إذا حجزت الكثير من الاجتماعات للعمل ولكن ليس لديك أداة جدولة ، فربما تكون قد واجهت بالفعل بعض العقبات التي لا مفر منها.
نحن نعرف كيف تسير الأمور. سلاسل الرسائل الإلكترونية المتواصلة، والتحقق من التقويم، والتنسيق الجماعي قد تصبح مُرهقةً بعد فترة. خاصةً عندما تحاول إتمام الصفقات و احتكاك الجدولة يكلفك فرص مبيعات حقيقية.
حتى لو بدا أن عملية جدولة المواعيد تسير بسلاسة، فمن السهل أن ينسى الناس الاتفاقات غير الرسمية عبر البريد الإلكتروني، مما يؤدي إلى إلغاء المواعيد في اللحظات الأخيرة، وإعادة جدولتها، وعدم الحضور.
لحسن الحظ، ظهرت خلال العقد الماضي أدوات فعّالة لجدولة المواعيد عبر الإنترنت. تسعى كلٌّ منها جاهدةً لحل مشكلة الالتقاء بالأشخاص في مكان وزمان محددين، وهي مشكلةٌ بشريةٌ للغاية. من بين هذه التطبيقات، ستجد أدواتٍ لجدولة المواعيد تتكامل بسلاسة مع منصات مؤتمرات الفيديو الشائعة مثل Zoom وGoogle Meet وMicrosoft Teams.
لا تعمل هذه الأدوات على تسهيل جدولة الاجتماعات فحسب، بل تعمل أيضًا على أتمتة إنشاء روابط الاجتماعات والإشعارات، وبالتالي تعزيز الإنتاجية وتقليل أخطاء الجدولة لكل من تفاعلات العملاء و التعاون بين الفريق.
تهدف تطبيقات الجدولة عبر الإنترنت في جوهرها إلى مساعدة الحضور في اختيار الفترة الزمنية المتاحة وتلقي تذكيرات آلية. يتم أيضًا إرسال إشعارات البريد الإلكتروني وأحداث التقويم إلى مضيف الاجتماع. هذا يساعدك على ضمان ذلك كل شخص بالإضافة إلى ذلك، تُساعد أتمتة التذكيرات على تقليل حالات عدم الحضور من خلال مزامنتها مع التقويمات وإرسال الإشعارات، مما يُحسّن الكفاءة العامة وإدارة سير العمل.
هل أنت مهتم بالعثور على أداة الجدولة المناسبة لك عبر الإنترنت؟ تابع القراءة لمعرفة المزيد حول بعض أفضل الخيارات وكيفية الاستفادة منها لتحقيق نجاحك.
مقدمة لأدوات الجدولة عبر الإنترنت
أحدثت أدوات الجدولة الإلكترونية ثورةً في طريقة جدولة الاجتماعات والمواعيد والفعاليات. سهّلت هذه الأدوات إدارة مواقع متعددة وأنواع اجتماعات وروابط جدولة. توفير الوقت وتقليل احتمالية الحجز المزدوج.
مع تزايد العمل عن بعد، أصبحت أدوات الجدولة عبر الإنترنت جزءًا أساسيًا من برامج إدارة المشاريع، مما يسمح لأعضاء الفريق اجتماعات الكتاب والتعاون بسلاسة. في هذا القسم، سنستكشف فوائد أدوات الجدولة الإلكترونية وكيف تُبسّط عملية الجدولة.
ولّت أيام سلاسل البريد الإلكتروني التي لا تنتهي والتحقق من مواعيد المواعيد. تُبسّط أدوات الجدولة الإلكترونية العملية برمتها من خلال توفير منصة مركزية تُمكّنك من إدارة توافرك، وإرسال روابط الجدولة، وتلقي تذكيرات آلية. هذا لا يُوفّر الوقت فحسب، بل يضمن أيضًا أن يكون الجميع على اطلاع دائم، مما يُقلّل من احتمالية تفويت الاجتماعات أو تكرار الحجوزات.
سواءً كنت تدير فريقًا موزعًا على مواقع متعددة أو تُنسّق مع عملاء في مناطق زمنية مختلفة، تُسهّل أدوات الجدولة الإلكترونية إيجاد موعد اجتماع يناسب الجميع. من خلال التكامل مع برنامج إدارة المشاريع الحالي لديك، تُساعدك هذه الأدوات على تتبّع جميع اجتماعاتك المجدولة في مكان واحد، مما يُسهّل عليك الحفاظ على تنظيمك وتركيزك.
ما هي أفضل أدوات الجدولة لاستضافة اجتماعات العمل؟
للعثور على أفضل أداة جدولة لشركتك، يُفضّل أن نبدأ بتحديد توقعاتنا لما سيتضمنه التطبيق. بدلًا من إثقال كاهلك بقائمة من الميزات، دعنا نستعرض تجربة إنشاء حسابك الخاص على تطبيق جدولة. بهذه الطريقة، يمكنك تصوّر نفسك والاستعداد للتجربة الحقيقية.
عند اختيار أفضل أداة لجدولة الاجتماعات، ضع في اعتبارك الأدوات التي تُبسّط عملية جدولة الاجتماعات، وتوفر جدولة آلية، وتتكامل مع التقويمات، وتُنشئ صفحات حجز. دعونا نلقي نظرة فاحصة على بعض الميزات الرئيسية التي يجب مراعاتها عند البحث عن أدوات جدولة المواعيد.
ما الذي تبحث عنه في جدولة الاجتماعات
عند التسجيل، أول ما عليك فعله هو ضبط وقت التوفر للاجتماعات. جميع تطبيقات الجدولة الرئيسية لديها القدرة على ذلك. توليد الروابط إلى صفحة جدولة مخصصة. يمكنك استخدامها لمشاركة توافرك مع الحاضرين المستقبليين. سيختارون من بين مجموعة من مواعيد الاجتماعات المحتملة، وعند تقديم طلبهم، سيتلقى كلا الطرفين إشعارات عبر البريد الإلكتروني.
