Ollaan rehellisiä. Perinteinen toimisto on muuttunut parin vuoden takaisesta. Pandemia näki meidän muuttavan työtilojamme ennakoitavista 9–5 rutiineista kiusallisiin etätapaamisiin kollegoiden kanssa, jotka putosivat juuri sängystä. Ihmisten työ- ja perhe-elämän tasapaino on häiriintynyt.
Todistimme luovuutemme, mutta emme ilman stressiä. Nauroimme, itkimme ja työskentelimme yhdessä pitkiä matkoja, joita rasittivat Internet-yhteydet. Kun asiat alkavat rauhoittua pandemian päättyessä, on aika arvioida vahingot ja löytää tie eteenpäin.
Etätyön alkuperäinen outous on muuttumassa uudeksi normaaliksi, ja monet työntekijät ovat paljon tyytyväisempiä uusiin, joustavampiin työasemiinsa. Toisaalta monet työntekijät kokivat työ- ja yksityiselämän sekoittuvan laatuaikaan etätyön hämärtyessä työn ja vapaa-ajan rajaa.
Siinä hengessä puhuimme yhdelletoista B2B-vaikuttajat saada heidän näkemyksensä maailman ja elämän tasapainosta COVIDin jälkeisessä maailmassa. Monet näistä vastauksista yllättivät meidät ja antoivat meille syvällisen käsityksen aiheesta, jonka toivomme jakavamme kanssasi alla.
Valmis? Sukelletaan sisään!
Etäkokousten pitäminen ammattimaisena
Michael Buckbee on perustaja GentlyUsedDomains, SEO-yritys, joka on keskittynyt hankkimaan arvokkaita verkkotunnuksia, jotka vanhenevat.
K: Miltä kokouksenne näyttivät pandemiaa edeltäviltä (etä- vai ei)?
”Etäpandemiaa olimme jo etätiimi, joka painotti voimakkaasti etämyyntiä. Kokouksissamme yrityksen ulkopuolisten ihmisten kanssa pyrimme todella saavuttamaan "ammattimaisen" ilmeen kokoustaustallamme, koska olimme huolissamme siitä, että meidät pidettäisiin huonolaatuisina tai vähemmän ammattimaisina, koska työskentelimme kaikki kotoa käsin.
Ota mukaan:
Michael oli jo tottunut globaaliin ympäristöön työnsä maailmanlaajuisen luonteen vuoksi. Yksi asia, joka pysyi kuitenkin johdonmukaisena, oli hänen halunsa saada kokoukset näyttämään mahdollisimman hyviltä. Vihreät näytöt eivät riittäneet, sillä kuka tahansa zoomilla voi tehdä sen. Hänellä oli oltava miellyttävä lähetyspaikka, kuten mukava kokoushuone työskentelytilassa, jonka kuka tahansa voisi varata työtilasovellus.
K: Miten tapaamisesi ovat muuttuneet pandemian jälkeen?
”Koko toimialalla on ollut mahtavaa rentoutua sen suhteen, mitä kokouksessa pidetään ammattimaisena. Minulla on ollut lukuisia tapaamisia suurten yritysten johtajien kanssa siellä, missä he ovat yllään mukautettu t-paita kun lapset ja lemmikit pyörivät taustalla."
Ota mukaan:
Ennen pandemiaa ammatilliset kokoukset olivat yhdenmukaisia ammatillisen käytöksen ansojen noudattamisessa. Sitten työntekijät alkoivat kuitenkin tuoda kotiasennetaan kotityöhön, eikä kukaan nostanut meteliä. Sen jälkeen tapaamisista on tullut hieman rennompia ja "hauskempia".
K: Onko sinulla ollut aikatauluongelmia etäkokousten yhteydessä?
"Kaikkien kanssa työskentelee etäyhteydessä– ja muuttaminen asuntoihin, jotka sopivat paremmin kotoa työskentelyyn – on välttämätöntä lukita kokouksessa valitsemasi aikavyöhyke ja laskea se sitten kaikkien paikalliseen aikaan. Muuten joku tekee virheen ja tulee tunnin myöhässä."
