Como enviar e-mails e textos de confirmação de agendamento para evitar falta de comparecimento

Enviando uma confirmação de compromisso

Como alguém que se especializou em software de agendamento de reuniões, não posso deixar de notar quantas empresas ainda estão usando métodos desajeitados para agendar suas reuniões. É mais fácil do que nunca agilizar o processo. As pessoas simplesmente escolhem um horário e preenchem seu formulário de admissão. O melhor de tudo é que os aplicativos de agendamento são projetados para enviar e-mails de confirmação de compromissos e lembretes.

O envio de mensagens de confirmação para compromissos do cliente não apenas ajuda a reduzir as não comparências, mas também faz com que seus clientes se sintam valorizados, pois sabem que você se preocupa com o tempo deles e deseja que a reunião aconteça exatamente como planejado.

Continue lendo para descobrir como você pode tornar as confirmações de compromisso mais eficazes com e-mails e mensagens de texto brilhantemente elaborados.

Por que a confirmação de um compromisso é tão importante? 

O envio de uma confirmação de compromisso é importante por vários motivos. Cada reunião que você agendar tem um certo valor monetário associado a ela. Seja em termos de tempo que você gasta com eles ou da receita que eles devem gerar para o seu negócio. Quando você reserva um tempo para uma reunião, presume-se que a pessoa aparecerá. Do contrário, você incorre em um custo de oportunidade por esse tempo desperdiçado.

O custo pode não ser substancial para uma ou duas reuniões perdidas, mas se você parar de enviar confirmações completamente, o número de não comparecimentos pode disparar e o custo associado também aumentará de acordo.

As mensagens de confirmação ajudam a protegê-lo contra perdas financeiras associadas a não comparências. Seus clientes podem verificar os detalhes da reunião e certificar-se de que as informações estão corretas. Eles também recebem um lembrete da reunião agendada e podem adicioná-lo ao calendário de e-mail, para receber uma notificação conforme a reunião se aproxima. 

Aqui estão algumas outras maneiras pelas quais as confirmações de compromisso podem ajudar.

Um recibo compartilhado da hora e local acordados

Suas mensagens de confirmação resumem detalhes como o local combinado e a hora de um compromisso. Quaisquer instruções especiais para reuniões também podem ser incluídas. Você pode precisar que eles preparem algo com antecedência ou queira guiá-los até uma sala específica dentro do prédio de sua empresa. A confirmação do compromisso inclui tudo isso.

Uma das maiores vantagens será para reuniões virtuais, onde o local físico é substituído por um link para a sua sala de conferências. Em vez de usar um link estático (o que leva a problemas como o Zoom Bombing), os clientes obterão um URL de reunião exclusivo que se aplica apenas aos seus compromissos. Eles podem entrar na reunião com um único clique, o que torna muito fácil para eles participarem. 

Você também terá a opção de incluir detalhes de contato, caso o participante precise entrar em contato. Pode ser o número de telefone ou e-mail de uma recepcionista ou do próprio organizador da reunião. 

Configurar lembretes automáticos de e-mails e mensagens de texto

Os lembretes de compromissos automatizados são fáceis de enviar e extremamente poderosos, uma vez que você tenha um sistema funcionando. Enviá-los manualmente é um incômodo e muitas secretárias nem fazem as duas coisas. Eles esperam que o participante tome a iniciativa, o que acaba acarretando um custo para a empresa.

O software de agendamento foi projetado para verificar a disponibilidade do organizador da reunião e, em seguida, apresentar as opções apropriadas para as pessoas escolherem. Contanto que o calendário de e-mail do host seja bem mantido, há muito pouco espaço para erro humano. No caso de seu participante inserir as informações erradas, aplicativos como o Appointlet permitirão que você entre e edite as respostas do formulário de admissão após o fato. 

Vejamos mais algumas maneiras pelas quais as confirmações de compromissos podem ser úteis para melhorar a frequência às reuniões.