تتكامل معظم أدوات الجدولة مع خدمة تقويم البريد الإلكتروني مثل جوجل أو أوفيس 365. هذا يعني أن الاجتماعات المجدولة حديثًا ستُنشئ حدثًا تقويميًا فريدًا. كما يُساعد التقويم المتكامل على ضمان عدم حجز مواعيد مزدوجة للمضيفين.
غالبًا ما تتيح برامج جدولة الاجتماعات للمستخدمين إنشاء صفحات حجز للعملاء والزملاء لجدولة المواعيد بسهولة. وعادةً ما تُنشئ هذه البرامج روابط مؤتمرات الفيديو تلقائيًا.
بعد حذف أوقات الذروة، تعرض صفحة الجدولة تلقائيًا الفترات الزمنية المتاحة فعليًا فقط. بالإضافة إلى ذلك، توفر العديد من الأدوات ميزة وقت إضافي لتوفير فاصل زمني بين المواعيد، مما يمنع الحجوزات المتتالية ويتيح وقتًا للتحضير أو السفر.
تُعد تكاملات مؤتمرات الويب ميزة شائعة أخرى ستجدها. ربط حساب Zoom الخاص بك (أو مزود الخدمة الذي تختاره) يعني أن كل اجتماع مُجدول سيكون له مُعرّف غرفة مُخصص فريد. حتى أن بعض أدوات الجدولة تتكامل مع CRMs و برامج التسويقمما يسمح للشركات بإرسال بيانات الحجز إلى البيئات المناسبة. العديد أفضل وكالات تسويق الفعاليات استخدم أدوات الجدولة هذه لإدارة مواعيد العملاء ولوجستيات الحدث بكفاءة.
تُعد ميزة جدولة المهام حلاً فعالاً يُمكّن من تحقيق الانسجام بين الفرق والأقسام المتعددة. برنامج أتمتة سير العمل مثل تدفق التدفق يمكن استخدامه بفعالية لجدولة المهام وتحديد أولوياتها، مما يعزز الإنتاجية. كما أن برامج مثل Emitrr، مع جدولة مدعومة بالذكاء الاصطناعي، تعمل بهدوء على تشكيل مستقبل الحجوزات والتفاعلات مع العملاء.
أفضل 7 برامج جدولة الاجتماعات
هذه بعض الأشياء الأساسية التي يجب البحث عنها عند تحديد أداة الجدولة التي يجب استخدامها. في النهاية ، تحتاج إلى العثور على التطبيق الذي يلبي احتياجاتك وهو سهل الاستخدام.
في محاولة لجعل عملية الاختيار أبسط ، قمنا بتدوين هذه القائمة التي تضم أفضل 7 أدوات للجدولة عبر الإنترنت ، بما في ذلك مراجعة مفصلة لكل منها.
الموعد لجدولة اجتماعات فردية أو جماعية ، عبر الإنترنت أو شخصيًا
سيتمور ل حل المؤسسة التي تناسب الفرق الكبيرة
حدة لمجموعة ميزاتها وروح الدعابة الملتوية
Calendly لأدوات التعاون الجماعي وقوالب التقويم المضمنة
خربش لميزة اقتراع فريدة لا تتوفر في أدوات الجدولة الأخرى
مفكرة لعرض التقويم وميزات دعوة الحدث التي تتصل بخدمات البريد الإلكتروني الخاصة بهم
اجتماعات Hubspot لتجربة جدولة سلسة على موقع الويب الخاص بك الذي يجمع العملاء المتوقعين على Hubspot CRM.
Appointlet - أفضل أداة جدولة مجانية على الإنترنت
الموعد هي أداة جدولة اجتماعات سهلة الاستخدام ومتوفرة في السوق منذ أكثر من عقد من الزمان وتأتي مع مجموعة ميزات شاملة.
تستخدم الشركات Appointlet لـ تحسين تجربة الجدولة لمن يؤدي والعملاء الحاليين. كما يساعد التطبيق منظمي الاجتماعات على زيادة سعتهم دون إضاعة الوقت في التنسيق المتبادل.
بخلاف أدوات الجدولة الأخرى التي تُركز على تلبية احتياجات فئة محددة، يوفر Appointlet مرونة عالية، ما يُمكّنك من تنظيم أي اجتماع تقريبًا. كل ما عليك فعله هو تحديد أنواع اجتماعاتك، وسيتم إنشاء صفحة جدولة مخصصة تلقائيًا.
يتيح لك Appointlet إدارة فرق متعددة تحت سقف واحد ، مما يؤدي إلى تحسين الشفافية أثناء تسليم العميل. وإذا احتجت في أي وقت إلى مقابلة العديد من الحاضرين ، فكل ما عليك فعله هو الإنشاء رأس التجميع أنواع الاجتماعات.
يضمن هذا وصول الجميع إلى الحدث نفسه. وإذا احتجتَ يومًا إلى اجتماع مع عدة مشاركين، فما عليك سوى إنشاء أنواع اجتماعات جماعية، مشابهة للميزات الموجودة في برنامج Gusto HR.
مع Appointlet، أصبح حجز الاجتماعات أسهل للحضور. يمكنهم حجز الاجتماعات من هواتفهم المحمولة أو أجهزة الكمبيوتر. إذا كانوا في منطقة زمنية مختلفة، فسيتم تحديد موقع المتصفح تلقائيًا، وبالتالي يتم تحديد مدى توفر الاجتماعات بدقة. هذا يعني أنه بغض النظر عن مكان وجودك أو الجهاز الذي تستخدمه، ستبقى عملية الحجز سلسة. يضمن توفر تطبيقات الهاتف المحمول إمكانية حجز الاجتماعات أثناء التنقل، مما يعزز الراحة والمرونة.
يدعم البرنامج إمكانية عيش عدة أعضاء في الفريق تحت سقف واحد، ولكل منهم تقويم بريد إلكتروني مدمج وتوافر خاص به. يمكنهم استضافة اجتماعات مشتركة أو توزيعهم على مجموعات لتجميع توافرهم. بهذه الطريقة، عندما يختار العملاء المحتملون موعدًا، يُخصص لهم عضو متاح تلقائيًا.
