Cómo enviar correos electrónicos y mensajes de texto de confirmación de la cita para evitar que no se presente

Envío de confirmación de cita

Como alguien que se especializa en software de programación de citas, no puedo dejar de notar cuántas empresas siguen utilizando métodos torpes para reservar sus reuniones. Es más fácil que nunca agilizar el proceso. La gente simplemente elige una hora y completa su formulario de admisión. Lo mejor de todo es que las aplicaciones de programación están diseñadas para enviar recordatorios y correos electrónicos de confirmación de citas.

Enviar mensajes de confirmación para las citas de los clientes no solo ayuda a reducir las ausencias, sino que también hace que sus clientes se sientan valorados, ya que saben que usted se preocupa por su tiempo y desea que la reunión se desarrolle exactamente como se planeó.

Siga leyendo para descubrir cómo puede hacer que las confirmaciones de sus citas sean más efectivas con correos electrónicos y mensajes de texto brillantemente elaborados.

¿Por qué es tan importante la confirmación de una cita? 

Enviar una confirmación de cita es importante por varias razones. Cada reunión que programe tiene un cierto valor monetario que se le atribuye. Ya sea en términos del tiempo que pasa con ellos o de los ingresos que se espera que generen para su negocio. Cuando reserva tiempo para una reunión, se asume que la persona se presentará. Cuando no lo hacen, incurres en un costo de oportunidad por este tiempo perdido.

Es posible que el costo no sea sustancial para una o dos reuniones perdidas, pero si deja de enviar confirmaciones por completo, el número de no presentaciones puede dispararse y el costo asociado también aumentará en consecuencia.

Los mensajes de confirmación lo ayudan a protegerse contra las pérdidas financieras asociadas con las ausencias. Sus clientes pueden verificar los detalles de la reunión y asegurarse de que la información sea correcta. También reciben un recordatorio de la reunión programada y pueden agregarlo a su calendario de correo electrónico, por lo que reciben una notificación a medida que se acerca la reunión. 

Aquí hay algunas otras formas en que las confirmaciones de citas pueden ayudar.

Un recibo compartido de la hora y el lugar acordados

Sus mensajes de confirmación resumen detalles como la ubicación acordada y la hora de una cita. También se pueden incluir las instrucciones especiales de la reunión. Es posible que los necesite para preparar algo con anticipación o desee guiarlos hacia una habitación específica dentro del edificio de su empresa. La confirmación de la cita incluye todo eso.

Uno de los mayores beneficios serán las reuniones virtuales, donde la ubicación física se reemplaza por un enlace a su sala de conferencias. En lugar de usar un enlace estático (que conduce a problemas como Zoom Bombing), los clientes obtendrán una URL de reunión única que se aplica solo a su cita. Pueden unirse a la reunión con un solo clic, lo que hace que sea muy fácil para ellos asistir. 

También tendrá la opción de incluir detalles de contacto, en caso de que el asistente necesite ponerse en contacto. Este podría ser el número de teléfono o el correo electrónico de una recepcionista o del mismo anfitrión de la reunión. 

Configuración de mensajes de texto y correos electrónicos de recordatorio automatizados

Los recordatorios de citas automatizados son fáciles de enviar y francamente poderosos una vez que tiene un sistema en funcionamiento. Enviarlos manualmente es una molestia y muchas secretarias ni siquiera ambos. Esperan que el asistente tome la iniciativa, lo que en última instancia tiene un costo para la empresa.

El software de programación está diseñado para verificar la disponibilidad del anfitrión de la reunión y luego presentar las opciones adecuadas para que las personas elijan. Siempre que el calendario de correo electrónico de su anfitrión esté bien mantenido, hay muy poco margen para errores humanos. En el caso de que su asistente ingrese la información incorrecta, aplicaciones como Appointlet le permitirán ingresar y editar sus respuestas del formulario de admisión después del hecho. 

Veamos algunas formas más en que las confirmaciones de citas podrían ser útiles para mejorar la asistencia a las reuniones.