Ota mukaan:
Aikavyöhyke-erot voivat olla todellinen ongelma. Michael ratkaisi tämän ongelman lukitsemalla kokousajan ja varmistamalla, että kaikki tiesivät sen oman aikavyöhykkeensä mukaan. Jos yksikin henkilö tekee virheen, se voi pilata kokouksen. Aikavyöhykkeiden kääntämisen automatisointi sovelluksella, kuten Nimitys on aina hyvä, toimiva ratkaisu.
K: Onko sinulla aikatauluvinkkejä etä-/virtuaalisiin kokouksiin?
"Joskus ihmiset tuntevat olonsa masentuneeksi, kun pyydät heitä käyttämään automaattista aikataulutyökalua, joten sanon yleensä: 'Olen iloinen voidessani sopia ajan kanssasi sähköpostitse, tai jos se on helpompaa, voit käyttää linkkiäni. ' 100 % ajasta he käyttävät linkkiä."
Ota mukaan:
Joskus parhaat ratkaisut ovat yksinkertaisimpia. Tässä tapauksessa se on kokousaikataulujen ulkoistaminen työkaluihin, kuten Appointlet.
Vain välttämättömät etäkokoukset
Georgi Todorov on perustaja ThriveMyWay, tunnettu blogi, joka keskittyy tarjoamaan tietoa yrittäjille maailmanlaajuisesti.
K: Mitä haasteita olet kohdannut etäkokouksissa?
"En ole koskaan työskennellyt toimistossa – olen aina työskennellyt verkossa - mutta minulle on tärkeää, että jokaisella kokouksella, johon osallistun, on selkeä tavoite, eikä se ole vain kiinniotto- tai raportointikokous."
"Kaltaiselleni introverteille kokoukset voivat kuluttaa energiaa, joten mietin lopputulosta, jonka haluan päästä kokouksesta."
Ota mukaan:
Kun työtavat riistäytyä tasapainosta, ne voivat alkaa rasittaa jokapäiväistä elämäämme. Tästä syystä yritysten omistajat, kuten Todorov, kieltäytyvät videoneuvotteluista, elleivät ne palvele olennaista tarkoitusta. On muitakin tapoja välittää kokousraportteja, kuten Kangaspuiden or Slack Clips.
Ajoitusohjelmisto ja kokousten esityslistat
James Norquay on perustaja Hyvinvointi Media, erikoistunut SEO-yritys, joka palvelee maailmanlaajuista asiakaskuntaa.
K: Miltä kokouksenne näyttivät pandemiaa edeltäviltä (etä- vai ei)?
Meillä oli enemmän henkilökohtaisia tapaamisia toimistollamme asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Nyt meillä saattaa olla 1-2 kuukaudessa. Ennen tätä meillä oli ehkä 1-2 päivässä.
Ota mukaan:
Ennen pandemiaa James piti henkilökohtaisia tapaamisia merkittävästi useammin. Nyt – Zoomin hallitsemassa maailmassa – nämä henkilökohtaiset tapaamiset pidetään vain murto-osa niin usein ja todennäköisesti varattu kriittisiin keskusteluihin.
K: Miten tapaamisesi ovat muuttuneet pandemian jälkeen?
Meillä on monia muita kokouksia Google Meetin ja Zoomin kautta tämän päivän markkinoilla. Istunnot ovat myös lyhyempiä kuin aiemmin.
Ota mukaan:
Jamesille kokoukset olivat ennen iso tapahtuma, jota kaikki suunnittelivat. Nyt ne ovat paljon yleisempiä, improvisoituja ja ytimekkäämpiä. Hyvin järjestetty kokous antaa työntekijöille mahdollisuuden olla tuottavampi.
K: Onko sinulla aikatauluvinkkejä etä-/virtuaalisiin kokouksiin?