يمكن تضمين صفحة حجزك على مواقع الويب وصفحات الوصول، وربطها برسائل البريد الإلكتروني. بمجرد حجز موعد عبر هذه الصفحة، يُضاف تلقائيًا إلى تقويمك.
يوفر Appointlet التكامل مع عدد من أدوات الاجتماعات الافتراضية، بما في ذلك Zoom وWebEx وGoogle Meet وMicrosoft Teams وGoToMeeting وJoin.me. هذا يُسهّل جدولة وعقد مؤتمرات الويب ومكالمات الفيديو، خاصةً في ظل جائحة كورونا. بيئة العمل عن بعدتتضمن خيارات التكامل الأخرى تقويم Google، وMicrosoft Office 365، وStripe، وPayPal، وZapier.
التسعير:
إصدار تجريبي مجاني من Freemium - وصول كامل إلى جميع الميزات لمدة 15 يومًا
الإصدار الأساسي - مجاني
قسط - 9 دولارات للعضو / شهر
Setmore - أفضل تطبيق جدولة للمؤسسات
Setmore هي أداة أخرى ممتازة للجدولة عبر الإنترنت تتعامل مع الحجوزات عبر الإنترنت والتذكيرات التلقائية، معالجة الدفع، والمزيد. يتوفر البرنامج بإصدار سطح مكتب بالإضافة إلى تطبيق لنظامي التشغيل Android وiOS، مما يجعله أداة ملائمة لحجز المواعيد أثناء التنقل.
مثل Appointlet، يتيح لك Setmore أيضًا إنشاء صفحات حجز مخصصة وإضافتها إلى مواقع الويب، وصفحات الهبوط، ووسائل التواصل الاجتماعي، أو رسائل البريد الإلكتروني. كما يمكنك قبول المدفوعات عبر بطاقة الخصم/بطاقة إئتمان أو معالجات الدفع عبر الإنترنت مثل Square أو Stripe.
يُرسل البرنامج إشعارات فورية عبر البريد الإلكتروني إلى العملاء المحتملين، وتُضاف المواعيد إلى تقويمك فورًا. بمجرد جدولة الاجتماع، يُمكنك إعداد تذكيرات تلقائية لجميع المشاركين عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية القصيرة. كما يُمكنك تخصيص الرسائل بمعلومات العملاء المحتملين لزيادة أهميتها وتقليل عدد حالات عدم الحضور.
ال المواعيد المتكررة تتيح لك الميزة تحديد فترات زمنية معينة للعملاء العاديين أو الشخصيات المهمة حتى لا يضطروا إلى حجز الاجتماعات مرارًا وتكرارًا. يمكنك أيضًا أن تفعل الشيء نفسه للفرق ومجموعات العملاء لندوات عبر الإنترنت أو جلسات تدريبية.
يستخدم Setmore واجهات برمجة التطبيقات (APIs) للتكامل مع برامج الجهات الخارجية، بما في ذلك تطبيقات التواصل الاجتماعي، وبرامج التسويق عبر البريد الإلكتروني، وأنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) مثل Salesforce. كما يمكنك الاتصال بتطبيقات مؤتمرات الفيديو الرئيسية، وتقويمات الإنترنت الأخرى مثل تقويم Google وOffice 365.
على الرغم من أنه يشتمل على الكثير من الميزات، إلا أنه قد يكون مرهقًا للأشخاص الذين يبحثون عن حل سهل الاستخدام، لذا فهو الأفضل لمستخدمي مستوى المؤسسات.
التسعير:
الإصدار الأساسي - مجاني
قسط - 9 دولارات شهريًا يتم دفعها سنويًا لكل مستخدم
Pro - 5 دولارات شهريًا يتم دفعها سنويًا لكل مستخدم
حدة - أفضل خيار جدولة لـ Squarespace
Acuity هو مساعد جدولة عبر الإنترنت يُؤتمت حجز المواعيد وإدارة التقويم. استحوذت عليه Squarespace، وصُمم ليكون الأداة التي يستخدمها مالكو المواقع الإلكترونية عند الحاجة إلى أداة مدمجة للجدولة. مع Acuity، يمكنك إدارة توافر عدة أشخاص في مواقع متعددة.
كما هو الحال مع منافسيهم، ستُنشئ صفحة جدولة مخصصة وتشاركها مع العملاء ليتمكنوا من الاطلاع على توافرك في الوقت الفعلي. عند مشاركة المعلومات في نموذج الاستلام الخاص بك، تُحفظ هذه البيانات تلقائيًا وتُخزّن في سجلاتك، مما يسمح للتحليلات المتقدمة بالحصول على رؤى عملية حول أداء المشروع واستخدام الموارد.
يُضبط البرنامج المواعيد تلقائيًا وفقًا للمناطق الزمنية المختلفة، مما يُتيح للعملاء إلغاء المواعيد وإعادة جدولتها بسهولة. تُرسل تذكيرات آلية بهذه المواعيد لإبقاء العملاء على اطلاع دائم بها. تُزامَن جميع هذه البيانات تلقائيًا مع تقويمك، وستتلقى إشعارات فورية بالحجوزات الجديدة.
يتكامل البرنامج مع تطبيقات تقويم أخرى تابعة لجهات خارجية أيضًا. وتشمل بعض هذه التطبيقات تقويم Google وiCloud وOutlook.com وExchange وOffice 365. ويمكنك توصيله بتطبيق Zoom وGoogle Meet وGoToMeeting للاجتماعات الافتراضية، وللاستخدام الشخصي. الفواتير والمحاسبة، تستطيع التكامل مع QuickBooks أو FreshBooks لإنشاء تقارير للتتبع المالي.