  • Cancelaciones de última hora: El envío de confirmaciones con los detalles adecuados permite a sus clientes realizar los cambios que deseen a tiempo y evitar cancelaciones de última hora.
  • Correos electrónicos de confirmación de cita: La mayoría de la gente está en el hábito de revisar sus correos electrónicos con regularidad. Siempre es una gran idea enviar mensajes de confirmación a sus direcciones de correo electrónico preferidas.
  • Textos de confirmación de cita (SMS): Los mensajes SMS son una excelente manera de aumentar sus notificaciones de correo electrónico existentes. Enviar confirmaciones de citas como mensajes SMS puede mejorar la experiencia del cliente y mantener los detalles delante de ellos. 
  • Escribir una línea de asunto clara: La iniciativa BXNUMXC reúne las actividades de instituciones académicas de Alemania (el línea de asunto de un mensaje puede ser el factor decisivo para que alguien abra un correo electrónico o no. Asegúrese de que sus líneas de asunto sean claras y concisas para mejorar sus tasas de apertura.
  • Detalles importantes sobre la reunión: A veces, los formularios de reserva de citas pueden ser largos. El correo electrónico de confirmación generalmente incluye las respuestas del formulario para que puedan verificar que todo sea correcto.
  • Política de cancelación por adelantado: Los mensajes de confirmación de la cita también deben tener una política de cancelación clara y directa. Esto asegura que los clientes sepan cómo cancelar la cita con anticipación.
  • Política de no presentarse: Si tiene una política de reembolso por no presentarse, poner esto en su correo electrónico de confirmación puede evitar discusiones más adelante. 
  • Incluyendo un número de teléfono celular para soporte: No es mala idea incluir un número de teléfono en los mensajes de confirmación, para que los asistentes puedan ponerse en contacto con cualquier consulta que puedan tener.

Mejores prácticas para correos electrónicos y mensajes de confirmación de citas

Los mensajes de confirmación de citas son más eficaces cuando son breves y precisos. Solo necesitan incluir la información más relevante. Identificar su empresa en la parte superior de su correo electrónico es una práctica común. No hace falta decir que debe incluir la fecha, la hora y el lugar de la cita. El resto del contenido depende de ti.

A continuación, se incluyen algunas prácticas recomendadas que puede seguir para escribir buenos mensajes de confirmación.

Acomodar cancelaciones de último minuto

Enviar mensajes de confirmación con las instrucciones adecuadas de reprogramación o cancelación ayuda a minimizar las cancelaciones de último momento. Pero si su póliza se describió claramente y alguien aún intenta cancelar en el último minuto, debe recopilar detalles sobre por qué no se comunicaron con usted antes. Tal vez se olvidaron por completo de la reunión o surgió algo más importante. Al hacer las preguntas correctas, podrá comprender si la cancelación fue culpa de ellos o si algo de su parte se puede mejorar. De cualquier manera, podrá llegar a la raíz del mismo y podría evitarse en el futuro.

Correos electrónicos de confirmación de cita

Enviar correos electrónicos de confirmación a la antigua funciona. Pero puede aprovechar este momento del ciclo de vida del cliente de manera estratégica para obtener mejores resultados. No necesitas diseños sofisticados ni soluciones complicadas. La clave es que su mensaje sea breve y sencillo. 

Textos de confirmación de citas (SMS)

Las tasas medias de apertura de SMS se acercan a 98%, casi tres veces más que el correo electrónico. Esto nos permite saber que las confirmaciones por SMS son correos electrónicos aún más efectivos. 

A diferencia de un correo electrónico, el volumen de texto que puede compartir en los mensajes SMS es limitado. Asegúrese de incluir solo la información más importante. Compartir el título de la cita, la fecha, la hora y el lugar debería ser suficiente. Algunas empresas piden a los asistentes que confirmen que recibieron el mensaje respondiendo directamente.

Se podría argumentar que los recordatorios por mensaje de texto son incluso más importantes que la confirmación. Un mensaje recordatorio SMS asegurará que tengan en cuenta la reunión a medida que se acerca. 

