Der stressfreie Weg, ein Meeting online zu planen

Treffen auf einer Webkonferenz

Es ist erstaunlich, wie viel Zeit bei der Planung eines Meetings verloren gehen kann. Sie möchten eine Verbindung herstellen, also überprüfen Sie Ihren Kalender und senden Sie jemandem ein paar Zeitfenster zur Auswahl. Aber Ihr Kunde oder Kollege ist an diesem Tag nicht verfügbar. Sie schlagen Ihnen alternative Zeiten vor, die für Sie auch nicht funktionieren ... und bam! Die Email Tischtennis beginnt. 

Wäre es nicht schön, wenn Sie einfach die Gedanken des anderen lesen könnten?

Hin und her zu gehen, um ein Meeting zu planen, wird schnell alt. Interessenten und Kunden wollen sofortige Befriedigung. Das Letzte, was sie brauchen, ist eine weitere Stressschicht in ihrem Leben. Und um ehrlich zu sein, ist das lästige Hin und Her auch für den Gastgeber des Meetings nervig. Sie verpassen am Ende Chancen aufgrund der verschwendeten Zeit. 

Wenn Sie nach Ideen suchen, wie Sie ein Meeting effizienter planen können, hilft dieser Artikel. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihren Workflow mit Meetingplaner-Apps wie Appointlet und Doodle automatisieren, damit Sie Zeit für alle sparen und Meetings wie ein Profi buchen können. 

Die Grundlagen der Online-Terminplanung

Um in der modernen Geschäftslandschaft wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Sie Besprechungsdetails schnell und mit möglichst geringem Aufwand für beide Parteien festlegen. Aber wie genau wird das gemacht?

Wir empfehlen die Anmeldung für a kostenlose Terminplanungs-App das die Integration von E-Mail-Kalendern unterstützt. Sie beginnen damit, Ihre Verfügbarkeit und die Arten von Meetings zu definieren, die Sie veranstalten möchten. Sobald Sie Ihren Microsoft Outlook- oder Google-Kalender verbunden haben, kann die App nach vorhandenen Kalenderereignissen suchen und neue Ereignisse erstellen, wenn Sie gebucht werden.

Wenn Ihre Terminplanungs-App richtig konfiguriert ist, können Sie sie mit einem Publikum teilen. Anstatt manuell Kalendereinladungen für jede Person zu erstellen, stellen Sie den Eingeladenen einfach einen Besprechungslink zur Verfügung, den Sie nach Belieben verwenden können. Wenn sie darauf klicken, werden sie durch einen optimierten Planungsprozess geleitet. Sie können die Planungsseite sogar direkt in eine Website einbetten, um die Zugänglichkeit für Website-Besucher zu verbessern.

Ihr Besprechungsplaner wird auf jedem iOS- oder Android-Gerät geladen, sodass die Teilnehmer unterwegs Zeit mit Ihnen buchen können. Alle Zeitzonenunterschiede zwischen Gastgeber und Teilnehmer werden automatisch übersetzt. 

Mit benutzerdefinierten Aufnahmeformularen können Sie wichtige Details zum Eingeladenen erfassen, z. B. seine Telefonnummer. Wenn es sich um ein Online-Meeting handelt, empfehlen wir die Integration mit einer Videokonferenz-App, die Ihr Unternehmen bereits verwendet, wie Zoom Meetings und GoToMeeting. Eine spezielle Meeting-ID wird verwendet, um für jeden Teilnehmer einen einzigartigen virtuellen Raum zu generieren. Dadurch wird sichergestellt, dass Personen nicht zu früh auftauchen und sich gegenseitig in die Besprechungen stören. 

Vereinbaren Sie einen Termin als Berater

Stellen wir uns vor, Sie sind ein Berater, der in einer Nische tätig ist, in der es eine angemessene Nachfrage nach Ihrem Service, aber auch eine angemessene Konkurrenz gibt. Sie haben sich die Mühe gemacht, öffentlich gelistet zu werden, was bedeutet, dass die Leute Ihre Website mit den richtigen Suchbegriffen entdecken können. Sie sind jedoch einer von vielen Beratern, die in der Suchmaschine aufgeführt sind, sodass potenzielle Kunden mehrere Registerkarten gleichzeitig öffnen, bevor sie mit der Recherche beginnen. 

Auf jeder Berater-Website überprüft der Interessent die Materialien und versucht, ein Gefühl für das Angebot zu bekommen. Sie schränken ihre Optionen schließlich auf Sie und einen Konkurrenten ein. Ihre Website verfügt über ein einfaches Kontaktformular, in dem Sie nach E-Mail, Name und Notizen gefragt werden. Sie können Fragen stellen und Sie werden so schnell wie möglich darauf zurückkommen. Aber Ihr Konkurrent hat einen „Jetzt buchen“-Button, mit dem Interessenten eine kostenlose XNUMX-minütige Beratung vereinbaren können. 