"Hyödynnä ensin erilaisia aikataulutustyökalut kokouksia järjestettäessä. Se säästää kaikkien aikaa. Toiseksi kokouksen esityslistan laatiminen ja jonkun saaminen tekemään muistiinpanoja kokouksessa voi olla hyödyllistä."
"Lopuksi voi olla hyvä myös tallentaa kokouksia ja jakaa niitä eri aikavyöhykkeillä olevien aikajäsenten kanssa."
Ota mukaan:
Tuomio on selvä: kaikki etäkokouksia pitävät rakastavat aikataulutyökaluja. Prosperity Medialle näiden työkalujen käyttäminen kokousten ajoittamiseen ja järjestämiseen vie valtavan taakan työntekijöiden jaloilta. Kaukaisella aikavyöhykkeellä oleville hän suosittelee istunnon tallenteiden jakamista, jotta he eivät menetä tärkeitä tietoja.
Toinen vaihtoehto olisi käyttämällä työntekijöiden aikataulusovelluksia ajoittaa ja järjestää kokouksia, mikä vie valtavasti työntekijöitä. Niille, jotka ovat kaukana aikavyöhykkeestä, voit jakaa istunnon tallenteita, jotta he eivät menetä tärkeitä tietoja.
Taukojen sovittaminen kokousten välillä
Shayla Price on perustaja PrimoStats, haettava tietokanta kuratoiduista markkinointitilastoista.
K: Miten tapaamisesi ovat muuttuneet pandemian jälkeen, ja mikä on niiden vaikutus työn ja yksityiselämän tasapainoon?
”Etäkokoukseni ovat kaksinkertaistuneet pandemian jälkeen. Tässä uudessa normaalitilassa useimmat yritykset yrittävät luoda uudelleen henkilökohtaisten tapaamisten tahdin. Zoom happy hourista tunnin mittaisiin henkilökunnan kokouksiin kollegani ja minä kamppailemme löytääksemme oikean istuvuuden. On hyödyllistä asettaa taukoja kokousten väliin, jos mahdollista.
Ota mukaan:
Shaylalle se on edelleen testaamisen ja kokeilun maailma, kun hänen tiiminsä yrittää lunastaa työn ja perhe-elämän tasapainon työn ja vapaa-ajan välisestä hämärästä. Yksi asia on kuitenkin varma: näitä tapaamisia tapahtuu paljon useammin. Toistuvien tapaamisten pitäminen ei välttämättä ole ongelmallista, jos et liioittele sitä. Muussa tapauksessa saatat jättää uupuneen tiimisi sekasortoon. Harkitse taukojen tai puskuriaikojen lisäämistä kokousten väliin antaaksesi itsellesi (ja tiimisi) hengähdystauko. Lisäksi, matkasuunnitelman luominen Jokaisen kokouksen esityslistan ja odotetun keston hahmotteleminen voi auttaa pitämään kaikki keskittyneenä ja minimoimaan tarpeettoman ajankäytön.
K: Onko sinulla ollut aikatauluongelmia etäkokousten yhteydessä?
”Elämän ja työn tasapainottaminen kotona tuo mukanaan aikatauluongelmia. Uutena vanhempana on tärkeää, että työpäivä on joustava. Joten en ehkä voi osallistua kello 8:n etäkokoukseen tai jokaiseen henkilökunnan kokoukseen lääkärin vastaanoton vuoksi.
Ota mukaan:
On vähän tapauksia, joissa työelämän tasapainoa on tärkeämpää kuin äitiys. Uutena vanhempana, jolla on velvollisuuksia täyttää, Shayla ei voi osallistua jokaiseen tapaamiseen. Tilanteissa, joissa tiimin jäsenet eivät voi pitää kokouksia, tallennusohjelmistosta tulee hyödyllisempää kuin koskaan.
K: Onko sinulla aikatauluvinkkejä etä-/virtuaalisiin kokouksiin?