Escribir una línea de asunto clara

A diferencia de los correos electrónicos de marketing, la línea de asunto de la confirmación de su cita no necesita ser llamativa. Algo como “Reunión confirmada: demostración del producto con Jane Doe” les ayudará a identificar con quién se están reuniendo y de qué se trata. La dirección de correo electrónico del remitente le permitirá saber a qué empresa pertenece. Más adelante, si necesitan verificar los detalles de su cita, este formato facilita el escaneo y la localización de la confirmación. 

Incluyendo detalles importantes sobre la reunión

No olvide incluir detalles importantes sobre la reunión en sus mensajes de confirmación. Esto ayuda a ambas partes a prepararse para la reunión, de modo que cuando finalmente se reúnan, puedan hablar de negocios sin perder el tiempo el uno del otro. Incluir esta información también es importante para que los clientes puedan verificar que hayan reservado la reunión adecuada con las personas adecuadas. 

Política de cancelación por adelantado

Crear y comunicar una política de cancelación clara permite a sus clientes retroceder si lo necesitan. Con una herramienta de programación automatizada, puede definir el aviso mínimo requerido para cancelar. Si la reunión tiene una tarifa de asistencia determinada, puede imponer una multa por cancelaciones tardías solo para desalentar esta práctica. Además, deje muy claro en el correo electrónico de confirmación cómo le gustaría que cancelaran; podría ser a través de un mensaje de texto, correo electrónico, llamada telefónica o un enlace automático.

Política de no presentarse

Protegerse de las ausencias puede conducir a un aumento significativo de los ingresos. Considere agregar un documento de Términos y condiciones a su flujo de programación. Pueden marcar la casilla para confirmar que han leído y aprobado los términos. Esto puede incluir una penalización si se abandona la reunión. Dicho esto, si el cliente se comunica y no puede presentarse debido a circunstancias graves, considere hacer una excepción única a su regla. Estarás indicando que te preocupas por ellos y esto puede mejorar la lealtad a la marca.

Incluyendo un número de teléfono para soporte

Algunos clientes se inscriben en una reunión, pero tienen preguntas adicionales que quieren que se les responda antes de que se lleve a cabo la reunión. Por este motivo, no es mala idea incluir un número de contacto para el representante de su empresa. Si no es posible agregar un número de teléfono, puede incluir una dirección de correo electrónico de respuesta.

Plantillas de correo electrónico de confirmación de citas

Muchas empresas han hecho la transición para reservar sus citas con una solución de programación en línea. Esto facilita la automatización de las confirmaciones de correo electrónico saliente que reciben las personas.

Appointlet le permite crear páginas de reserva personalizadas que se pueden adjuntar a sus páginas de destino o compartir en un correo electrónico. Cuando las personas eligen una hora y completan su formulario de admisión, los datos de la reserva se almacenan de forma segura en su cuenta. Toda la información se presenta al asistente al final del flujo de reserva de una manera muy legible para que los clientes obtengan todo de un vistazo y no tengan que revisarlo una y otra vez. Así es como se ven los mensajes de confirmación en Appointlet.

Ejemplo de correo electrónico de confirmación de cita

Si decide programar reuniones manualmente y desea acelerar el proceso de confirmación de la cita, intente crear una plantilla de correo electrónico y guardarla como borrador. Esto facilitará la edición y el envío de un nuevo mensaje según sea necesario:

Hola [Nombre],

Se ha programado el [Título de la reunión] en [Fecha y hora de la reunión].

Gracias por programar una reunión con nosotros. ¡Esperamos discutir sus inquietudes y responder cualquier pregunta que pueda tener!

Si necesita ayuda antes de la reunión, envíenos un correo electrónico directamente o llame a nuestra línea de atención al cliente al [Número de teléfono].

Si no puede asistir, siempre puede cancelar o reprogramar.