بامكانك ايضا قبول المدفوعات عبر الإنترنت من خلال Acuity لأنه يتكامل مع العديد من مقدمي خدمات الدفع والبوابات مثل Stripe وPayPal وSquare وما إلى ذلك. بالإضافة إلى استخدام هذه الأدوات الفعالة لإدارة الأعمال، يمكنك إرسال البريد الإلكتروني لطلب الدفع للعملاء.
من المهم أيضًا الحفاظ على أداء أجهزتك. بالنسبة لمستخدمي ماك، قد يُحدث استكشاف أفضل برامج تنظيف ماك المجانية نقلة نوعية. مثل التطبيقات ساعد في تحسين أداء جهاز Mac الخاص بك، وضمان تشغيل البرامج مثل Acuity بسلاسة وكفاءة.
التسعير:
نسخة تجريبية مجانية - 7 أيام
الناشئة - 14 دولارًا شهريًا يتم دفعها سنويًا
تزايد - 23 دولارًا شهريًا للفواتير سنويًا
Powerhouse- 45 دولارًا شهريًا للفواتير سنويًا
المؤسسة - التسعير المخصص
ودية - أداة جدولة خفيفة الوزن شائعة
Calendly أداة شاملة لجدولة الاجتماعات باحترافية وكفاءة. تحظى هذه الأداة بشهرة عالمية واسعة بفضل ميزاتها المتعددة.
كما هو الحال مع منافسيه، يُتيح لك Calendly إنشاء اجتماعات بسهولة ومشاركة رابط الدعوة مع المشاركين الآخرين. يمكنك إضافة جميع تفاصيل الفعالية، مثل الغرض والمكان والمشاركين، والسماح للمدعوين باختيار وقت الاجتماع المُفضّل لديهم. بمجرد تأكيد الموعد، يُضاف الحدث تلقائيًا إلى تقويمك. كما يُمكن لـ Calendly إنشاء فعاليات تقويم تلقائيًا، مما يُبسّط عملية الجدولة.
يتولى البرنامج أي تذكيرات أو متابعات أو عمليات إعادة جدولة بعد ذلك، ويُبقيك على اطلاع دائم بجدول أعمالك. يمكنك تعيين تذكيرات مخصصة للمشاركين في الاجتماع، مما يُحسّن التنظيم والكفاءة. كما يُساعد هذا على تقليل حالات إلغاء الاجتماعات وعدم الحضور، حيث أن إعادة الجدولة سهلة للغاية، ويمكن لجميع المشاركين القيام بذلك حسب رغبتهم.
باستخدام Cal Friendly ، يمكنك البدء في إنشاء اجتماعات الفريق بمساعدة القوالب. تسمح هذه النماذج بإنشاء اجتماعات موحدة بسرعة وعلى مستوى عالٍ من التوحيد والتحكم.
يمكنك تعزيز علاقاتك مع العملاء من خلال إدارة تفاعلاتك معهم عبر Calendly. يمكنك دمجه مع جميع أدواتك المفضلة، مثل MailerLite أو Mailchimp، لتحسين علاقات العملاء وإدارة كل شيء من مكان واحد.
مجموعة ميزات Calendly القوية قد تجعل استخدامه أقل سهولةً مقارنةً ببعض منافسيه. كما أنه أغلى ثمنًا، خاصةً إذا كنت ترغب في ضم أكثر من عضو في الفريق.
التسعير:
تجربة مجانية – وصول مجاني إلى الخطة الاحترافية لمدة 14 يومًا
الإصدار الأساسي - مجاني
القياسي - 12 دولارًا أمريكيًا شهريًا لكل مستخدم يتم تحصيله شهريًا
الفرق - 20 دولارًا أمريكيًا شهريًا لكل مستخدم يتم تحصيلها شهريًا
المشاريع – تبدأ من 15 ألف دولار
رسومات الشعار المبتكرة - أفضل أداة لجدولة التصويت في الوقت المحدد
Doodle هو تطبيق للجدولة والإنتاجية عبر الإنترنت يجعل حجز المواعيد سريعًا وفعالاً. يمكنك إنشاء التقويم الخاص بك ومشاركته مع أطراف متعددة والسماح لهم بحجز موعد ببضع نقرات فقط. تعمل الأداة بشكل جيد على حد سواء لكليهما الشركات الكبيرة والصغيرة.
ما يميز دودل هو خيار إنشاء استطلاعات الرأي. تساعد هذه الميزة الحضور على التنسيق فيما بينهم لاختيار أفضل وقت للقاء. يصوت المستخدمون على أوقاتهم المفضلة، ويمكنهم اختيار فترات زمنية أخرى "متاحة عند الحاجة". يدير دودل منطق العمل في الواجهة الخلفية ويحاول اختيار أفضل وقت ممكن للجميع. بالإضافة إلى ذلك،
تتيح إمكانيات قائمة مهام Doodle للمستخدمين تقسيم المهام وإعطائها الأولوية وجدولتها بشكل ديناميكي، مما يعزز كفاءة إدارة المشاريع.
باستخدام Doodle ، يمكنك إنشاء صفحة حجز واحدة مخصصة بالكامل. يمكن مشاركة صفحة الحجوزات هذه مع أي شخص يرغب في حجز موعد معك ، ويمكنه القيام بذلك بسهولة في غضون دقائق.
بمجرد اختيارهم للوقت وقفل الحدث في التقويم، يمكنك إعداد تذكيرات تلقائية لجميع الأطراف. هذا يقلل بشكل كبير من حالات عدم الحضور، ويمكّنك من استغلال وقتك الثمين على أكمل وجه. يمكنك تحديد الفترات الزمنية المتاحة لك، وستكون هذه الفترات فقط مرئية للأطراف التي تحجز المواعيد. يمكنك اختيار إبقاء بقية التقويم خاصًا.