"Ole tietoinen siitä, tarvitsetko tapaamisen vai et. Kutsu sitten vain tärkeimmät sidosryhmät ja valmista esityslista. Jos kaikki eivät pääse kokoukseen, nauhoita se."
Ota mukaan:
Kaikkien ei tarvitse tulla jokaiseen tapaamiseen. Ennen sinua lähettää kutsuja, varmista, että jokaisella vastaanottajalla on pätevä syy olla paikalla. Lisäksi on hyvä käytäntö antaa jonkun poistua, jos hänen tarkoitus osallistua kokoukseen on täyttynyt.
Näiden yksinkertaisten toimenpiteiden toteuttaminen helpottaa työn ja yksityiselämän tasapainottamista kaikille, koska heidän aikataulunsa eivät ole niin raskaat. Sinulla on vain niin paljon aikaa kokouksiin ja työhön; et voi saada kaikkea kerralla.
Kokoukset vs. asynkroninen viestintä
Matt Redler on Pantherin perustaja ja toimitusjohtaja, joka on seuraavan sukupolven yritys. palkkausalusta.
K: Voitko ehdottaa vinkkejä etäkokousten ajoittamiseen eri aikavyöhykkeille?
”Aikavyöhykkeiden väliset tapaamiset ovat tärkeämpiä kuin koskaan, koska etätyö antaa työnantajille pääsyn maailmanlaajuiseen lahjakkuuspooliin. Tämän seurauksena työkalut, jotka vertailevat useita kalentereita tai lähettävät ihmisille linkkejä oman aikavyöhykkeen varauspaikkoihin, ovat hyödyllisiä.
”Toinen asia, joka on otettava huomioon etätiimien kanssa työskennellessä, on se, onko tämän todella pakko olla kokous? Ehkä ei.’ Tässä kohtaa asynkroninen viestintä tulee mukaan kuvaan. Tätä termiä käytämme kulttuureista, joissa työntekijät eivät ole hermostuneita koko päivää, vastaa viesteihin välittömästi tai tartu puheluun hetkessä.
”Kun asynkroninen viestintä tehdään tehokkaasti, ihmiset voivat tehdä syvällistä työtä silloin, kun se heille parhaiten sopii, mikä lisää tuottavuutta ja tehokkuutta.
"Tämä toimii parhaiten, kun on selkeät odotukset siitä, kuinka nopeasti ihmisten tulee vastata viesteihin, mitkä viestit ovat kiireellisempiä kuin muut, ja tietysti missä skenaarioissa on parasta hypätä etäkokoukseen. Joten on aikaa etäkokouksille ja aika asynkroniselle kommunikaatiolle."
Ota mukaan:
Pakon ajat ovat alttiita provosoimaan luovuuskohtauksia, eikä pandemia ollut poikkeus. Etäkokoukset osoittautui erittäin hyödylliseksi karanteenin tuomien etäisyyksien ylittämisessä – mikä ei olisi ollut mahdollista 20 vuotta sitten.
Se jätti kuitenkin toivomisen varaa. Aikataulujen radikaali muutos teki kokousten suunnittelusta hektistä ja usein mahdotonta. "Onko tätä kokousta edes mahdollista suunnitella, ja onko se edes välttämätöntä?" Näin syntyi asynkroninen kokousohjelmisto, valtava lahja ajanhallintaan.
Zoom-väsymyksen torjunta
Brian Casel on ZipMessagen, asynkronisen videoviestintäalustan, perustaja.
K: Onko sinulla ollut aikatauluongelmia etäkokousten yhteydessä?
"Zoom-väsymys on todellinen ongelma monille etätiimeille nykyään. Sekä tiimitoverit että asiakkaat huomaavat, että he eivät työskentele tuottavasti, kun niin suuri osa heidän ajastaan kuluu Zoom-puheluilla.
Ota mukaan:
Viime aikoina ammattilaiset ovat havainneet kollektiivisen pettymyksen "Zoom-väsymys" -ilmiöön. Maailman johtajat: vain siksi, että sinä voida tapaamisen pitäminen ei tarkoita sinua shouldnt. Velvoitteiden pitäminen minimissä on avain hyvinvointiin työpaikalla.