Wenn Sie die erste E-Mail lesen und eine Antwort eingeben, hat Ihre Konkurrenz bereits mit dem Interessenten telefoniert. Sie haben ein unwiderstehliches Angebot gemacht und wenn sie den Ball nicht irgendwo auf der Linie fallen lassen, haben Sie eine Kundengelegenheit verpasst.

Das Einziehen von Zahlungen für ein Meeting kann sich eklig anfühlen, also kümmert sich Appointlet darum mit einer Kreditkartenzahlungsoption. Sie können sich dafür entscheiden, eine Zahlung zu verlangen, bevor Sie ein Meeting bestätigen. Nutzen Sie Integrationen und Plugins, um mit einem bestehenden CRM verbinden und Sie haben alle Besprechungsdaten des Unternehmens mit Kundendatensätzen verbunden.

So planen Sie ein Meeting als Team 

Es ist einfach, als Berater ein Meeting zu planen, aber wenn es darum geht, Meetings im Team zu koordinieren, kann es etwas schwieriger werden. Wenn beispielsweise jedem Mitglied Ihres Teams eine gerade Anzahl von Meetings zur Verfügung gestellt werden soll, wie nutzen Sie dann die Automatisierung, um sicherzustellen, dass diese gerecht verteilt werden? Was ist, wenn einige Teammitglieder Priorität haben und die erste Auswahl erhalten sollten? 

In dieser Hinsicht gibt es viel zu beachten, daher werden wir den Rest dieses Artikels in drei Kategorien unterteilen; den E-Mail-Kalender, den Besprechungsplaner und die Planung von Umfragen. 

Von allen verfügbaren modernen E-Mail-Kalendern sind wir der Meinung, dass die Integration von Google Kalender und der Outlook-Kalenderintegration von Office 365 die beste ist. Sie verfügen über die größte Anzahl von Funktionen, können eine enorme Menge an Besprechungsdaten ohne Leistungsprobleme verarbeiten und werden häufig als Integrationen in Terminplanungssoftware von Drittanbietern unterstützt.

Google Kalender 

Planen Sie ein Meeting in Ihrem Google-Kalender

Wer liebt nicht kostenlose Sachen? Der offensichtliche Vorteil von Google Kalender ist, dass sie einen leistungsstarken kostenlosen Plan bieten, einschließlich einer vollständigen Suite zusätzlicher Apps wie Google Drive und Google Docs, mit direkter Integration in den kostenlosen Gmail-Dienst.

Jede Person in Ihrem Team sollte über ein eigenes festgelegtes Gmail-Kalenderkonto verfügen. Dies stellt sicher, dass sie sich einfach einloggen und ihren Zeitplan einsehen können. Als Administrator können Sie die Freigabefunktionen von Google nutzen, um die Kalender Ihres Teams einem Hauptkalenderkonto zugänglich zu machen. Auf diese Weise können Sie alle Buchungen im gesamten Unternehmen anzeigen, mit Optionen, um bestimmte Kalender nach Bedarf sichtbar oder unsichtbar zu machen. 

Office 365 Outlook-Kalender

Planen Sie ein Meeting in Ihrem Office 365-Kalender

Für Teams, die bereits stark in Microsoft-Produkte eingebunden sind, ist der Businessplan von Office 365 der richtige Weg. Ihr Outlook-Kalenderdienst stellt sicher, dass Sie in Planungs-Apps von Drittanbietern integrieren können. Sie erhalten viele der gleichen Funktionen wie Google Kalender, der Dienst ist jedoch nicht kostenlos. Sie können davon ausgehen, dass Sie für den Dienst basierend auf der von Ihnen gewählten Abonnementstufe bezahlen, die von privat bis hin zu Unternehmen reicht. Wir empfehlen den Geschäftsplan, da der persönliche Office-Plan nicht in alle Terminplanungs-Apps integriert ist.

Planen Sie ein Meeting mit Buchungslinks

Wenn Sie ein Meeting mit Ihrem gesamten Team planen möchten, haben Sie keine Angst, den Workflow zu automatisieren. Sie können dies tun, indem Sie a kostenloses Konto, laden Sie Ihre Teammitglieder ein und richten Sie die Vorlagen für Besprechungstypen ein, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen. 

Eine der wertvollsten Funktionen zur Teamplanung, die Sie finden werden, ist gebündelte Verfügbarkeit, auch bekannt als Round-Robin-Scheduling. Wenn Sie dies einschalten, werden alle Mitarbeiter, die einem Besprechungstyp zugeordnet sind, in einen Pool aufgenommen. Leads oder Kunden, die Ihre Terminplanungsseite besuchen, wählen eine Zeit aus, ohne ein bestimmtes Teammitglied auszuwählen. Im Backend findet der Round-Robin die verfügbaren Personen und weist denjenigen zu, der zuletzt gebucht wurde. 