  • Cancelamentos de última hora: O envio de confirmações com os detalhes apropriados permite que seus clientes façam as alterações desejadas em tempo hábil e evitem cancelamentos de última hora.
  • Emails de confirmação de agendamento: A maioria das pessoas está em o hábito de verificar seus e-mails regularmente. Enviar mensagens de confirmação em seus endereços de e-mail preferidos é sempre uma ótima idéia.
  • Textos de confirmação de compromisso (SMS): As mensagens SMS são uma excelente maneira de aumentar suas notificações de e-mail existentes. O envio de confirmações de compromissos como mensagens SMS pode melhorar atendimento ao cliente sms e manter os detalhes na frente deles. 
  • Escrever uma linha de assunto clara: A linha de assunto de uma mensagem pode ser o fator decisivo para alguém abrir um e-mail ou não. Certifique-se de que suas linhas de assunto sejam claras e concisas para melhorar suas taxas de abertura.
  • Detalhes importantes sobre a reunião: Às vezes, os formulários de agendamento de consultas podem ser longos. O e-mail de confirmação geralmente inclui as respostas do formulário para que eles possam verificar se tudo está correto.
  • Política de cancelamento antecipado: As mensagens de confirmação de agendamento também devem ter uma política de cancelamento clara e direta. Isso garante que os clientes saibam como cancelar o compromisso com antecedência.
  • Política para não comparecimentos: Se você tem uma política de reembolso para não comparecimentos, colocar isso em seu e-mail de confirmação pode evitar discussões mais tarde. 
  • Incluindo um número de telefone celular para suporte: Não é uma má ideia incluir um número de telefone nas mensagens de confirmação, para que os participantes possam entrar em contato com qualquer dúvida que possam ter.

Melhores práticas para e-mails e mensagens de confirmação de compromisso

As mensagens de confirmação de agendamento são mais eficazes quando são curtas e precisas. Eles só precisam incluir as informações mais relevantes. Identificar sua empresa no topo do seu e-mail é uma prática comum. Nem é preciso dizer que você deve incluir a data, a hora e o local do compromisso. O resto do conteúdo é com você.

Aqui estão algumas práticas recomendadas que você pode seguir para escrever algumas boas mensagens de confirmação.

Aceitar cancelamentos de última hora

O envio de mensagens de confirmação com reescalonamento adequado ou instruções de cancelamento ajuda a minimizar cancelamentos de última hora. Mas se sua política foi claramente definida e alguém ainda tenta cancelar no último minuto, você deve coletar detalhes sobre o motivo pelo qual não o contataram antes. Talvez eles tenham se esquecido completamente da reunião ou algo mais importante tenha surgido. Ao fazer as perguntas certas, você será capaz de entender se o cancelamento foi culpa deles ou se algo de sua parte pode ser melhorado. De qualquer forma, você será capaz de chegar à raiz disso e isso poderá ser evitado no futuro.

Emails de confirmação de agendamento

O envio de e-mails de confirmação funciona da maneira antiga. Mas você pode aproveitar este momento no ciclo de vida do cliente estrategicamente para obter melhores resultados. Você não precisa de designs sofisticados ou soluções complicadas. A chave é manter sua mensagem curta e simples. 

Textos de confirmação de compromisso (SMS)

As taxas médias de abertura de SMS estão próximas de 98%, quase três vezes mais do que e-mail. Isso nos permite saber que as confirmações por SMS são e-mails ainda mais eficazes. 

Ao contrário de um e-mail, o volume de texto que você pode compartilhar em mensagens SMS é limitado. Certifique-se de incluir apenas as informações mais importantes. Compartilhar o título, a data, a hora e o local do compromisso deve ser o suficiente. Algumas empresas pedem aos participantes que confirmem que receberam a mensagem respondendo diretamente.

Você pode argumentar que os lembretes por mensagem de texto são ainda mais importantes do que a confirmação. Uma mensagem SMS de lembrete garantirá que eles tenham a reunião em mente quando ela se aproximar. 

