lembre-se de que não importa com quem você está se conectando, você deve sempre:

  • Resuma o propósito de sua reunião. 
  • Forneça alguns locais que eles possam escolher antes de escolher o horário da reunião. Isso deve ser gerenciado pelo aplicativo de agendamento, não no corpo do e-mail.
  • Opcional: convide-os a devolver sua disponibilidade, para que você saiba se é possível para ambas as partes antes de continuar a conversa. Você sempre pode agendar em nome deles, se for mais fácil para eles.

Como escrever sua mensagem para clientes em potencial, leads ou clientes existentes

Como escrever uma mensagem para clientes calorosos exige muito menos esforço, vamos nos concentrar em escrever modelos de e-mail de solicitação de reunião para clientes potenciais frios e clientes potenciais.

A perspectiva fria

Tente se colocar no lugar dos clientes em potencial que receberão seu e-mail. Se eles não o conhecem pessoalmente, é necessário haver uma proposta de valor forte para atraí-los. Concentre-se em resolver seus principais pontos fracos. Do contrário, por que reservariam um tempo precioso para se encontrar com você?

Para criar seu modelo, você deve manter o seguinte em mente:

  • Apresente-se e mencione por que isso é importante para eles. Tente personalizar a mensagem apontando seu cargo, para que eles saibam que você está sintonizado com eles diretamente.
  • Ofereça duas opções: Dê a eles um link para agendar uma reunião inicial com você. Mas, caso as pessoas ainda não estejam convencidas, faça uma oferta para responder a quaisquer perguntas que elas tenham primeiro. Depois de respondidas, você enviará um e-mail de acompanhamento.
  • Antes de enviar qualquer coisa, verifique o e-mail lendo-o em voz alta para garantir que soe coloquial e amigável, não como um discurso de vendas. 

Se você estiver em dúvida sobre como usar este conteúdo para o seu site ou postagem do blog, entre em contato conosco e teremos o maior prazer em fornecer mais informações!

Quais são algumas das melhores maneiras de encontrar uma reunião inicial com clientes em potencial?

Concentre-se em prometer-lhes valor e criar um senso de urgência. É importante mencionar por que agendar uma chamada é tão útil para eles imediatamente. 

Para garantir que soe coloquial e amigável, não como um discurso de vendas, tente usar frases como "Espero que possamos encontrar algum espaço livre em nossas agendas" ou "Posso parar por aqui?" em vez de algo mais direto como "Posso agendar uma reunião com você na próxima terça?" 

Além disso, você pode mencionar como a reunião será produtiva e útil para eles. Por exemplo: “Estou animado para mostrar a você quanto tempo e dinheiro podemos economizar para sua empresa com esta solução.”

Isso pode parecer óbvio, mas é melhor não fazer muitas perguntas pessoais durante sua primeira conversa por e-mail. Mantenha um toque leve, sem entrar em detalhes sem importância, como sua cor favorita ou onde eles cresceram. Isso pode deixá-los desconfortáveis ​​e levar a conversas estranhas em reuniões futuras. Lembre-se de que profissionalismo e linguagem formal são essenciais!

Finalmente, sempre tente concluir seus e-mails frios em potencial com uma nota positiva. Essa é uma ótima maneira de manter o cliente em potencial envolvido e animado até o último momento.

Email de solicitação de reunião # 1: A liderança calorosa

Se você já se encontrou com alguém anteriormente ou teve algumas interações por e-mail, você pode adotar uma abordagem diferente para o e-mail de solicitação de reunião de negócios. Não precisa ser tão formal, mas o valor da chamada ainda deve ser declarado claramente. E, como antes, você vai querer usar uma ferramenta de agendamento online para acelerar o processo de agendamento real. Isso ajuda a agilizar o processo de registro. 

Aqui está um modelo de e-mail que você pode literalmente copiar e colar, embora recomendamos fazer as alterações necessárias para se adequar ao seu modelo de negócios. 

Caro {nome-do-cliente}, 

Foi bom falar com você na semana passada. Depois de revisar o site da {nome da empresa}, tenho certeza de que podemos ajudá-lo a economizar tempo e expandir seus negócios rapidamente com apenas algumas atualizações. 

Na verdade, no início deste ano, ajudamos outro cliente com um problema semelhante a otimizar suas operações e aumentar as vendas em mais de 250% nos primeiros três meses. Podemos trabalhar com você para criar resultados semelhantes. 

Como você já tem uma noção geral de como nossos serviços funcionam, adoraria entrar em contato com você por telefone na próxima semana para fornecer uma demonstração completa do produto. 

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Se você tiver outras perguntas antes de entrarmos em uma ligação, entre em contato.  

Email de solicitação de reunião # 2: O cliente caloroso

O cliente médio já sabe quem você é e o valor que deve receber do seu serviço. 

O exemplo de e-mail de solicitação de reunião de suporte ao cliente

Normalmente, um e-mail de solicitação de reunião é enviado quando o suporte ao cliente é escalado para um gerente de sucesso. Um e-mail breve, mas profissional, pode ser parecido com este:

primeiro nome,

Isso soa bem.

Vamos marcar um horário para conversarmos para que possamos revisar todos os detalhes do seu pedido. Assim que tivermos todas essas informações, trabalharemos com nossa equipe para cuidar disso. 

. clique aqui para agendar sua reunião. 

Fale em breve!

Email de solicitação de reunião # 3: Cliente Existente

Você também pode configurar a automação de e-mail para chegar aos clientes que correm o risco de abandono. Reconquiste-os destacando recursos que estão subutilizados ou você pode apresentar um nível superior de recursos. Cabe à sua equipe de sucesso decidir o que é apropriado. Depois de ter uma estratégia clara, você pode usar um e-mail de solicitação de reunião como este.  

Olá, primeiro nome, 

Espero que você esteja gostando do produto ____!

Estamos sempre procurando maneiras de tornar nossos clientes bem-sucedidos e percebi que sua conta precisa de mais ajuda. Há um upgrade disponível como parte de seu plano que pode se adequar melhor ao que você precisa do que o que já temos em vigor. Você gostaria que eu enviasse um e-mail com detalhes sobre isso?

. clique aqui para agendar uma reunião para que possamos conversar sobre isso. 

Fale em breve!

Fechando o ciclo em suas reuniões agendadas

Depois de marcar uma reunião com seu usuário final, certifique-se de que a reunião esteja agendada em seu calendário. Se o seu serviço de agendamento online inclui convites de calendário do Google ou Microsoft para o participante, você pode verificar se ele confirmou sua presença e selecionou “sim”. Isso permite que você saiba que o evento da agenda foi reconhecido e aceito por eles. 

Considere configurar lembretes automáticos por e-mail para o evento se for com bastante antecedência. Eles não precisam ser tão detalhados quanto sua carta de solicitação de reunião inicial. Apenas certifique-se de que a data, a hora e o local estão claros para que eles saibam como e quando se juntar a você. 

Ezra Sandzer Bell

Ezra Sandzer-Bell trabalha na Appointlet como gerente de marketing de produto e defensora do cliente. Ele ajudou milhares de clientes a melhorar seu fluxo de trabalho de agendamento online. Fora do trabalho, ele é instrutor de teoria musical e fundador de uma empresa de software de música.

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