Termin

 

Bei Appointlet enthält die Funktion für die gepoolte Verfügbarkeit eine Option, um einigen Teammitgliedern Priorität einzuräumen. Auf diese Weise können Sie Besprechungen einer bevorzugten Gruppe zuweisen, bevor sie über einen sekundären Pool verteilt werden.  

Sie können davon ausgehen, dass Sie andere Teamfunktionen finden, z. B. Gruppenbesprechungen, bei denen mehrere Mitglieder Ihres Teams in einer einzigen Besprechung enthalten sind. Wenn Sie also Kunden eine Besprechungseinladung senden, zeigt Ihr Planer nur Zeiten an, wenn alle zugewiesenen Mitglieder verfügbar sind. Dies spart Administratoren viel Zeit bei der internen Abstimmung. 

As Meetings rollen ein, senden die integrierten Kalenderkonten des Mitglieds Benachrichtigungen an die entsprechenden Gmail- oder Outlook-Konten. Wenn Sie bei Appointlet angemeldet sind, können Sie ein Besprechungs-Dashboard verwenden, um anstehende oder vergangene Ereignisse zu überprüfen, einschließlich wichtiger Details wie Besprechungsdatum und Besprechungszeit, Teilnehmerstatus, Antworten auf Eingangsformulare und mehr.  

Kritzeln

Eine andere Möglichkeit, Besprechungen zu planen, ist eine Umfrage. Jeder Teilnehmer, der zu einem bestimmten Meeting eingeladen wurde, wird für die Tage und Uhrzeiten abstimmen, die für ihn am besten geeignet sind. Wir empfehlen, Doodle auszuprobieren, wenn Sie eine solche Lösung benötigen. Ihre Software wartet, bis jedes eingeladene Mitglied eine überlappende Zeit und einen überlappenden Tag gewählt hat. Anschließend werden automatisierte E-Mail-Bestätigungen an alle Beteiligten verschickt. Außerdem beinhalten sie eine spezielle Handhabung für Szenarien, in denen die bevorzugten Zeiten Ihrer Teilnehmer nicht aufeinander abgestimmt sind.

Der Versuch, dies manuell zu tun, kann ein bisschen wie das Hüten von Katzen sein. Doodle spart Ihren Teilnehmern Zeit, indem es ihnen die Möglichkeit gibt, sich durch Automatisierung zu koordinieren. 

HubSpot-Meeting-Planer

Wenn Sie bereits über ein CRM wie Hubspot verfügen, prüfen Sie, ob es einen Besprechungsplaner enthält. Sie sind in der Regel weniger gründlich entwickelt als die Lösungen, die von dedizierten Terminplanungs-Apps angeboten werden, lassen sich jedoch direkt in alle Ihre anderen Kundendaten integrieren. Wenn Sie einfache Planungsanforderungen haben, ist ein Tool wie das Hubspot-Meeting-Planer könnte reichlich sein. 

Planen Sie ein Meeting mit einer Videokonferenz-Software

Die automatisierte Planung spart allein schon viel Zeit, aber warten Sie, bis Sie für jede geplante Zeit einzigartige virtuelle Besprechungsräume erstellen. Durch die Integration mit einer Konferenzlösung wie Zoom oder Microsoft Teams können Sie in jede Bestätigungs-E-Mail und jeden Kalendertermin eine Schaltfläche „An Besprechung beitreten“ einfügen. Wenn also jemand mit Ihnen einen Termin vereinbart, hat er bereits alles, was er braucht, um zum geplanten Zeitpunkt an Ihrem Meeting teilzunehmen. 

Damit dies funktioniert, muss jedes Mitglied Ihres Teams über ein dediziertes Webkonferenzkonto verfügen. Es ist nicht möglich, dass ein einzelnes Konto mehrere virtuelle Meetings gleichzeitig veranstaltet. Wenn Sie also Ihre Planungssoftware mit allen eingeladenen Teammitgliedern einrichten, stellen Sie sicher, dass sie ihr eigenes, einzigartiges Konferenzkonto verbinden. 

Mit dedizierten E-Mail-Kalendern, virtuellen Konferenzkonten und einer Software-Planungs-App haben Sie alles, was Sie brauchen, um Ihr Team effektiv zu verwalten.

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell arbeitet bei Appointlet als Produktmarketingmanagerin und Kundenberaterin. Er hat Tausenden von Kunden geholfen, ihren Online-Planungsworkflow zu verbessern. Außerhalb der Arbeit ist er Dozent für Musiktheorie und Gründer von a Unternehmen für Musiksoftware.

Vereinfachen Sie den Zeitplan für Sie und Ihre Teilnehmer.