Seurustelu kokouksissa: 8 %:n sääntö
Michael Alexis on Teambuildingin toimitusjohtaja. Teambuilding on tunnettu yritys, joka keskittyy parantamaan ryhmädynamiikkaa kaikkialla maailmassa.
K: Onko sinulla aikatauluvinkkejä etä-/virtuaalisiin kokouksiin?
"Vinkkini #1 etäkokouksiin on lisätä viiden minuutin puskuri aikatauluusi. Nämä viisi minuuttia mahdollistavat 8 %:n säännön noudattamisen, jonka mukaan 8 % ajasta missä tahansa kokouksessa tulisi omistaa hauskalle ja sosiaaliselle toiminnalle.
”Voit esimerkiksi kysyä nopeasti jäänmurtajakysymyksiä tai muutamia triviakehotteita. Tämä aika on erittäin tärkeä – varsinkin pandemian jälkeisenä aikana – koska se edistää sidettä, parempaa viestintää, sitoutumista ja paljon muuta. Saat tehokkaampia kokouksia ja tehokkaampia tiimejä!”
Ota mukaan:
Kokemuksestaan tiimin rakentamisesta Michael tarjoaa ainutlaatuisia ja arvokkaita neuvoja esimiehille: omistakaa osa kokouksistanne hauskanpitoon! Hän väittää, että hauskat kokoukset luovat parempia ja tuottavampia tiimejä kautta linjan.
Etsin ammattilaista videokonferenssien parissa
Ben Walker on Ditto Transcriptsin perustaja ja toimitusjohtaja. Ditto Transcripts tarjoaa erinomaisia transkriptiopalveluita organisaatioille ympäri maailmaa.
K: Millaisen näkemyksen haluaisit jakaa etäkokouksista?
"Suosittelen lämpimästi, että pukeudut tilaisuuteen, käytät suihkua ja kampaat hiuksesi. Mielestäni se voi antaa huonon vaikutelman, jos sinä tai joku muu kokouksessa ei ole täysin valmistautunut ja pukeutunut työhön.
"Ymmärrän, että tämä on etäpuhelu ja monet työskentelevät kotoa käsin; mielestäni se silti osoittaa, että olet valmis ja täysin sitoutunut kokoukseen."
Ota mukaan:
Vaikka jotkut yritykset ovat hyväksyneet etäkokousten "satunnaisuuden", Ben vastustaa tätä mielipidettä. Sen sijaan hän uskoo, että vaikka osallistuja liittyisi kotoa käsin, hän on silti ammattilainen, ja hänen pitäisi toimia sellaisena.
Jos joku antaa sellaisen vaikutelman, ettei hän ota työtään vakavasti, se voi vaikuttaa negatiivisesti työntekijöiden moraaliin ja asiakkaiden näyttökertoja.
Kokousohjelmat automaattisilla muistutuksilla
David Bitton on DoorLoopin, kattavan kiinteistönhallintaratkaisun, toinen perustaja ja markkinointijohtaja.
K: Onko sinulla aikatauluvinkkejä etä-/virtuaalisiin kokouksiin?
”Etätapaamiset heittivät meidät aluksi silmään, mutta selvisimme siitä melko vaivattomasti. Näin teimme:
"Luo aikajana: Kukaan ei halua osallistua kokoukseen tietämättä sen tavoitteita tai syytä. Osallistujille on annettava yksityiskohtainen suunnitelma, joka sisältää keskeiset aiheet, alkamis- ja päättymisajat, osallistujat ja mahdolliset pakolliset luettavat."
”Hyvin suunnitellulla esityslistalla kaikilla on aikaa valmistautua etukäteen ja saada käsityksen siitä, kuinka kauan kokous kestää, jotta he voivat järjestää päivänsä sen mukaan. Tämä takaa, että kaikki aloittavat samalta sivulta.