Escrever uma linha de assunto clara

Ao contrário dos e-mails de marketing, o assunto da confirmação do seu compromisso não precisa ser chamativo. Algo como “Reunião confirmada: demonstração do produto com Jane Doe” os ajudará a identificar com quem eles estão se reunindo e do que se trata. O endereço de e-mail do remetente permitirá que ele saiba a qual empresa se refere. Posteriormente, se eles precisarem verificar os detalhes do compromisso, esse formato facilita a digitalização e a localização da confirmação. 

Incluindo detalhes importantes sobre a reunião

Não se esqueça de incluir detalhes importantes sobre a reunião em suas mensagens de confirmação. Isso ajuda ambas as partes a se prepararem para a reunião, de modo que, quando finalmente se encontrarem, possam conversar sobre negócios sem perder o tempo um do outro. Incluir essas informações também é importante para que os clientes possam verificar novamente se marcaram a reunião certa com as pessoas certas. 

Política de cancelamento antecipado

Criar e comunicar uma política de cancelamento clara permite que seus clientes desistam, se necessário. Com uma ferramenta de agendamento automatizada, você pode definir o aviso mínimo necessário para o cancelamento. Se a reunião tiver uma determinada taxa de participação, você pode impor uma penalidade para cancelamentos tardios apenas para desencorajar essa prática. Além disso, deixe bem claro no e-mail de confirmação como você gostaria que eles fossem cancelados; pode ser por meio de uma mensagem de texto, e-mail, chamada telefônica ou um link automático.

Política para não comparecimentos

A proteção contra não comparecimentos pode levar a um aumento significativo na receita. Considere adicionar um documento de Termos e Condições ao seu fluxo de programação. Eles podem marcar a caixa para confirmar que leram e aprovaram os termos. Isso pode incluir uma penalidade se a reunião for abandonada. Dito isso, se o cliente entrar em contato e não puder comparecer devido a circunstâncias graves, considere fazer uma exceção única à sua regra. Você estará sinalizando que se preocupa com eles e isso pode melhorar a fidelidade à marca.

Incluindo um número de telefone para suporte

Alguns clientes se inscrevem para uma reunião, mas têm perguntas adicionais que desejam responder antes da reunião. Por esse motivo, não é uma má ideia incluir um número de contato do representante de sua empresa. Se não for possível adicionar um número de telefone, você pode incluir um endereço de e-mail para resposta.

Modelos de e-mail de confirmação de compromisso

Muitas empresas fizeram a transição para reservar seus compromissos com uma solução de agendamento online. Isso torna mais fácil automatizar as confirmações de e-mail de saída que as pessoas recebem.

O Appointlet permite criar páginas de reserva personalizadas que podem ser anexadas às suas páginas de entrada ou compartilhadas por e-mail. Quando as pessoas escolhem um horário e preenchem seu formulário de admissão, os dados de reserva são armazenados com segurança em sua conta. Todas as informações são apresentadas ao participante no final do fluxo de reservas de uma forma altamente legível para que os clientes tenham tudo em um piscar de olhos e não tenham que passar por isso várias vezes. Esta é a aparência das mensagens de confirmação no Appointlet.

Exemplo de e-mail de confirmação de compromisso

Se você decidir agendar reuniões manualmente e quiser acelerar o processo de confirmação de compromisso, tente criar um modelo de e-mail e salvá-lo como rascunho. Isso tornará mais fácil editar e enviar uma nova mensagem conforme necessário:

Ei [nome]

Seu [Título da reunião] em [Data e hora da reunião] foi agendado.

Obrigado por agendar uma reunião conosco. Estamos ansiosos para discutir suas preocupações e responder a quaisquer perguntas que você possa ter!

Se precisar de ajuda antes da reunião, envie-nos um e-mail diretamente ou ligue para nossa linha de suporte ao cliente em [Phone Number].

Se você não puder ir, você sempre pode cancelar ou reagendar.