يتصل البرنامج بجميع مشاهير الإنترنت تقريبًا تطبيقات التقويم يُزامن البيانات عبرها. هذا يسمح له باكتشاف جميع الفترات الزمنية المتاحة، بغض النظر عن التقويم الذي يستخدمه الطرف الآخر. لا توجد أي متاعب تتعلق بالمنطقة الزمنية، حيث يحدد التطبيق تلقائيًا المنطقة الزمنية للضيف ويغير كل شيء وفقًا لذلك. كما يتميز Doodle بإدارة المهام، حيث يساعد المستخدمين على تنظيم المواعيد وإدارتها بكفاءة ضمن سير عمل إدارة مشاريعهم.
التسعير:
نسخة تجريبية مجانية - وصول مجاني إلى الميزات المتميزة لمدة 14 يومًا. بطاقة الإئتمان غير مطالب بها.
الإصدار الأساسي - مجاني
Pro - 6.95 دولارات شهريًا يتم دفعها سنويًا لكل مستخدم
الفريق - 8.95 دولار شهريًا لكل مستخدم يتم دفعه سنويًا
المؤسسة - التسعير المخصص
سافي كال
سافي كال تطبيق جدولة متعدد الاستخدامات، مصمم لتسهيل التعاون وإيجاد أفضل الأوقات للاجتماعات. بينما تقتصر الخطة المجانية على استطلاعات رأي الاجتماعات، يمكن للمستخدمين الراغبين بدفع 12 دولارًا أمريكيًا شهريًا الاستفادة أيضًا من روابط الجدولة الفردية والجماعية، مع إمكانية إنشاء عدد غير محدود من صفحات الحجز.
للبدء ، قم بالتسجيل في SavvyCal ، ودع معالج الإعداد يرشدك خلال ربط التقويمات المفضلة لديك وتطبيقات مؤتمرات الفيديو. من هناك ، سيكون لديك لوحة معلومات بديهية ومبسطة للغاية حيث يمكنك الوصول بسرعة إلى روابط الجدولة واستطلاعات الرأي في الاجتماعات ، وتخصيص التوافر الافتراضي عبر جميع أنواع الاجتماعات ، والاطلاع على الأحداث القادمة الخاصة بك.
إذا سبق لك استخدام Doodle لإنشاء استطلاع رأي، فستشعر بالراحة التامة مع خاصية الاستطلاع في SavvyCal. أنشئ استطلاع رأي جديد للاجتماعات بسهولة، وأطلق عليه اسمًا، وأضف أي معلومات ذات صلة، واقترح بعض الفترات الزمنية من تقويمك. ثم أرسل الرابط إلى جميع المشاركين وادعهم للتصويت على أوقات الاجتماعات المناسبة لهم، بينما تأخذ الأداة تلقائيًا في الاعتبار وقت تركيز المستخدمين لتحسين جدولة الاجتماعات.
أحد الأشياء التي أقدرها في SavvyCal مقارنة بالعديد من تطبيقات استطلاعات الرأي الأخرى هو أنه يوفر خيارًا للمدعوين لتراكب تقويماتهم تلقائيًا داخل صفحة الاقتراع ، مما يتيح لهم الاختيار بسرعة من الفتحات المتاحة دون القلق بشأن الحجز المزدوج لأنفسهم. لا مزيد من التبديل بين الاستطلاع والتقويم الشخصي.
وإذا كنت تستخدم خطة مدفوعة ، فستتمكن أيضًا من الوصول إلى روابط جدولة SavvyCal ، والتي تحول تطبيق الاقتراع هذا إلى مزيج بسيط من ودية وخربشيمكنك بسهولة إنشاء روابط جدولة مختلفة بأطوال ومواقع اجتماعات مخصصة، بل ويمكنك أيضًا تعيين ساعات توفر فريدة لكل نوع من أنواع الاجتماعات إذا كنت ترغب في ذلك.
يمكن استخدام روابط الجدولة هذه لأغراض متعددة (إذا كان لديك اجتماع مستمر) أو للاستخدام مرة واحدة إذا كان لديك اجتماع لمرة واحدة تحتاج إلى جدولته. بعد إنشاء رابط الجدولة، يمكنك مشاركته مع المدعوين وتمكينهم من حجز موعد يناسبهم معك.
تقويم Google - أفضل أداة جدولة تتمحور حول التقويم
يمكن القول إن تقويم Google هو أقوى أداة تقويم عبر الإنترنت في هذه القائمة. ومع ذلك ، فإنه لا يفي بالكثير من المعايير التي وضعناها لأداة الجدولة. يستخدمه الملايين من الأشخاص لجدولة الاجتماعات عبر الإنترنت ، لذلك من الجدير بالذكر ، وسنحاول توضيح بعض أكبر الاختلافات.
مع تقويم جوجل، يمكنك تتبّع أنشطتك اليومية باستخدام تخطيط تقويم تقليدي. يستخدم الناس التطبيق لجدولة الاجتماعات/الفعاليات ودعوة الأصدقاء أو العائلة أو زملاء العمل للانضمام. يتزامن التطبيق تلقائيًا مع حسابات تقويم جوجل الأخرى، بحيث تظهر تحديثات شخص واحد للجميع. بالإضافة إلى ذلك، يتكامل بسلاسة مع جوجل ورك سبيس، مما يُحسّن التعاون وإدارة الموارد.
جدولة الاجتماعات باستخدام تقويم جوجل لا تتطلب سوى بضع نقرات. يمكنك دعوة المشاركين إلى هذه الاجتماعات، وبمجرد تأكيدهم، يتم تثبيت الموعد على التقويم. بالإضافة إلى المواعيد، يمكنك ضبط تذكيرات لمختلف الأعياد، وأعياد الميلاد، والمناسبات الدينية، وإصدارات البرامج التلفزيونية، والأحداث الرياضية، وغيرها.
ومن الطريف أنهم يُدرجون توقعات الطقس في التقويم كملحق خارجي، مما يُساعدك على تخطيط الفعاليات القادمة التي تُعقد حضوريًا. بالنسبة للاجتماعات الافتراضية، من الضروري استخدام برنامج جدولة اجتماعات يتكامل مع منصات الفيديو الشائعة مثل Zoom وGoogle Meet وMicrosoft Teams لتبسيط العملية.