Atentamente,
[Tu nombre]

Preguntas Frecuentes

Hemos cubierto todos los aspectos fundamentales de la confirmación de citas en este artículo, pero aquí hay algunas preguntas que las personas suelen tener sobre las mejores prácticas.

¿Cómo automatizo los correos electrónicos de confirmación de mi cita?

Puede automatizar los correos electrónicos de confirmación de su cita con una herramienta de programación de citas como Cita. Durante la configuración, agregará las instrucciones de la reunión a la plantilla de la reunión. Luego, compartirá esa página de programación con sus clientes y cuando reserven una cita, el correo electrónico de confirmación personalizado se enviará automáticamente. 

¿Cuál es la mejor herramienta para automatizar las confirmaciones de citas?

Depende de tus necesidades. Appointlet ha sido votada como la mejor aplicación gratuita para programar citas en línea, con la opción de funciones premium como notificaciones automáticas de recordatorio. Si necesita una solución certificada por HIPAA, considere una solución empresarial como Setmore.

¿Cuáles son las cosas más importantes que se deben cubrir en la confirmación de una cita?

Los mensajes de confirmación de la cita deben ser claros y directos. Evite el uso de un lenguaje comercial e incluya detalles importantes de la reunión, como la fecha, la hora y el lugar. Es posible que también desee incluir una opción 'Agregar al calendario' para que puedan incluir la reunión en su agenda fácilmente. Appointlet ofrece un Invitación de calendario función que agrega automáticamente el evento al calendario de correo electrónico de los asistentes.

¿Cómo detengo las cancelaciones de última hora y las ausencias?

La mejor manera de evitar no presentarse y cancelaciones de última hora es con una política clara por adelantado. También querrá enviar la confirmación de la cita y las notificaciones de recordatorio al asistente. Estas dos mejoras por sí solas pueden tener un gran impacto.

¿Los anfitriones también pueden recibir una confirmación de la cita?

Sí, es importante que tanto los anfitriones como los invitados reciban un mensaje de confirmación de la cita una vez que esté reservada. Herramientas como Appointlet envían mensajes de confirmación a ambas partes. Los anfitriones pueden usar esas notificaciones para prepararse mejor para la reunión y hacer los preparativos necesarios con anticipación.

¿Qué debo evitar al escribir una confirmación de cita?

Los mensajes de confirmación de la cita no deben incluir un argumento de venta. Evite agregar detalles innecesarios que distraigan de los detalles de la reunión. Cíñete al enfoque principal de tu correo electrónico y estarás listo para comenzar.

¿Debo enviar una nueva confirmación de cita si tenemos que reprogramar?

Sí, siempre debe enviar una nueva confirmación de cita cuando se reprograma una reunión. Este debe incluir los detalles actualizados junto con su información de contacto. Appointlet envía confirmaciones de reprogramación automáticamente, por lo que no tiene que preocuparse por eso. 

¿Cuál es el mejor servicio de SMS para la confirmación de citas?

ClickSend es una de las mejores herramientas para enviar mensajes SMS a sus clientes. Puedes integrar Haga clic en Enviar con Cita para enviar confirmaciones, recordatorios y seguimientos totalmente personalizados para las próximas citas. La herramienta también le permite recibir respuestas y realizar un seguimiento de la tasa de respuesta. Tenga en cuenta que los mensajes SMS pueden tener un costo adicional. Suelen ser económicos cuando se compran al por mayor.

El tiempo es su activo más valioso; no dejes que se desperdicie.

El mayor dilema del siglo XXI es que hay mucho por hacer y tan poco tiempo para hacerlo. No permita que la gente pierda su tiempo con ausencias y citas perdidas. Enviar los mensajes de confirmación correctos lo ayudará a ahorrar estos valiosos minutos, así que úselos en su beneficio y aproveche al máximo.

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell trabaja en Appointlet como gerente de marketing de productos y defensor del cliente. Ha ayudado a miles de clientes a mejorar su flujo de trabajo de programación en línea. Fuera del trabajo, es profesor de teoría musical y fundador de un empresa de software de música.

Simplificando el horario, para usted y sus asistentes.