Atenciosamente,
[Your Name]

FAQ

Abordamos todos os fundamentos das confirmações de nomeação neste artigo, mas aqui estão algumas perguntas que as pessoas costumam fazer sobre as práticas recomendadas.

Como automatizo meus e-mails de confirmação de compromisso?

Você pode automatizar seus e-mails de confirmação de compromisso com uma ferramenta de agendamento de compromissos como Agendamento. Durante a configuração, você adicionará as instruções de reunião ao modelo de reunião. Em seguida, você compartilhará essa página de agendamento com seus clientes e, quando eles agendarem um horário, um e-mail de confirmação personalizado será enviado automaticamente. 

Qual é a melhor ferramenta para automatizar as confirmações de compromissos?

Isso depende de suas necessidades. O Appointlet foi eleito o melhor aplicativo gratuito de agendamento de compromissos online, com a opção de recursos premium, como notificações automáticas de lembretes. Se você precisa de uma solução certificada pela HIPAA, considere uma solução corporativa como a Setmore.

Quais são os itens mais importantes a serem abordados em uma confirmação de compromisso?

As mensagens de confirmação de agendamento devem ser claras e diretas. Evite usar linguagem comercial e inclua detalhes importantes da reunião, como data, hora e local. Você também pode incluir uma opção 'Adicionar ao calendário' para que eles possam incluir a reunião em sua programação facilmente. Appointlet oferece um Convite de calendário recurso que adiciona automaticamente o evento ao calendário de e-mail do participante.

Como faço para interromper não comparecimentos e cancelamentos de última hora?

A melhor maneira de evitar não comparências e cancelamentos de última hora é com uma política clara desde o início. Você também vai querer enviar a confirmação do compromisso e notificações de lembrete para o participante. Essas duas melhorias por si só podem ter um grande impacto.

Os anfitriões também podem receber uma confirmação de agendamento?

Sim, é importante que tanto os anfitriões quanto os convidados recebam uma mensagem de confirmação do agendamento assim que ele for agendado. Ferramentas como o Appointlet enviam mensagens de confirmação para ambas as partes. Os hosts podem usar essas notificações para se preparar melhor para a reunião e fazer todos os preparativos necessários com antecedência.

O que devo evitar ao escrever uma confirmação de compromisso?

As mensagens de confirmação de agendamento não devem incluir um argumento de venda. Evite adicionar detalhes desnecessários que desviem os detalhes da reunião. Concentre-se no foco central do seu e-mail e você estará pronto para começar.

Devo enviar uma nova confirmação de compromisso se tivermos que reagendar?

Sim, você deve sempre enviar uma nova confirmação de compromisso quando uma reunião for reprogramada. Este deve incluir os detalhes atualizados junto com suas informações de contato. O Appointlet envia confirmações de reprogramação automaticamente, então você não precisa se preocupar com isso. 

Qual é o melhor serviço de SMS para confirmações de compromissos?

ClickSend é uma das melhores ferramentas para enviar mensagens SMS para seus clientes. Você pode integrar Clique em Enviar com Agendamento para enviar confirmações, lembretes e acompanhamentos totalmente personalizados para os próximos compromissos. A ferramenta também permite receber respostas e rastrear a taxa de resposta. Lembre-se de que as mensagens SMS podem ter um custo adicional. Eles tendem a ser baratos quando comprados a granel.

O tempo é o seu bem mais valioso; não o desperdice.

O maior dilema do século XXI é que há muito o que fazer, mas tão pouco tempo para isso. Não deixe que as pessoas percam seu tempo com faltas e compromissos perdidos. O envio das mensagens de confirmação corretas ajudará você a economizar esses minutos valiosos, portanto, use-os em seu benefício e obtenha o máximo deles.

Ezra Sandzer Bell

Ezra Sandzer-Bell trabalha na Appointlet como gerente de marketing de produto e defensora do cliente. Ele ajudou milhares de clientes a melhorar seu fluxo de trabalho de agendamento online. Fora do trabalho, ele é instrutor de teoria musical e fundador de uma empresa de software de música.

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