ضمن حساب تقويم جوجل واحد، يتوفر خيار إنشاء عدة تقويمات فرعية ومشاركتها مع فريقك. تتيح لك عناصر التحكم في الأذونات تحديد من يملك صلاحية إجراء التغييرات أو حجز المواعيد نيابةً عنك. هذا شائع جدًا عندما يحتاج مُضيف الاجتماع إلى التنسيق مع سكرتيرة أو مشاركة توافره مع الإدارة.
من المثير للاهتمام أن جميع أدوات الجدولة الأخرى المذكورة في هذه المقالة تتكامل مع تقويم جوجل. وذلك لأن أداة الجدولة الخاصة بها ليست قوية بما يكفي ولا تتناسب مع الفرق. لذا، إذا كنتَ تُجدول اجتماعاتك بالفعل باستخدام تقويم جوجل ولكنك ترغب في تطويرها، فننصحك باستخدام تطبيق جدولة مخصص.
التسعير:
الإصدار الأساسي - مجاني
Google Apps for Business - 5 دولارات شهريًا لكل مستخدم
اجتماعات Hubspot - تطبيق جدولة بسيط وفعال
Hubspot Meetings هي أداة لجدولة الاجتماعات مقدمة لأصحاب حسابات Hubspot. يتم استخدامه عادةً جنبًا إلى جنب مع موقع ويب Hubspot، على غرار الطريقة التي يتم بها تحميل Acuity كعنصر واجهة مستخدم في Squarespace. وهذا يجعل عملية حجز المواعيد من موقع الويب الخاص بك سريعة وخالية من المتاعب. إنه يتزامن مع Google وOffice 365 و التقويمات الأخرى عبر الإنترنت ويسمح لعملائك المحتملين بحجز اجتماعات معك في أوقات فراغك.
تتحقق الأداة تلقائيًا من أحدث مواعيدك المتاحة مع التقويم المتصل، وتتيح لك حجز هذه المواعيد. يمكنك بسهولة قم بتضمين تقويم الحجز على موقع الويب الخاص بك أو صفحات الهبوط الأخرىويمكن للعملاء المحتملين حجز المواعيد مباشرةً هناك. إذا كنت تتواصل معهم عبر البريد الإلكتروني، يمكنك أيضًا مشاركة التقويم هناك لإزالة أي خطوات غير ضرورية بينهما.
مع اجتماعات Hubspot، يمكنك إرسال روابط اجتماعات جماعية لتمكين العملاء المحتملين من جدولة مواعيد مع أكثر من شخص واحد في شركتك. كما يمكنك إعداد رابط دوري يتيح للعملاء المحتملين حجز موعد مع الممثل الذي يناسب توافره جدولهم الزمني. تُعد هذه الميزة مفيدة بشكل خاص لإدارة جداول الموظفين، مما يضمن مراعاة توافر جميع أعضاء الفريق.
بما أن اجتماعات Hubspot جزء من مركز التسويق الشامل من Hubspot، فهي تتكامل بسلاسة مع نظام إدارة علاقات العملاء Hubspot CRM لجمع بيانات العملاء والمساعدة في بناء قاعدة بياناتك. كما توفر خيارات تكامل مع منصات اجتماعات متنوعة، بما في ذلك GoTo Meeting، مما يوفر مرونة في كيفية ومكان استضافة فعالياتك الافتراضية.
إذا كنتَ مستخدمًا بالفعل لـ Hubspot، يمكنكَ الاستفادة من هذه المعلومات لاحقًا لرعاية العملاء المحتملين ودفعهم إلى التحويل. استخدمَ تكاملاتٍ متنوعة مع أدوات البيانات الخارجية، مثل دمج Hubspot إلى BigQuery، للاحتفاظ بجميع معلومات Hubspot في مكان واحد وتشغيل تحليلات التسويق المتقدمة.
التسعير:
الإصدار الأساسي - مجاني
Hubspot Marketing Hub - بدءًا من 45 دولارًا شهريًا للفواتير سنويًا
الميزات الرئيسية لأدوات الجدولة عبر الإنترنت
عند اختيار أداة جدولة إلكترونية، هناك عدة ميزات رئيسية يجب مراعاتها. تشمل هذه الميزات إمكانية تخصيص الفترات الزمنية، والتذكيرات التلقائية، والتكامل مع تطبيقات التقويم مثل تقويم جوجل ومايكروسوفت إكستشينج. كما يجب أن تتضمن أداة الجدولة الإلكترونية الجيدة ميزات متقدمة لإعداد التقارير، وميزات تواصل، وإمكانية تعيين المهام وإنشاء صفحات الحجز.
بالإضافة إلى ذلك، تُحسّن ميزات مثل أدوات مؤتمرات الفيديو، وتتبع الوقت المتكامل، وتذكير المواعيد، عملية جدولة المواعيد. من بين أدوات الجدولة الإلكترونية الشائعة Calendly وDoodle وAcuity Scheduling، والتي تُقدم مجموعة من الميزات مثل سير العمل المُخصصة، والقوالب المُعدّة مسبقًا، وأنواع الاجتماعات القابلة للتخصيص.
فترات زمنية قابلة للتخصيص
تتيح لك الفترات الزمنية القابلة للتخصيص ضبط توافرك وفقًا لتفضيلاتك، مما يضمن لك تلقي طلبات الاجتماعات خلال ساعاتك المحددة فقط. تساعد التذكيرات الآلية على تقليل حالات عدم الحضور من خلال إرسال إشعارات فورية لجميع المشاركين، مما يُبقي الجميع على اطلاع ويُبقيهم ملتزمين بالجدول الزمني.
آلية الربط
يضمن التكامل مع تطبيقات التقويم مثل تقويم جوجل ومايكروسوفت إكستشينج إضافة اجتماعاتك تلقائيًا إلى تقويمك، مما يمنع الحجوزات المزدوجة ويُبقي جدولك مُحدّثًا باستمرار. تُتيح ميزات التقارير المتقدمة تحليلًا دقيقًا لأنماط جدولتك، مما يُساعدك على تحسين وقتك وزيادة إنتاجيتك.