"Aseta muistutus: Kokouskutsut voivat helposti kadota sähköpostien, viestien ja muiden ilmoitusten virtaan, joita työntekijät saavat työpäivän aikana. Tämän välttämiseksi ajoitamme automaattiset kokousmuistutukset vähintään 15 minuutista tuntiin etukäteen, jotta kukaan ei unohda kokouksia."
Ota mukaan:
Davidille ne, jotka tulevat valmistautumattomina kokouksiin, valmistautuvat katastrofiin. Tee ensin kokouksesi tavoitteet selväksi täydellisellä matkasuunnitelmalla. Satunnainen lähestymistapa kokouksiin on huono käytäntö ajanhallinnassa ja ensisijainen syy zoomausuupumukseen.
Toiseksi, käytä ajoitustyökalua, kuten Appointlet, lähettääksesi automaattiset muistutukset osallistujille. Automatisoidut työkalut vähentävät myös henkilökohtaista vastuutasi ja auttavat antamaan lahjaksi tasapainoa elämääsi.
Sovellusten ajoittaminen suurille kokousmäärille
Alastair McDermott juontaa Recognized Authority -podcastia, jossa hän auttaa yrityksiä luomaan uusia liidejä uusimpien näkemysten avulla.
K: Miten tapaamisesi ovat muuttuneet pandemian jälkeen?
”Olen siirtynyt 100 % etäkokouksiin. Minulla oli erittäin kiireinen 2020 pandemian jälkeinen tilanne, vietin kalenteriini ja huomasin, että minulla oli yli 400 kokousta ja puhelua vuonna 2020, en olisi koskaan voinut tehdä sitä ilman kalenterilinkkejä.
"Kun olin melkein loppuun palanut vuonna 2020, olen vähentänyt puheluiden määrää ~50 % vaihtamalla työn tyyppiä ja asiakkaita, joille teen sen."
Ota mukaan:
Kaikki Alastairin kokoukset menivät etänä vuonna 2020, mikä ei olisi ollut mahdollista ilman kalenterilinkkejä. Tästäkin mukavuudesta huolimatta Zoom-väsymys iski. Silloin Alastair muutti työtään, jotta hänen ei tarvitsisi ottaa vastaan niin monta puhelua.
K: Onko sinulla aikatauluvinkkejä etä-/virtuaalisiin kokouksiin?
”Tykkään taas käyttää kalenterilinkkejä. Tiedän, että jotkut ihmiset ajattelevat olevansa persoonattomia, mutta minun näkökulmani liittyy siihen, kuinka puhut heistä. Jos kysyt toiselta, onko hänellä linkkiä ja samalla tarjoatko omasi, se on mielestäni aivan ok."
Ota mukaan:
Vaikka jotkut pitävät niitä persoonallisina, kalenterilinkit helpottavat aikataulujen tekemistä. Jos olet nurjahtanut aikataulusi painon alla, niillä voi olla suuri ero. Tällaisten mukavuuksien hyödyntäminen voi vaikuttaa suuresti henkilökohtaiseen elämääsi.
Tee etäkokouksista menestys
Kotona työskentely teki työn ja vapaa-ajan välisen rajan hieman vähemmän selväksi. Etätapaamisten suunnittelusta ja järjestämisestä tuli paljon alun perin odotettua raskaampaa. Kuten käy ilmi, etäistuntojen ajoittaminen, järjestäminen, isännöinti ja jakaminen vie paljon työtä – varsinkin jos se tapahtuu useita kertoja päivässä.
Edellä mainittujen alan johtajien ansiosta meillä on hyvä käsitys siitä, miten reagoida. Tiimityöskentelyharjoitukset voivat tehdä kokouksista hauskempimpia, asynkroniset kokousohjelmistot auttavat aikataulujen noudattamisessa ja etäkokousohjelmistot yhdistävät kaiken. Käyttämällä parhaita saatavilla olevia työkaluja, kuten Nimitys on paras tapa sijoittaa työn ja yksityiselämän tasapainoon.