ميزات الاتصال
ميزات الاتصال، مثل الرسائل داخل التطبيق و اشعارات البريد الالكترونييُسهّل التنسيق السلس بين المشاركين في الاجتماع. تُحسّن إمكانية تعيين المهام وإنشاء صفحات الحجز عملية الجدولة، مما يسمح لك بإدارة مواعيدك بكفاءة.
مؤتمرات الفيديو
تتيح لك أدوات مؤتمرات الفيديو المدمجة في برنامج جدولة الاجتماعات عقد اجتماعات عن بُعد بسهولة. يساعدك تتبع الوقت المدمج على مراقبة الوقت المستغرق في كل اجتماع، مما يوفر بيانات قيّمة لتحليل الفواتير والإنتاجية. تضمن تذكيرات المواعيد أن يكون جميع المشاركين على دراية بالاجتماعات القادمة، مما يقلل من احتمالية تفويت المواعيد.
أنواع الاجتماعات
هناك أنواع عديدة من الاجتماعات التي يمكن جدولتها باستخدام أدوات الجدولة الإلكترونية، بما في ذلك الاجتماعات الفردية، واجتماعات الفريق، واجتماعات العملاء. يتطلب كل نوع من الاجتماعات نهجًا مختلفًا للجدولة، ويمكن لأدوات الجدولة الإلكترونية تسهيل هذه العملية. على سبيل المثال، يمكن استخدام أداة جدولة الاجتماعات لجدولة الاجتماعات المتكررة، بينما يمكن استخدام أداة مؤتمرات الفيديو لتسهيل الاجتماعات عن بُعد. كما يمكن استخدام أدوات الجدولة الإلكترونية لجدولة اجتماعات في مواقع متعددة، مما يُسهّل إدارة الاجتماعات عبر مناطق زمنية مختلفة.
اجتماعات فردية
الاجتماعات الفردية مثالية للتفاعلات الشخصية، مثل تقييمات الأداء، أو جلسات التوجيه، أو استشارات العملاء. تُسهّل أدوات الجدولة الإلكترونية تحديد وقت مناسب للطرفين، وإرسال الدعوات، وإعداد تذكيرات تلقائية.
اجتماعات الفريق
من ناحية أخرى، غالبًا ما تتضمن اجتماعات الفريق تنسيق جداول أعمال العديد من أعضاء الفريق. تُساعد أدوات الجدولة في ذلك من خلال توفير منصة مركزية تتيح للجميع الاطلاع على الفترات الزمنية المتاحة واختيار وقت الاجتماع المناسب لجميع المشاركين. يُعد هذا مفيدًا بشكل خاص للفرق المنتشرة في مواقع ومناطق زمنية مختلفة.
اجتماعات العملاء
تتطلب اجتماعات العملاء عملية جدولة احترافية وفعّالة لترك انطباع جيد. تتيح أدوات الجدولة الإلكترونية للعملاء حجز الاجتماعات مباشرةً من موقعك الإلكتروني أو عبر رابط جدولة، مما يُبسّط العملية ويُقلّل من احتمالية سوء الفهم.
جلسات المجموعة
تحظى الجلسات الجماعية بشعبية خاصة بين المدربين أو المعلمين، حيث تسمح لعدة أشخاص بالتسجيل في نفس الفترة الزمنية على تطبيق جدولة المواعيد الخاص بك.
اختيار أداة الجدولة عبر الإنترنت المناسبة
قد يكون اختيار أداة الجدولة الإلكترونية المناسبة أمرًا مُربكًا، نظرًا لكثرة الخيارات المُتاحة. عند اختيار أداة، ضع في اعتبارك الاحتياجات المُحددة لفريقك أو شركتك، مثل عدد المستخدمين، ونوع الاجتماعات التي تحتاج إلى جدولتها، ومستوى التخصيص المطلوب. تُقدم بعض أدوات الجدولة الإلكترونية الشائعة فترة تجريبية مجانية أو باقة مجانية، ما يُتيح لك اختبار الأداة قبل الالتزام بباقة مدفوعة.
بالإضافة إلى ذلك، ضع في اعتبارك مستوى التكامل مع الأدوات الأخرى، مثل برامج إدارة المشاريع، وتطبيقات التقويم، وأدوات مؤتمرات الفيديو. باختيار أداة الجدولة الإلكترونية المناسبة، يمكنك تبسيط عملية الجدولة، وتوفير الوقت، وزيادة الإنتاجية. من العوامل الرئيسية التي يجب مراعاتها عند اختيار أداة جدولة إلكترونية سهولة الاستخدام، ومستوى التخصيص، وتوافر ميزات متقدمة مثل الذكاء الاصطناعي والتذكيرات الآلية.
سهولة الاستخدام أمر بالغ الأهمية، إذ تضمن واجهة سهلة الاستخدام لجميع أعضاء الفريق التكيف بسرعة مع الأداة الجديدة. يتيح لك مستوى التخصيص تخصيص الأداة لتلبية احتياجاتك الخاصة، سواءً كان ذلك إعداد سير عمل مخصصة، أو إنشاء صفحات حجز، أو تكوين تذكيرات آلية.
يضمن التكامل مع أدوات أخرى، مثل برامج إدارة المشاريع وتطبيقات التقويم، سير عمل سلسًا ويُقلل الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا. كما تُحسّن الميزات المتقدمة، مثل الذكاء الاصطناعي، عملية الجدولة من خلال تقديم اقتراحات ذكية وأتمتة المهام الروتينية.
من خلال تقييم احتياجاتك بعناية وتجربة خيارات مختلفة، يمكنك العثور على أداة الجدولة عبر الإنترنت التي تناسب متطلباتك بشكل أفضل وتساعدك على تحقيق أهداف الإنتاجية الخاصة بك.
الأسئلة المتكررة
الآن بعد أن حددنا اللاعبين الرئيسيين في أداة الجدولة الساحة، الأمر متروك لك لتقرر أيها يناسبك. كما لاحظتَ على الأرجح، فهي عادةً ما تكون متشابهة. إحدى أفضل الطرق للعثور على الأنسب لك هي الاشتراك في إحدى منصاتهم. التجارب الحرةيمكنك عادةً الحصول على 15 يومًا من الخدمة المميزة مجانًا لتجربة كل شيء ومعرفة ما يعجبك.
عند تقييم برامج جدولة المشاريع المختلفة، ضع في اعتبارك الميزات المميزة التي يقدمها كل منها. هذه الميزات الفريدة تُحسّن تجربة المستخدم، وتُبسّط العمليات، وتُحسّن الكفاءة، مما يجعل البرنامج أكثر جاذبية للمستخدمين المحتملين.
إذا كنت لا تزال في حيرة من أمرك بشأن اختيار تطبيق الجدولة المناسب عبر الإنترنت ، فإليك بعض الأسئلة الشائعة التي قد تكون مفيدة.
ما هي أهم الأشياء التي تقوم بها أداة الجدولة؟
تساعد أداة الجدولة على إنشاء وإدارة الجداول الزمنية بكفاءة أكبر بفضل الأتمتة. فهي تتيح لعدة أطراف التعاون على تقويم واحد، وحجز المواعيد، وجدولة الاجتماعات، وإرسال تذكيرات بالفعاليات، وإدارة يومهم بطريقة تُحسّن الإنتاجية. وبالمقارنة مع الخدمات الأخرى، تُقدم أداة الجدولة ميزات فريدة، مثل إمكانية مشاركة تقويمك مع عملائك والسماح لهم بحجز المواعيد معك مباشرةً. تُساعد هذه المقارنة المستخدمين على فهم المنافسة واختيار الأداة الأنسب لاحتياجاتهم.
ما هي الفوائد التجارية لاستخدام أداة الجدولة؟
تُغنيك أدوات الجدولة عن عناء إعداد الاجتماعات وإدارتها يدويًا. مع تطبيق مُخصص، يُمكنك التنسيق دون الحاجة إلى رسائل التأكيد المتبادلة. تُوفر الباقات المدفوعة وظائف مُحسّنة، مثل دعم اجتماعات المجموعات، والعلامة التجارية المُخصصة، وخيارات جدولة مُتقدمة، وتخصيصات أكثر، وهي ميزات غير مُتاحة في الإصدارات المجانية. كما ستُتيح لك أيضًا تبسيط سير عملك اليومي، مساعدة في تحديد أولويات المهام، ومنح المديرين المزيد من الرقابة.
هل يمكنني استخدام أداة جدولة من جهاز iPhone أو Android؟
نعم، يمكن للحضور استخدام صفحة جدولة من أجهزة iPhone أو Android. ولكن نظرًا لتعقيد الواجهة، يُفضّل عادةً أن يُنشئ المُضيف صفحاته من جهاز كمبيوتر. بعض أدوات الجدولة مزودة بتطبيق جوال يُتيح لك الوصول بسرعة إلى روابط الجدولة، ما يُتيح لك مشاركتها عبر البريد الإلكتروني والرسائل النصية. بالإضافة إلى ذلك، غالبًا ما تُتيح هذه الأدوات خيارات تخصيص، مثل تحميل صورة خلفية، لتحسين المظهر البصري لواجهة الحجز.
كيف يحجز العملاء الوقت باستخدام أداة الجدولة؟
يمكنك مشاركة رابط لصفحة الجدولة عبر البريد الإلكتروني والرسائل النصية، أو تضمينها في موقعك الإلكتروني. عادةً ما يكون التضمين سهلاً، إذ يوفر التطبيق مقتطفًا من شفرة HTML تُدرجه ببساطة في الصفحة المناسبة. سيتمكن العملاء بعد ذلك من اختيار الفترة الزمنية المتاحة وحجز موعد معك، وإدارة توافرهم بفعالية من خلال ميزة جدولة الأشخاص. يُضاف هذا الحدث تلقائيًا إلى تقويمك، وتُحفظ معلومات العميل.
هل تساعد أدوات الجدولة في تقليل حالات عدم الحضور؟
تُعدّ أدوات الجدولة عونًا كبيرًا في الحد من حالات عدم الحضور في الاجتماعات المهمة. من خلال دمج ميزات إدارة المهام، تُمكّنك هذه الأدوات من تنظيم المواعيد بكفاءة ضمن سير عمل إدارة مشاريعك. يمكنك إعداد تذكيرات تلقائية لإشعار كل مشارك باجتماعه المُقرّب. إذا كان أحد المشاركين غير متاح ويرغب في إعادة جدولة الاجتماع، يُمكنه القيام بذلك بسهولة باستخدام أداة الجدولة.
من الجيد ألا تكون مفرط الإنتاج طوال الوقت.
الآن بعد أن حصلت على السبق الصحفي الداخلي ، لدينا شيء أخير نضيفه. أطلق عليه إعلان خدمة عامة.
يُدمن بعضنا على الانشغال على حساب الإنتاجية الحقيقية. مع وجود أداة جدولة، قد تجد أن لديك وقت فراغ أكبر. لذا احرص على استغلاله على أكمل وجه. استمتع بلحظة راحة بين مهام العمل، وقد تُحسّن اجتماعاتك نتيجةً لذلك.
يُمكن أن يكون استخدام أداة جدولة جزءًا من جهد أكبر لتحقيق التوازن الأمثل بين العمل والحياة. فقط تأكد من تجربة تطبيق الجدولة جيدًا قبل إرساله إلى جمهورك. إذا وجدت تطبيقًا يوفر كل ما تحتاجه ويناسب ميزانيتك، فقد تجد نفسك تستخدمه لسنوات قادمة، كما يفعل العديد من عملائنا.
دعنا نعرف أي واحد ينتهي بك الأمر في التعليقات أدناه!
